Les entreprises peuvent optimiser leurs charges en récupérant la TVA sur les notes de frais. Toutes les dépenses n’ouvrent cependant pas droit à déduction. Voyons dans cet article sur quels types de frais d’hôtel (repas, nuitées, invitations de clients…) il est possible de trouver des leviers d’économies.
Une récupération de la TVA malheureusement limitée sur les frais d'hôtel
Les dépenses d’hôtellerie constituent un poste de charges non négligeable pour les entreprises dont les salariés sont très mobiles, s’élevant au quart du montant des notes de frais. L’idée de récupérer cette TVA est donc alléchante…
Toutefois, il est possible de récupérer :
- La TVA portant sur les petits-déjeuners et autres repas pris à l’hôtel. Dans ce cas, le coût et la TVA correspondante doivent apparaître sur la facture, sur une ligne bien distincte du prix de la chambre.
- L’intégralité de la TVA, si l’hébergement a été fourni à un tiers à l’entreprise. Ainsi, il est possible de déduire la TVA de la facture d’hôtel lorsque vous invitez un client ou un fournisseur.
En règle générale, la TVA sur les prestations hôtelières et autres frais d’hébergement des salariés n’est pas déductible. Ainsi que le stipule l’annexe II du CGI, article 206-IV, la déduction de la TVA n’est pas autorisée « lorsque le bien ou le service est relatif à la fourniture à titre gratuit du logement des dirigeants ou du personnel de l’entreprise ».
Seulement 1% d'économies réalisées sur les petits déjeuners en récupérant la TVA
En pratique, la quasi-totalité des repas apparaissant sur les factures d’hôtel correspond à des petits-déjeuners, à raison de 9€ HT par petit-déjeuner. Ainsi, la TVA effectivement récupérable par nuit d’hôtel est de 0,90 €…
En moyenne, chaque nuit d’hôtel d’un salarié coûtait 92 € en 2015 à son employeur, dont 12 € de repas.
Récupérer la TVA sur les petits déjeuners ne vous permet donc d’économiser à peine 1% sur ce poste de coûts. Si vous gérez manuellement vos notes des frais, le jeu n’en vaut probablement pas la chandelle… La donne peut changer si vous simplifiez ce traitement grâce à un logiciel de notes de frais.
Le cas des indemnités forfaitaires pour les nuits d'hôtel
Attention, ces règles de TVA s’appliquent exclusivement aux dépenses d’hébergement remboursées au réel.
Si vous octroyez à vos salariés des sommes forfaitaires, par exemple pour des missions de conseil de longue durée ou des chantiers, les règles de l’URSSAF sur les déplacements s’appliquent. Le respect des seuils de l’URSSAF déterminera si ce remboursement forfaitaire est constitutif d’un avantage en nature ou non.
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