Logiciel de gestion des notes de frais

Malgré votre long travail de recherche, il est fort probable que vous hésitiez encore entre plusieurs logiciels de gestion des notes de frais. Hormis quelques gadgets technologiques, la couverture fonctionnelle des solutions est sensiblement la même. Pour vous éclairer sur le sujet, voici ce que vous êtes en droit d'attendre de la part d'un logiciel de notes de frais.

Pour réellement gagner du temps sur la gestion des notes de frais, la solution choisie devra automatiser une bonne partie des opérations de contrôle des dépenses déclarées, à savoir :

Opérations de contrôles	Fonctionnalités
Contrôle de l'application de la politique de frais	Implémentation de vos règles de plafonnement en fonction des profils de collaborateurs
Contrôle de la TVA sur les notes de frais	Récupération automatique de la TVA déductible sur vos notes de frais
Contrôle des indemnités kilométriques	Calcul automatique du montant remboursable en fonction du barème kilométrique (et de ses variations)
Contrôle et régularisation de la distribution des titres restaurant	Synchronisation avec les notes de frais et les invitations déclarées dans le logiciel pour le calcul des titres-restaurants

La gestion des notes de frais est une tâche aussi pénible que chronophage surtout pour les déclarants.

L'ergonomie et la prise en main du logiciel, autrement dit l'expérience utilisateur doit, de fait, être un critère de sélection majeur. Un logiciel agréable à utiliser propose une application mobile, la plupart des dépenses ayant lieu lors de déplacements professionnels. Il doit permettre de saisir rapidement les dépenses et son interface doit être intuitive. Toutefois, la simplicité d'usage est un argument avancé par tous les éditeurs, sans exception. Pour vous assurer que c'est réellement le cas, faites le tester par vos commerciaux et autres populations nomades.

L'État autorise, depuis mars 2017, la dématérialisation des justificatifs papier sous condition de respecter un certain nombre de contraintes techniques. Les justificatifs étant des factures, ils sont naturellement concernés. Un logiciel de gestion des notes de frais doit donc vous proposer une fonctionnalité d'archivage à valeur probante.

Loin d'être uniquement une obligation, la dématérialisation offre des avantages non négligeables :

• Contrairement au support papier, les justificatifs ne s'altèrent pas avec le temps.
• Un justificatif numérisé est plus simple à contrôler lorsqu'il est directement rattaché à la dépense.

Il est nécessaire que vous ayez la main sur les opérations d'administration courantes comme la gestion des axes analytiques. Le logiciel retenu devra vous permettre de paramétrer vous-même le plus d'éléments possibles.

Au fur et à mesure du développement de votre entreprise, vous allez sûrement devoir faire des ajustements de paramétrage en modifiant vos règles d'engagement de dépenses par exemple ou en autorisant de nouvelles natures de frais. Il serait dommage de systématiquement faire appel au support technique chaque fois que vous aurez besoin d'ajuster une variable. Vérifiez donc que ces modifications soient facilement réalisables et ne vous soient pas facturées en sus de la part de votre prestataire ou de votre éditeur.

La couverture fonctionnelle est certes un critère prépondérant de votre cahier des charges, mais elle ne doit pas supplanter l'ergonomie de l'outil. C'est bien souvent sa facilité d'utilisation qui assure son adoption en interne. La majorité des éditeurs vous propose de tester leurs solutions gratuitement. Profitez-en pour explorer toutes les fonctionnalités en vous mettant aussi dans le rôle d'un salarié ou d'un manager.

D'après une étude de HRS et la fondation GBTA, un comptable passe en moyenne 20 minutes à traiter une note de frais et une erreur de saisie entraîne 18 minutes de traitement supplémentaires.

De notre côté, nous avons analysé un échantillon de 25 millions d'euros de notes de frais déclarées par 1 300 de nos clients. Avec Lucca Frais professionnels :

• un employé met en moyenne 7 minutes pour déclarer ses dépenses mensuelles ;
• un manager prend moins de 3 minutes pour analyser une note de frais avant de la valider ;
• le temps de traitement d'une note de frais par le service comptable est estimé à moins de 4 minutes.

Sur la base de ces données, il vous suffit de calculer le temps à gagner en euros en passant à une gestion automatisée des notes de frais.

Multipliez le nombre de déclarations annuelles par le temps passé à traiter une note de frais manuellement, ramenez ce résultat en heures puis multipliez-le par le taux horaire d'un salaire comptable (26 euros en moyenne). Faites le même calcul avec un temps de traitement automatisé estimé à 4 minutes et comparez les résultats. Vous obtiendrez l'économie annuelle que peut réaliser le service financier.

A noter que ce calcul ne tient pas compte des erreurs de saisie ou des fraudes des déclarants qui passent inaperçues. Un logiciel vous permet de configurer vos règles de gestion et vous alerte en cas d'anomalie ou de dépassement des plafonds.

Estimez votre ROI

La plupart des applications gratuites de notes de frais limitent le nombre de numérisations et d'utilisateurs. Ces logiciels conviennent donc surtout aux auto-entrepreneurs ou aux petites entreprises. Elles offrent par ailleurs un nombre limité de fonctionnalités. Elles se contentent de faciliter la saisie côté collaborateurs mais n'optimisent pas le temps de traitement comptable :

• un outil non synchronisé avec votre comptabilité ne vous épargnera pas la saisie comptable et sera source d'erreurs et de retard sur les remboursements ;
• l'impossibilité de configurer la solution en fonction de vos règles de gestion vous obligera à contrôler manuellement les notes de frais.