Si certains la jugent inutile, la mise en place d’une politique de dépenses présente pourtant un avantage certain : celui d’encadrer les types de frais autorisés et les plafonds de remboursement des dépenses engagées par les collaborateurs. L’objectif principal est d’éliminer les comportements abusifs tout en facilitant la gestion administrative.
Voici les éléments clefs qui vous permettront de définir une politique de dépenses cohérente, juste, et adaptée au fonctionnement de votre entreprise.
Segmenter les populations par métier
Tous les collaborateurs ne sont pas amenés à engager des frais professionnels, et ceux qui le font n’ont pas les mêmes besoins ni les mêmes types de dépenses.
Par exemple, un directeur commercial aura des frais réguliers liés aux déplacements (repas, transports, hébergement), tandis qu’un employé administratif pourra occasionnellement avancer des frais de fournitures ou d’expédition.
Il est donc essentiel de segmenter vos effectifs par métier, et même par grade au sein d’une même famille professionnelle. Par exemple, dans la catégorie commerciale, distinguez les plafonds pour un directeur commercial, un commercial itinérant, ou un commercial sédentaire. Cette segmentation vous permettra de définir des règles précises et adaptées.
Vous pourrez aller plus loin avec un outil de gestion des notes de frais en empêchant par exemple la saisie de certaines dépenses selon le poste occupé par les salariés.
Prôner l’équité
Assurez-vous cependant d’attribuer les mêmes règles à des collaborateurs ayant les mêmes fonctions. Il n’est en effet pas rare de voir des commerciaux bénéficier de règles de dépenses individuelles dans une même entreprise, plus ou moins favorables selon les cas. Cette pratique est à proscrire pour simplifier la gestion des notes de frais par le service comptable et ne pas créer inutilement de situations conflictuelles.
Définir des plafonds pour des dépenses spécifiques
Une politique de frais n’a d’intérêt que si elle vous permet d’éliminer les mauvaises pratiques et facilite vos opérations de contrôle. En somme, elle sert à limiter le montant des dépenses qui peuvent susciter des comportements dispendieux de la part de certains collaborateurs.
Le cas des repas d’affaires
Les repas d’affaires représentent toujours une part importante des frais engagés. En 2025, le montant moyen par repas a augmenté avec l’inflation. Par exemple, si la moyenne est désormais autour de 18 €, un plafond fixé à 27 € (soit 1,5 fois la moyenne) est un bon repère pour limiter les dépenses excessives. Au-delà de ce plafond, le remboursement sera partiel, ce qui contribue à maîtriser les coûts sans pénaliser les collaborateurs.
La question des frais de déplacements professionnels
Les dépenses liées à des déplacements professionnels peuvent être encadrées par des règles qualitatives, comme la sélection d’un hôtel 2 étoiles plutôt qu’un 5 étoiles, ou d’un billet de train en 2nde classe plutôt qu’en 1ère classe.
Cependant, il est recommandé de privilégier principalement des règles quantitatives pour les frais de transport. En effet, il n’est plus rare de trouver des billets de train en 1ère classe au prix de la seconde, ou des chambres d’hôtel 3 étoiles à des tarifs très compétitifs.
Par exemple, le remboursement d’un billet de train aller-retour peut être plafonné à un montant fixe, comme 100 € pour un trajet donné. Si le salarié dépasse ce plafond, un contrôle est nécessaire pour décider soit d’augmenter exceptionnellement ce plafond, soit de refuser le remboursement de la partie excédentaire. Cette approche permet de maîtriser les coûts tout en laissant une certaine flexibilité en cas de circonstances particulières.
Une politique de dépenses claire encadre les frais des collaborateurs pour éviter les abus et simplifier la gestion. En segmentant par métier, en assurant l’équité et en fixant des plafonds précis, elle maîtrise les coûts tout en restant flexible. Cela garantit une gestion transparente, juste et efficace des dépenses en entreprise.
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