Comment faire des notes de frais kilométriques ?

Le calcul précis de l’indemnité kilométrique versée par l’employeur est crucial. Il permet un remboursement juste des frais de déplacement des salariés tout en respectant la loi.

faire une notes de frais kilométrique
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Table des matières

Que contient une note de frais kilométrique ?

Une note de frais kilométrique doit comprendre :

  • Le nom du collaborateur ;
  • La date ;
  • L’objectif du déplacement ;
  • Le type et le modèle du véhicule.

Elle doit également spécifier l’itinéraire en indiquant :

  • Le point de départ ;
  • La destination ;
  • Les éventuelles étapes intermédiaires.

Il faut aussi inscrire le nombre exact de kilomètres parcourus en utilisant un GPS connu.

Pour attester des trajets effectués, les entreprises exigent souvent des documents justificatifs comme les relevés GPS ou les agendas de rendez-vous.

Enfin, les salariés doivent inclure les détails des frais annexes comme les péages ou les frais de stationnement (si la politique de l’entreprise le permet).

Comment calculer la distance pour les frais kilométriques ?

Le calcul des indemnités kilométriques pour les notes de frais doit refléter la distance pour les frais kilométriques doit refléter le trajet le plus direct et économique. L’usage de GPS fiables comme Google Maps ou Waze assure une estimation précise des distances parcourues.

Pour les entreprises, intégrer des applications de suivi de véhicules peut fournir des données de distance automatiques et fiables.

Enfin, elles doivent suivre le barème kilométrique officiel de l’administration fiscale qui détermine le remboursement en fonction du type de véhicule et de la distance totale parcourue.

Comment contrôler les notes de frais kilométriques ? (et éviter les fraudes)

Contrôler les notes de frais kilométriques nécessite un système de vérification fiable. Pour cela, la solution est de réaliser des audits réguliers qui comparent les distances déclarées avec les itinéraires logiques et les engagements professionnels.

Adopter des logiciels de gestion des frais peut automatiser la vérification en croisant les données de localisation avec les déclarations des employés.

Pour diminuer les risques de fraude, les entreprises peuvent communiquer aux salariés leurs politiques sur les notes de frais kilométriques.

En cas d’incohérence, elles demandent des justifications détaillées et effectuent des contrôles supplémentaires.

Quel est le barème kilométrique applicable aux voitures ?

Voici le barème kilométrique applicable aux voitures en euro pour 2024 :

Puissance administrative (en CV) Distance (d) jusqu'à 5 000 km Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km Distance (d) au-delà de 20 000 km
3 CV et moins
d x 0,529
(d x 0,316) + 1 065
d x 0,370
4 CV
d x 0,606
(d x 0,340) + 1 330
d x 0,407
5 CV
d x 0,636
(d x 0,357) + 1 395
d x 0,427
6 CV
d x 0,665
(d x 0,374) + 1 457
d x 0,447
7 CV et plus
d x 0,697
(d x 0,394) + 1 515
d x 0,470

Comment appliquer le barème modèle des frais kilométriques ?

Pour appliquer le barème kilométrique standard, il faut se référer au barème publié annuellement par l’administration fiscale (ci-dessus).

Il intègre la puissance fiscale du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus. 

Vous pouvez calculer les frais kilométriques en multipliant les kilomètres effectués par le tarif correspondant au véhicule.

Assurez-vous de tenir compte des mises à jour annuelles du barème pour garantir l’exactitude et la conformité des remboursements.

Exemple de note de frais

Date Nom du collaborateur Objectif du déplacement Véhicule (type et modèle Itinéraire Kilomètres parcourus Frais annexes (Péages, Parking) Justificatifs (Relevé GPS, Factures)
20/09/2023
Jean Dupont
Réunion avec client
Renault Clio (VP)
Paris - Lille - Paris
450
30 €
Facture péage, Photo parking
21/09/2023
Marie Durand
Formation
Lyon - Grenoble - Lyon
250
5,8 €
Facture péage, Photo parking

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