Comment déterminer les besoins en formation de vos collaborateurs ?

Vous avez peut-être entendu parler des méthodes de recueil des besoins top down, venant de la direction, et bottom up, venant des collaborateurs. Au moment de lister les actions de formation nécessaires à la montée en compétences, il ne s’agit pourtant pas de choisir l’une ou l’autre méthode mais de prendre en compte à la fois les demandes des collaborateurs et les orientations stratégiques de votre entreprise. 

Évidemment, sauf si vous vous appelez Crésus, vous ne pourrez pas satisfaire tout le monde. Par ailleurs, votre objectif est de garantir la rentabilité des actions de formation. Découvrez dans cet article comment définir les besoins en formation et les prioriser en fonction de vos ressources et de vos objectifs.

comment définir un besoin de formation
Temps de lecture : 7 minutes
Sommaire

1. Identifiez les différents besoins de formation

Les actions de formation peuvent être regroupées sous quatre catégories :

  • obligatoires, prévues par votre convention collective ou conditionnant l’exercice d’une activité ou d’une fonction,
  • nécessaires au regard de mutations ou de changements organisationnels,
  • répondant à vos objectifs stratégiques (lancer une nouvelle activité, améliorer le support client…),
  • répondant aux besoins opérationnels, identifiées par les managers ou les collaborateurs.
  •  

Définir les formations obligatoires, nécessaires et répondant aux orientations stratégiques de votre entreprises ne devrait pas vous poser trop de soucis. Il est en revanche plus compliqué de recenser les besoins du terrain.

3 conseils pour collecter les besoins en formation de vos collaborateurs

1. Mettez en place des entretiens de revue des objectifs réguliers

Un manager qui suit régulièrement l’avancée des missions de ses collaborateurs est en mesure de détecter d’éventuels problèmes, voire un manque de compétences, et d’y remédier. 

En instaurant des entretiens de suivi des objectifs trimestriels ou semestriels (en fonction du type des missions), vous assurez un meilleur suivi de la performance et vous détectez les besoins en formation avant que les objectifs de l’année deviennent obsolètes. Les actions de formation offertes n’en sont que plus efficaces.

2. Ne sous-estimez pas l’importance du catalogue de formations 

Si vous ne possédez pas de catalogue de formation ou si vous ne communiquez pas dessus, ce sera au collaborateur de faire des recherches. Vous prenez le risque que les besoins ne soient finalement jamais remontés, faute de temps ou de savoir où chercher.

Notre conseil : élaborez un catalogue personnalisé pour chaque profil type et prévoyez également des formations aux compétences transverses (soft skills). Prévoyez un temps dédié pour présenter les nouveautés du catalogue aux managers et aux directeurs afin qu’ils puissent en parler à leurs équipes.

3. Aidez-vous d’un Training Management System

Des outils tels que les TMS, ou Training Management Systems, permettent aux collaborateurs d’accéder à un catalogue de formation en ligne et de faire leurs demandes en un clic. Le logiciel les centralise pour vous et vous aide à planifier des sessions de formation dans un plan de développement des compétences. 

2. Priorisez les besoins en fonction de leur impact

Pour respecter votre enveloppe budgétaire, nous vous conseillons de prioriser les besoins en formation (excepté ceux obligatoires) en fonction de l’importance des objectifs à atteindre et de l’impact des formations sur votre organisation.

Voici quelques questions à se poser : 

  • Est-ce un besoin immédiat ou à long terme ?
  • Combien de personnes ou services sont concernés ?
  • Quel impact a-t-il sur l’atteinte des objectifs, sur un projet ou sur une équipe ?

Notre conseil : la formation interne est un excellent moyen de répondre aux besoins en formation à moindre coût. N’hésitez pas à solliciter les collaborateurs possédant une expertise, cela les valorise et la formation à l’avantage d’être particulièrement adaptée à la réalité du terrain.

La matrice de décision : un outil pour vous aider à prioriser les besoins de formation

Si les besoins sont nombreux, il peut être pertinent de dresser la liste des critères qui peuvent vous aider à prendre une décision. 

Une matrice de décision se présente sous la forme d’un tableau comparatif vous permettant d’évaluer les critères de décision pour chaque option. Vous pouvez attribuer une pondération aux différents critères selon leur importance.

Exemples de facteurs de décision pour la priorisation des besoins en formation : coût, nombre de personnes impactées, urgence, rentabilité pour l’entreprise… 

Pour créer votre matrice, il vous faut dresser la liste des besoins en formation, choisir vos critères et les pondérer, évaluer chaque besoin et calculer sa note afin de prendre une décision éclairée.

Matrice de décision

Nous vous recommandons de regrouper les besoins de formation priorisés dans un plan de formation à partager à vos collaborateurs. Il vous aidera à tenir le cap, respecter vos obligations en matière de formation et engager vos collaborateurs dans la direction attendue.

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