Comment mettre en place le flex office et préserver la cohésion d’équipe

Adopter le flex office, c’est effacer la notion de poste de travail individuel. Exit la plante verte, le coquillage ramené de Palavas-les-Flots ou la photo du berger allemand de Michel posée sur son bureau. Un douloureux traumatisme pour certains collaborateurs. Mais le passage au flex office offre l’opportunité de réinventer les locaux. Une étude de 2023, publiée par l’Idet*, révèle que 58 % des dirigeants interrogés ont profité de l’occasion pour repenser leurs espaces de travail. Et 34 % des entreprises sondées ont réduit la surface de leurs bureaux.

En dépossédant les collaborateurs des espaces qu’ils ont investis depuis des années, on peut légitimement craindre une perte de repères et une détérioration des liens sociaux. Pourtant, flex office et coopération entre les équipes ne sont pas antagonistes. Relever ce défi exige néanmoins réflexion et l’implication de vos salariés.

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Sommaire de l'article

1. Susciter l’adhésion au flex office dans votre entreprise

1.1. Consulter les collaborateurs

Le cadre de travail conditionne la qualité des échanges entre vos collaborateurs. Nous vous recommandons d’interroger vos équipes sur leur perception du flex office. Une enquête interne permet de cerner leurs attentes, leurs besoins et leurs (éventuelles) réticences. Cette consultation constitue une première étape dans l’introduction du changement à venir. Voici quelques questions pour les sonder :

  • Êtes-vous prêts à partager votre poste de travail avec d’autres collaborateurs (dans le cas où ils concilient présentiel et télétravail) ?
  • Quelles sont vos attentes concernant les bureaux en flex office (harmonisation des bureaux, équipement plug & play, outil de réservation des salles ou de bureaux facile à utiliser, équipes regroupées par zones ?…)
  • Comment imaginez-vous les espaces de travail (des open spaces, des phone boxes, des espaces de détente, des espaces collaboratifs, etc.) ?
  • Quels bénéfices percevez-vous dans le passage au flex office (plus de créativité, un moyen de lutter contre la routine, un gain d’autonomie et de liberté, etc.) ?
  • Quels inconvénients voyez-vous dans le flex office (perte de repère, des locaux impersonnels, l’incertitude générée par le fait de ne pas savoir qui seront ses voisins de bureau ou par celui d’être éloignés de ses collègues habituels) ?

Ce questionnaire vous aidera à obtenir l’adhésion de vos salariés et, surtout, à définir la formule de flex office adaptée à votre entreprise.

1.2. Discuter de la raison du changement avec le CSE

Avant de procéder à la transformation de vos espaces de travail, nous vous recommandons d’impliquer le Comité social et économique (CSE). Cette instance de représentation du personnel s’empare des sujets relatifs aux conditions de travail dans l’intérêt des salariés. Il exerce souvent une forte influence sur l’acceptation des décisions en interne et apporte un éclairage complémentaire à celui de la hiérarchie et des ressources humaines.

La contribution du CSE enrichira votre réflexion. Elle vous aidera à préciser les raisons qui poussent l’entreprise à revoir l’aménagement des espaces de travail. D’ailleurs, avec un « pourquoi » fort, il sera plus aisé de convaincre les collaborateurs d’opérer des changements.

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2. Réaménager vos espaces de travail pour conserver la cohésion des équipes

Au préalable, il vous faut connaître le type de besoins rencontrés par vos collaborateurs. Vous pourrez, ensuite, distinguer vos espaces de travail selon le concept de l’« Activity-based workplace », c’est-à-dire déterminer les environnements de travail nécessaires à l’accomplissement de différentes missions :

  1. Des espaces de concentration
  2. Des espaces de collaboration
  3. Des espaces de socialisation
  4. Des espaces de partage et apprentissage

Avec la fin des bureaux attitrés et le recours au travail hybride, les salles de réunion et d’échanges deviennent déterminantes. Gardons à l’esprit que lorsque l’on vient travailler, c’est pour échanger et moins pour travailler seul dans son bureau. L’aménagement vise à encourager la collaboration et la cohésion des équipes.

2.1. Une salle de créativité

Avec le télétravail, le hasard créatif et les échanges spontanés s’amenuisent. La salle de créativité (ou brainstorming), comme son nom l’indique, vise à recréer les conditions favorables à l’émergence d’idées innovantes. Cet espace doit être convivial et décoré de couleurs chaudes et vives pour accueillir des échanges fructueux. Des tableaux blancs sur les murs et des post-its pourront contribuer à offrir davantage d’interactivité lors des ateliers.

2.2. Des espaces qui favorisent la concentration

Un appel téléphonique confidentiel, une visioconférence ou une tâche qui requiert la plus grande concentration nécessitent de s’isoler. Les alcôves acoustiques et les phone boxes répondent à ce besoin.

Par ailleurs, des salles de travail pour 2 à 6 personnes s’adapteront à divers usages. Elles constituent une bulle de travail pour un collaborateur ou une petite équipe. Elles sont en mesure d’accueillir des réunions et des ateliers de travail. Équipées d’outils connectés, elles se prêteront également aux échanges à distance.

2.3. Des espaces informels

Ces zones permettent aux collaborateurs de faire une pause ou de travailler, mais de manière plus détendue, avec d’autres collègues. Nous vous recommandons d’opter pour un mobilier à roulettes qui rendra vos espaces encore plus modulables.

2.4. Des espaces de détente

Les espaces de convivialité peuvent être composés d’une cafétéria, d’une salle de pause ou d’un petit salon. Ces espaces doivent être chaleureux et spacieux pour que vos salariés s’y sentent bien et aient envie de s’y retrouver. Ils viendront renforcer la cohésion des équipes et permettre de contrebalancer l’aspect impersonnel du flex office.

Bonne pratique. Prévoir des rangements sécurisés. Les salariés doivent avoir accès à leur matériel de travail. Des espaces de rangement individuels, tels que des casiers pourront s’intégrer à la décoration de vos locaux. L’important est de pouvoir assurer la sécurité des affaires personnelles de chacun.

* D’après une étude publiée le 30 janvier 2023 « Les décideurs et la transformation des environnements de travail » et menée auprès de 130 décideurs.

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