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Notes de frais

Notes de frais : dissection des pratiques de 1300 entreprises

Temps de lecture : 2 minutes

Nous avons analysé un échantillon de 25 M€ de notes de frais engagés en 2019 au sein de 1 300 entreprises utilisatrices de la solution de gestion des notes de frais Cleemy. Voici les enseignements de cette étude.

Sommaire de l'article

Un temps de traitement inférieur à 15 minutes

Un salarié met en moyenne 7 minutes 20 pour gérer ses frais du mois : saisie des dépenses, suivi des remboursements, corrections… Contre 20 minutes pour une note de frais papier ou sur Excel.

Un manager prend moins de 3 minutes pour analyser une note de frais avant de la valider.

Les services administratifs prennent 1 min 40 sec pour la contrôler lorsqu’ils procèdent par échantillonnage, c’est-à-dire en ciblant leur contrôle. Pour un pointage exhaustif, comptez 3 minutes 40 par note de frais.

Le temps consacré aux notes de frais

La gestion des notes de frais se fait au fil de l’eau

Malgré un pic d’activité sur la 1re semaine du mois, avec 32 % des déclarations et 40 % des approbations de notes de frais, la majorité des utilisateurs déclare ses dépenses peu après les avoir effectuées.

Cela permet aux services comptable et RH de mieux répartir la charge de traitement des notes de frais. À titre d’exemple, Guillaume, comptable chez Harvest, indique que grâce à sa solution de notes de frais, il est passé à une mise en paiement et une comptabilisation hebdomadaires, au lieu de mensuels.

Les notes de frais sont généralement traités en début de mois

Les circuits d’approbation comportent deux étapes

Les notes de frais sont généralement validées par un seul responsable hiérarchique, avant d’être soumises au contrôle du service comptabilité ou RH.

Seulement 5,8% des notes de frais sont validées par deux managers ou plus.

Niveaux d'approbation des notes de frais

Un délai d’approbation médian inférieur à la journée

 Un quart des notes de frais sont approuvées en moins de deux heures, la moitié en moins d’un jour et les trois quarts en moins de 5 jours.

Pour ce qui est du délai de remboursement, la moyenne s’établit à 16 jours et demi entre la déclaration et l’ordre de virement bancaire.

Le délai d'approbation des notes de frais

Le contrôle se fait majoritairement par échantillonnage

Dans plus de deux tiers des cas, les managers se contentent de survoler les notes de frais.

Les responsables hiérarchiques ne s’attardent pas sur le détail de chaque dépense. 31 % des notes de frais sont validées sans même avoir été consultées : le manager se contente de visualiser le nom du déclarant et le montant total pour statuer.

Seule la moitié des notes de frais fait l’objet d’un pointage rigoureux par les services administratifs ; 30 % des notes de frais sont approuvées sans avoir été consultées. 

Pourtant, il s’avère que seules 8 % des dépenses nécessitent effectivement des modifications, principalement à cause d’une mauvaise imputation analytique ou d’une erreur de saisie (TVA par ex). Elles concernent le plus souvent les dépenses liées aux fournitures et outils (32,2%), aux repas (32 %) et aux frais d’hôtels (32,2%). 

Le contrôle des notes de frais

Seules 0,8% des notes de frais sont finalement rejetées

Après contrôles et éventuelles modifications, seules 0,8% des dépenses sont finalement rejetées. Il s’agit principalement des fournitures de bureau (1,41%), de frais liés à des salons et événements professionnels (1,78%) ou encore des titres de transport (1,21%). 

Notons que les entreprises n’ont pas toujours la même intransigeance : 40% des entreprises ne rejettent quasiment rien, tandis que 10% d’entreprises les plus strictes rejettent plus de 1,5% des frais. 

Une politique de frais bien calibrée permet généralement de limiter ces écueils.

Pourcentage de rejet des notes de frais
Guide pratique 10 conseils
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