Ces 10 règles sont issues d’une analyse menée auprès de 150 PME ayant enregistré plus de 29 millions d’euros en notes de frais sur la période courant du 1er mars 2014 au 28 février 2015.

Cet article est une synthèse du livre blanc : 10 conseils pour bien gérer les notes de frais.

1. Étudiez vos dépenses pour ajuster votre politique de frais

En calculant chaque mois le montant moyen de vos notes de frais, vous identifierez simplement s’il y a des excès à corriger.
En moyenne, un collaborateur déclare 460 € de frais par mois : cela varie fortement d’un secteur d’activité à l’autre et selon le métier du déclarant. Vous trouverez une analyse détaillée des frais moyens par domaine d’activité dans notre livre blanc.

2. Plafonnez le montant des repas et faites des économies sans frustrer vos salariés

En appliquant un plafond correspondant à 1,5 fois le montant moyen d’un repas, vous économiserez environ 16% de charges si vous n’aviez pas encore défini de plafond.

3. Limitez l’utilisation des véhicules personnels aux trajets de moins de 200 km par jour

Au-delà de cette distance, prendre le train puis louer une voiture est plus économique. De plus, un collaborateur derrière son volant ne peut pas travailler.

4. Économisez 2,5% de vos frais en récupérant toute la TVA

Beaucoup d’entreprises se limitent à récupérer la TVA sur les repas d’affaires avec les clients et fournisseurs. Toutefois, il est parfaitement autorisé de déduire la TVA sur les repas en mission.

5. Gagnez 98 € par salarié et par an grâce à l’URSSAF

Un repas ne doit pas être financé deux fois par l’employeur. Il faut donc régulariser les titres restaurant des salariés qui déclarent des déjeuners en note de frais. Pour cela, il est possible de retenir la part patronale des titres reçus en trop sur la fiche de paye.

6. Contrôlez vos notes de frais par échantillonnage

Cette technique éprouvée consiste à prioriser les notes de frais à contrôler : celles hors cadre, celles des collaborateurs les plus gourmands, celles supérieures à la moyenne et enfin celles supérieures à la médiane. Le livre blanc sur les notes de frais vous détaille le processus à suivre pour un résultat optimal.

7. Ne dépassez pas deux niveaux d’approbation

Votre temps est plus précieux que le coût d’une dépense irrégulière qui passerait entre les mailles du filet. Pour un contrôle efficace, confiez cette mission au supérieur hiérarchique du salarié et à un comptable.

8. Dématérialisez vos justificatifs de frais

En confiant la numérisation des justificatifs aux déclarants, vous n’avez plus à trier ces tombereaux de papiers chiffonnés qui se déversent sur le bureau de vos comptables. Le rapprochement comptable est beaucoup plus rapide à partir des justificatifs numériques.

9. Traitez les notes de frais au fil de l’eau

Évitez à vos managers de gérer des myriades de frais concentrées en fin de mois : ils seront moins regardants que si elles arrivent au fur et à mesure. Il en est de même pour le service comptabilité, qui se retrouve à chaque fin de mois envahi par les notes de frais, au moment où se concentrent déjà les échéances de factures, les provisions, les rapports….

10. Utilisez un logiciel dédié

Les 9 règles précédentes auraient été lourdes à implémenter il y a quelques décennies. Heureusement, aujourd’hui, des outils performants sont là pour vous aider. Pour faciliter votre sélection, nous vous invitons à consulter les 5 fonctionnalités indispensables d’un logiciel de gestion des notes de frais.

 

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