Guide pratique : 10 conseils pour bien gérer vos notes de frais et gagner en productivité

Notes de frais

Utiliser un modèle de frais kilométriques tout fait : bonne ou mauvaise idée ?

Temps de lecture : 4 minutes

N’y allons pas par quatre chemins : vous êtes venus télécharger un modèle de note de frais kilométriques. On ne vous fera pas perdre de temps à le chercher en scrollant à travers notre article : le voici.

Modèle Excel Notes de frais - Comment gérer ses notes de frais en 2022 ?

Maintenant que vous avez votre précieux en main, faisons un arrêt sur image et posons nous la question : est-ce la meilleure pour gérer les frais kilométriques de mon entreprise ?

Sommaire de l'article

notes de frais kilométriques

Modèle frais kilométriques : est-ce fiable ?

Si votre entreprise est une petite structure, vous gérez probablement vos notes de frais de façon manuelle. Dans ce cas, le modèle de note de frais peut s’avérer utile pour faciliter cette contrainte administrative.

Modèle note de frais kilométriques : attention, tout le monde ne peut pas l’utiliser

Les notes de frais kilométriques ne sont pas un sujet facile. Elles ne concernent que :

  • les collaborateurs internes à l’entreprise, quels que soient leur statut ou leur niveau de rémunération : les prestataires externes ne peuvent pas profiter de ce dispositif ;
  • qui ont réalisé un déplacement dans le cadre de leur activité professionnelle, et dans l’intérêt de l’entreprise, avec leur véhicule personnel : celui-ci ne doit donc pas être immatriculé au nom de l’entreprise ;
  • qui effectuent un trajet de plus de 50 km, vers une destination éloignée de plus de 1h30 en transports en commun.

À noter que seul le propriétaire de la voiture pourra faire une note de frais kilométriques. Même s’il fait du covoiturage avec d’autres collègues, c’est le propriétaire du véhicule qui, in fine, sera celui qui devra couvrir les frais généraux liés à sa voiture.

Attention, petite subtilité : les trajets domicile/travail ne peuvent pas faire l’objet d’une note de frais kilométriques.

Note de frais kilométriques : que met-on dedans ?

Pas toujours évident de faire le tri entre les dépenses qui peuvent intégrer la note de frais kilométriques, ou non. On a fait le point pour vous.

Peuvent être intégrés :

  • la consommation de carburant ;
  • les frais liés à l’usure du véhicule : nettoyage et entretien, amortissement du véhicule, les dépenses liées aux pneumatiques
  • le coût de l’assurance auto.

Bon à savoir : d’autres types de frais, comme les péages et le stationnement, ne peuvent pas être inclus dans les frais kilométriques. En revanche, ils peuvent être passés dans une note de frais standard. Voici un modèle de notes de frais à télécharger, assorti de conseils pour gérer au mieux vos notes de frais classiques.

Une note de frais kilométriques parfaite : comment la remplir ?

Plusieurs informations doivent être renseignées sur une note de frais kilométriques pour que celle-ci soit complète :

  • le nom de l’entreprise ;
  • l’identité du collaborateur à l’origine de la note de frais, ainsi que celle de son responsable hiérarchique ;
  • la puissance fiscale du véhicule ;
  • le nombre de kilomètres parcourus ;
  • les adresses de départ et d’arrivée ;
  • la date et le motif du déplacement. 

Attention : comme pour les notes de frais classiques, les justificatifs sont obligatoires, ainsi que le statut de propriétaire de la voiture : photocopie de la carte grise, tickets de caisse, etc.

Pour aller plus loin encore, et obtenir des astuces pour définir votre politique de frais ainsi qu’un guide complet sur la récupération de TVA, nous vous avons concocté un kit complet, en téléchargement gratuit !

Kit complet pour optimiser la gestion de vos notes de frais

Les modèles de frais kilométriques : la fausse bonne idée

Il est vrai qu’un modèle de frais kilométriques présente l’avantage d’être gratuit, mais quand on fait vraiment les comptes, les limites de l’utilisation de ce document sautent aux yeux :

  • La collecte et l’archivage des justificatifs prennent énormément de temps. Cette étape est d’autant plus cruciale que la preuve de l’usage professionnel du véhicule personnel est à la charge de l’employeur. En cas de contrôle de l’Urssaf, il faudra être en mesure de présenter ces justificatifs.

  • La gestion manuelle des notes de frais kilométriques augmente le risque d’erreurs de saisie, d’oubli, et de non-conformité avec les législations.

  • La centralisation et l’analyse globale des notes de frais est difficile : tant qu’il n’y a pas trop de notes de frais, cela reste gérable, mais en fonction du volume à traiter, cela peut rapidement donner envie de s’arracher les cheveux.

Automatiser pour éliminer l’une des tâches les plus pénibles qui soit

Une solution de gestion des notes de frais digne de ce nom propose la gestion des frais kilométriques et en automatise le calcul. 

Alors, bien sûr, nous ne sommes pas les rois de l’impartialité pour le coup, mais nous vous laissons juges : 

  • Les indemnités sont automatiquement  saisies dans le système puisqu’il suffit de renseigner le trajet. L’outil calcule alors la distance et les frais kilométriques associés.
  • Les managers peuvent suivre les déplacements de leurs équipes.
  • Le travail comptable est allégé : les solutions de gestion de notes de frais s’occupent d’imputer les charges des notes de frais dans le plan comptable général.
  • Le respect de la législation est garanti : avec une solution automatique, les changements de barèmes kilométriques sont appliqués immédiatement. Plus la peine de courir après les mises à jour des barèmes tous les ans !


Résultat, gain de temps et charge mentale allégée pour les collaborateurs, les managers et le service administratif. 
Opter pour une solution de gestion des notes de frais est un excellent moyen d’optimiser sa politique de frais et de suivre facilement les indicateurs importants pour l’entreprise.

On ne va pas se mentir, l’utilisation d’un modèle de frais kilométriques Excel est tentant mais cela reste une option qui présente de nombreux défauts. En passant par une solution automatique, vous gagnez en efficacité et en sérénité… Comme nos clients :

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