Un salarié peut être amené à engager des dépenses dans le cadre de son activité professionnelle. L’employeur a alors l’obligation de le rembourser, sous réserve du respect de certaines conditions. Mais quels sont précisément ces frais ? Quelles règles encadrent le remboursement de ces notes de frais ? Et sur quels types de dépenses peut-on récupérer la TVA ? Alexandre Chopin, expert-comptable chez TGS France, vous éclaire sur les subtilités liées aux frais professionnels.
Qu’est-ce que la gestion des frais professionnels ?
Les frais professionnels correspondent aux dépenses engagées par un salarié dans le cadre de son travail. Ces dépenses peuvent être remboursées soit au réel, sur présentation de justificatifs, soit sous forme d’allocations forfaitaires.
Il est important de distinguer ces frais des avantages en nature (comme la voiture de fonction ou les chèques-restaurants), qui sont des prestations fournies par l’employeur et soumis à un régime social différent. En effet, les remboursements de frais professionnels ne sont pas intégrés dans la rémunération et ne sont donc pas soumis aux cotisations sociales ni à la CSG-CRDS.
Par exemple, les frais professionnels peuvent inclure les dépenses de repas, de transport ou de déplacement engagées dans le cadre des fonctions du salarié.
Les différents types de frais professionnels
Un salarié peut engager plusieurs types de dépenses pour l’entreprise, parmi lesquelles :
Les frais de mission : les dépenses les plus courantes
Les frais de mission regroupent un large éventail de dépenses liées aux déplacements et aux activités professionnelles hors du lieu habituel de travail. Ils incluent notamment :
- les frais de déplacement : indemnités kilométriques pour l’usage d’un véhicule personnel, billets de train, d’avion, ou frais de transports en commun ;
- les frais de repas : pris lors d’un déplacement professionnel, d’une mission, d’un stage ou d’une formation ;
- les frais liés au télétravail : dépenses engagées pour aménager un poste de travail à domicile ou couvrir certains coûts spécifiques ;
- les frais d’habillage : pour les métiers nécessitant une tenue professionnelle spécifique (uniforme, vêtements de sécurité, etc.) ;
- les frais de documentation professionnelle : achat de livres, abonnements à des revues spécialisées, etc ;
- les frais d’utilisation d’un bureau ou d’un espace de coworking : lorsque le salarié doit louer un local pour exercer son activité.
Dans la pratique, les frais de restauration, d’hébergement et de transport représentent jusqu’à 80 % du montant total des notes de frais, ce qui en fait la catégorie la plus significative.
Achats de fournitures : des frais à centraliser
Les achats de fournitures concernent le petit matériel de bureau (stylos, papier, cartouches d’encre, etc.) et autres consommables nécessaires à l’activité quotidienne. Bien que ces dépenses soient souvent minoritaires dans les notes de frais, elles doivent être :
- centralisées pour optimiser les commandes (achats groupés) et réduire les coûts ;
- encadrées par une politique claire pour éviter les erreurs et les abus ;
- suivies rigoureusement pour faciliter la gestion des factures et des stocks.
Ces précautions permettent d’éviter que ces frais, souvent retoqués par les services comptables, ne deviennent une source de litiges.
Les frais de réception : des dépenses exceptionnelles
Les frais de réception correspondent aux dépenses engagées pour organiser des événements professionnels, tels que :
- les repas d’affaires : invitations de clients, prospects ou partenaires ;
- les manifestations commerciales : cocktails, réceptions, séminaires, etc.
Ces frais doivent être justifiés avec précision, notamment en listant les invités et leur entreprise, afin de prouver le caractère professionnel de la dépense. Il est recommandé de limiter ces frais, surtout dans le cadre d’appels d’offres, pour éviter tout risque de contestation.
Les cadeaux d'affaires : des frais strictement réglementés
Les cadeaux offerts à des clients, prospects ou partenaires commerciaux peuvent prendre diverses formes (repas, voyages, objets, bouteilles de champagne, etc.). Leur gestion est encadrée par des règles spécifiques, notamment dans certains secteurs sensibles comme la santé, où la législation impose :
- des plafonds de valeur pour les cadeaux ;
- des obligations de transparence et de déclaration ;
- des restrictions sur les bénéficiaires (ex : interdiction pour certains professionnels de santé).
Pour les autres secteurs, il n’existe pas de plafond légal, mais les cadeaux doivent rester raisonnables, justifiés par leur finalité commerciale, et ne pas être disproportionnés par rapport aux retombées attendues.
Peut-on récupérer la TVA sur les frais professionnels ?
Il est possible de récupérer la TVA sur certains frais professionnels :
- les repas pris au restaurant ;
- les frais de réception ;
- les péages ;
- les carburants ;
- les cadeaux jusqu’à 69 euros TTC ;
- les fournitures et petits matériels de bureau.
Quels types de frais ne doivent pas être remboursés par l’entreprise ?
