Externalisation de saisie des notes de frais : pourquoi et pour qui ? 

comptable qui externalise la saisie des notes de frais
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La gestion des notes de frais est fastidieuse et chronophage. L’externalisation de la saisie des notes de frais est la solution idéale pour certaines entreprises.

Quels en sont les avantages et comment s’y prendre ?

Qu’est-ce que la saisie des notes de frais ?

Les notes de frais sont des dépenses prises en charge par un employé dans le cadre de ses déplacements professionnels. Comme elles sont engagées dans le cadre professionnel et dans l’intérêt de l’entreprise, elle rembourse ces dépenses (les notes de frais ne sont pas imposables).

Matériellement, la note de frais désigne donc aussi le relevé qu’utilise l’employé pour consigner ses dépenses. Il le remet à la comptabilité qui va saisir la dépense sous les charges d’exploitation.

Quand on parle de saisie des notes de frais, il faut considérer différents aspects…

  • La saisie comptable. Les notes de frais sont enregistrées dans le journal des achats ou dans le journal des Opérations diverses quand il y a peu de dépenses.
  • La comptabilité peut également les saisir dans le journal de banque la comptabilité de trésorerie pour les entreprises qui ont recours à la comptabilité de trésorerie.
  • La saisie en fonction des responsabilités. La saisie n’est pas la même s’il s’agit du gérant ou des salariés. Le statut de l’agent concerné entre en ligne de compte pour déterminer l’approche comptable adaptée.
  • La catégorisation des dépenses. Les notes de frais peuvent porter sur différents types de dépenses :
    • frais de transport ;
    • frais d’hébergement ;
    • frais de restauration ;
    • etc.

Le compte de comptabilité utilisé diffère selon la catégorie de dépenses concernée.

Pourquoi externaliser la saisie des notes de frais ?

Externaliser sa saisie comptable consiste à confier la saisie comptable des notes de frais à une entreprise spécialisée externe. Cela peut également être une solution digitale qui automatise la saisie et la gestion des notes de frais.

Externaliser la saisie des notes de frais offre de nombreux facteurs :

  • décharger les équipes des tâches manuelles chronophages liées à la saisie de notes de frais. Ces derniers peuvent alors se concentrer sur leur cœur de métier.
  • réduire les coûts de personnel et de formation ;
  • bénéficier d’une réelle expertise. Quand on confie les notes de frais à une entreprise spécialisée, elle affecte des personnes dont c’est le cœur de métier à la saisie et la gestion de vos notes de frais.C’est d’autant plus vrai dans le cas d’une solution digitale, qui dispose de toutes les fonctionnalités pour une gestion efficace et fiable des notes de frais.Les solutions spécialisées s’occupent notamment du stockage et de l’archivage des justificatifs. Vous oubliez donc les problèmes de perte de justificatif.
  • bénéficier d’une amélioration de la qualité des informations financières en matière de notes de frais. Les dirigeants peuvent prendre des décisions plus éclairées sur la gestion de leur budget.

L’externalisation des notes de frais permet aussi de déléguer la gestion de la TVA sur les notes de frais.

Les solutions alternatives à la saisie des notes de frais

Pour ne pas saisir de notes de frais, Il existe des outils de comptabilité polyvalents qui incluent leur saisie automatique. Certains intègrent aussi des fonctionnalités plus avancées pour gérer la comptabilité.

L’avantage de cette option est de pouvoir automatiser les workflows et de limiter les risques d’erreur de saisie.

Généralement, il suffit de prendre les justificatifs de dépenses en photo et l’outil extrait automatiquement les données puis génère les notes de frais. Ces outils génèrent par ailleurs des reportings plus fiables.

Combien ça coûte d’externaliser la saisie des notes de frais ?

Le coût de l’externalisation de la gestion des notes de frais varie selon :

  • le volume des dépenses à saisir ;
  • la complexité des tâches de saisie ;
  • la fréquence des saisies ;
  • le type d’externalisation choisi ;
  • Etc.

Si vous faites appel à une entreprise physique, il s’agit de tarification à l’heure. En moyenne, comptez entre 50 et 100 euros HT de l’heure.

De même, si vous optez pour une solution digitale, le tarif évolue aussi en fonction d’un certain nombre de critères :

  • Le mode de tarification :  Certaines solutions affichent un tarif par utilisateur et par mois. Il varie entre 3 euros et 8 euros par mois par utilisateur. D’autres solutions proposent différents plans tarifaires avec un tarif forfaitaire par plan. Certaines solutions proposent un tarif à la demande, en fonction des besoins de chaque entreprise. Enfin, certains outils offrent un essai gratuit pour expérimenter ses fonctionnalités.
  • Les fonctionnalités recherchées : Les tarifs seront un peu plus élevés si vous choisissez une solution généraliste.
    Il s’agit des solutions qui offrent des fonctionnalités complètes pour la gestion de la comptabilité. Les tarifs sont donc plus élevés par rapport aux solutions spécifiquement dédiées à la gestion de notes de frais.

En résumé, externaliser la saisie des notes de frais offre à la fois gain de temps, efficacité et fiabilité aux entreprises. Cela est d’autant plus vrai si vous choisissez une solution de gestion intégrée.

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