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Notes de frais

Les 10 règles d’or de la gestion des notes de frais

Temps de lecture : 3 minutes

Nous avons analysé 3 303 556 dépenses (soit 115 M€ de frais professionnels) pour identifier les écueils les plus fréquemment rencontrés quant à la gestion des notes de frais. Plafonds, contrôles, niveaux d’approbation… Voici 10 règles à suivre pour maitriser ses dépenses et réduire les coûts de sa gestion administrative.

Sommaire de l'article
gestion des notes de frais

1. Étudiez vos dépenses pour ajuster votre politique de frais

Un collaborateur déclare en moyenne 460 euros de frais par mois. Ce montant varie d’un secteur d’activité à l’autre (ex: un commercial Vs un assistant RH). 

Commencez par étudier les dépenses de l’année précédente, en calculant le montant moyen des dépenses selon :

  • les secteurs d’activité  (ex : un quart des salariés déclare près de 70% du montant total des dépenses),
  • les types de frais (ex : le quart des frais provient des repas).

Vous pourrez ainsi aisément identifier les excès à corriger ou les postes de dépenses à surveiller.

2. Plafonnez le montant des repas et faites des économies sans frustrer vos salariés

Les entreprises calquent bien souvent le plafond de remboursement des repas sur les forfaits Urssaf (19,10 euros par repas). Elles ne prennent alors pas en compte les différences de coûts entre un déjeuner d’affaire et un repas en mission (26,20 euros par convive contre 15,95 euros en moyenne ).

Pour limiter les comportements dispendieux tout en évitant de frustrer vos salariés, appliquez donc des plafonds différents en fonction des types de repas. 

3. Économisez 2,5% de vos frais en récupérant toute la TVA

Saviez-vous que la moitié des frais de mission est éligible à récupération de TVA ? Les entreprises abandonnent généralement au fisc 40% des de la TVA afférente aux notes de frais. Beaucoup d’entre elles se limitent par exemple à récupérer la TVA sur les repas d’affaires avec les clients et fournisseurs alors qu’il est parfaitement autorisé de déduire la TVA sur les repas en mission. 

4. Gagnez 135 € par salarié et par an grâce à l’URSSAF

Un repas ne doit pas être financé deux fois par l’employeur. Il faut donc régulariser les titres restaurant des salariés qui déclarent des déjeuners en note de frais. Pour cela, il existe deux solutions :

  • retenir la part patronale des titres reçus en trop sur la fiche de paie,
  • ôter autant de titres restaurant sur la prochaine souche distribuée au salarié.

5. Dématérialisez vos justificatifs de frais

Depuis 2017, les justificatifs numériques ont la même valeur probante que leur version papier. Il faut néanmoins respecter certaines conditions lors de la numérisation : enregistrement au format PDF,  signature électronique, archivage pendant 6 ans…

En confiant la numérisation des justificatifs aux déclarants, vous n’avez plus à trier ces tombereaux de papiers chiffonnés qui se déversent sur le bureau de vos comptables. Le rapprochement comptable est beaucoup plus rapide à partir des justificatifs numériques.

6. Equipez vos collaborateurs de moyens de paiement adaptés

Le délai de remboursement est critique pour les salariés qui génèrent des montants de frais professionnels supérieurs à 500 euros par mois. Equiper ses populations nomades de cartes de paiement est une solution à cette problématique. Aussi faut-il choisir des moyens de paiement adaptés. 

Evitez les cartes bancaires à débit société et les avances permanentes qui augmentent le risque de dérives. Privilégiez plutôt des cartes alimentées par l’entreprise mais dont les sommes mises à disposition des salariés sont comptabilisées comme des avances.

7. Contrôlez vos notes de frais par échantillonnage

Cette technique éprouvée consiste à prioriser les notes de frais à contrôler :

  • celles hors cadre (montants élevés, doublons, frais réalisés lors d’un weekend…),
  • celles des collaborateurs les plus gourmands,
  • celles des nouveaux collaborateurs. 

Vous pouvez également réaliser un contrôle aléatoire des notes de frais (une note de frais sur quatre par exemple) pour vous assurer de contrôler les dépenses de chaque salarié au moins une fois dans l’année.

8. Ne dépassez pas deux niveaux d’approbation

Votre temps est plus précieux que le coût d’une dépense irrégulière qui passerait entre les mailles du filet. Pour un contrôle efficace, confiez cette mission :

  • au supérieur hiérarchique du salarié pour évaluer si la dépense cadre bien avec avec ses missions, 
  •  à un comptable pour vérifier que les dépenses respectent bien votre politique de dépenses et que la déclaration de comporte pas d’erreurs.

9. Traitez les notes de frais au fil de l’eau

Évitez à vos managers de gérer des myriades de frais concentrées en fin de mois, faites-leur traiter au fur et à mesure. Ils se souviendront ainsi mieux du contexte et seront davantage en mesure de pas laisser passer des notes de frais dispendieuses. 

Il en est de même pour le service comptabilité, qui se retrouve à chaque fin de mois envahi par les notes de frais, au moment où se concentrent déjà les échéances de factures, les provisions, les rapports…. 

10. Automatisez la gestion des notes de frais avec un outil dédié

Les 9 règles précédentes auraient été lourdes à implémenter il y a quelques décennies. Heureusement, aujourd’hui, des outils performants sont là pour vous aider. Pour faciliter votre sélection, nous vous invitons à consulter les 5 fonctionnalités indispensables d’une solution de gestion des notes de frais.

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