Les trajets réalisés par le salarié avec son véhicule personnel entre le bureau et son domicile ne doivent pas être remboursés par l’entreprise. L’employeur peut également ne pas rembourser certains frais de repas. C’est par exemple le cas lorsque la politique de dépenses de l’entreprise spécifie que les déjeuners en déplacement sont couverts par des titres restaurants et ne seront donc pas défrayés.
Quels justificatifs sont valables ?
Pour que les frais professionnels soient valables aux yeux de l’administration, ils doivent être justifiés par des documents probants : tickets de caisse, factures papier ou électroniques, titres de transport.
Les reçus de carte bancaire, confirmations de réservation ou boarding pass ne sont pas considérés comme des justificatifs valides, même si certaines entreprises les acceptent par tolérance. Pour les dépenses supérieures à 150 euros, une facture nominative au nom de l’entreprise est obligatoire.
En cas de perte de justificatifs, apportez un maximum d’éléments prouvant la réalité et le contexte professionnel de la dépense : un relevé bancaire, un échange de mails ou une photo pourront susciter la bienveillance en cas de contrôle de vos notes de frais.
Comment rembourser les frais professionnels ?
L’employeur peut rembourser le salarié des frais engagés de deux manières :
- au réel : c’est-à-dire en remboursant exactement la somme dépensée sur présentation des justificatifs, dans le respect des plafonds fixés par l’Urssaf ;
- au forfait : par le versement d’allocations forfaitaires. Par exemple, l’entreprise peut rembourser un repas jusqu’à 20,20 euros. Si le salarié dépense plus, le surplus reste à sa charge. Le remboursement au forfait ne nécessite pas de justificatifs, mais le salarié doit pouvoir justifier le caractère professionnel des dépenses en cas de contrôle.
Seuls les salariés peuvent bénéficier du remboursement au forfait. Les dirigeants doivent être remboursés au réel. Pour les salariés avec des notes de frais importantes (comme les commerciaux), il est recommandé de mettre en place des avances sur frais ou de leur fournir des cartes de paiement professionnelles.
Le remboursement au réel
Le remboursement au réel consiste à rembourser au salarié la somme exacte des dépenses engagées pour le compte de l’entreprise, sur présentation de justificatifs valides (factures, tickets, notes de frais). Cette méthode garantit une transparence totale et une correspondance précise entre la dépense et le remboursement. Elle est particulièrement adaptée aux frais dont le montant peut varier fortement d’un salarié à l’autre, comme les frais de déplacement, d’hébergement ou de restauration.
L’avantage principal du remboursement au réel est qu’il évite tout risque de surfacturation ou d’abus, puisque chaque dépense doit être justifiée. En revanche, cette méthode implique une gestion administrative plus lourde, car il faut collecter, vérifier et archiver tous les justificatifs. De plus, le remboursement doit respecter les plafonds fixés par l’Urssaf pour rester exonéré de cotisations sociales, ce qui nécessite une bonne connaissance des règles en vigueur.
Le remboursement forfaitaire
Le remboursement forfaitaire repose sur l’application d’un montant fixe prédéfini, versé au salarié indépendamment du coût réel de la dépense. Ce mode est souvent utilisé pour simplifier la gestion des frais récurrents ou difficiles à justifier précisément, comme les indemnités kilométriques, les frais de repas ou certains frais liés au télétravail.
Le forfait est généralement calculé en fonction de critères objectifs (distance parcourue, durée, type de frais) et permet de réduire la charge administrative en évitant la collecte systématique de justificatifs. Cela facilite aussi la prévision budgétaire pour l’entreprise.
Cependant, le remboursement forfaitaire peut entraîner des écarts entre le montant remboursé et les dépenses réelles du salarié. Par exemple, si le forfait repas est fixé à 20,20 euros et que le salarié dépense 25 euros, il devra prendre en charge la différence. À l’inverse, s’il dépense moins, il conserve la différence. Pour cette raison, il est important que les règles du forfait soient clairement définies dans la politique de frais de l’entreprise.
Comment gérer le remboursement des frais professionnels ?
Pour gérer les frais professionnels des salariés comme des dirigeants, la première étape est de définir une politique claire, simple et équitable, en respectant les taux et barèmes fixés par l’Urssaf. Il est essentiel de bien distinguer les règles applicables aux salariés (remboursement au réel ou forfaitaire) et aux dirigeants (remboursement uniquement au réel). Cette politique doit être communiquée et comprise de tous pour éviter toute friction.
Pour faciliter et accélérer le remboursement des dépenses avancées, l’utilisation d’un logiciel de gestion des notes de frais est recommandée : il permet d’enregistrer, transmettre et valider les notes de frais de manière digitale, évitant ainsi la perte de justificatifs. Grâce à ce processus clair et digitalisé, le service comptable dispose de toutes les informations nécessaires pour procéder rapidement et en toute conformité au remboursement des frais professionnels.
Avec Lucca Notes de frais, vous reprenez le contrôle sur vos dépenses professionnelles :
- paramétrez vos règles de gestion et maitrisez le montant de vos frais,
- libérez-vous de la collecte des justificatifs papiers,
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