Gestion de la formation en entreprise : définition, enjeux et conseils pour les RH

La gestion de la formation poursuit des objectifs multiples : développer les compétences des collaborateurs, améliorer la capacité d’adaptation de l’entreprise aux changements, motiver et engager, être en conformité avec les obligations légales en matière de formation…

En misant sur un processus simple intégrant les enjeux stratégiques de votre entreprise et les besoins de vos collaborateurs, vous pourrez optimiser votre gestion.

gestion de la formation en entreprise
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Sommaire

Qu’est-ce que la gestion de la formation en entreprise ?

La gestion de la formation en entreprise correspond à l’ensemble des activités, processus et stratégies mises en œuvre pour planifier, organiser, déployer et évaluer les actions de formation des employés de l’entreprise. 

Elle comporte différents volets :

  • Ingénierie pédagogique : élaboration des programmes de formation, scénarisation des activités pédagogiques, conception de ressources pédagogiques, etc.
  • Logistique et administratif : planification des sessions de formation, choix des organismes de formation, réservation de salles, d’équipements, déclarations légales, etc.
  • Analyse et suivi : recueil et analyse des besoins de formation, suivi de la progression des apprenants, évaluation de l’efficacité des formations, etc.

Obligations légales en termes de formation

Les entreprises ont plusieurs obligations légales concernant la formation professionnelle.

1. L’adaptation des salariés à leur poste de travail, ainsi que leur maintien dans l’emploi, notamment pour suivre les évolutions technologiques de leur secteur (article L 6321-1 du Code du travail).

Pour orchestrer l’ensemble des formations nécessaires au respect de cette obligation légale, le plan de développement des compétences s’avère un base précieuse incontournable : nous en reparlerons plus tard en détail.

2. La formation générale à la sécurité (art. L 4121- et L. 4121-2 du Code du travail).

L’objectif de cette formation est d’offrir un cadre de travail sécurisé aux salariés et de protéger leur santé. Cette formation concerne tous les salariés, qu’ils aient un contrat de travail temporaire ou non. Elle doit être suivie par les nouvelles recrues, mais aussi par les salariés dont le poste de travail a changé ou a évolué, ainsi que les salariés de retour en poste après un arrêt de travail supérieur à 20 jours.

Bon à savoir : l’ensemble de ces formations obligatoires sont considérées comme des heures de travail. Elles doivent donc avoir lieu pendant le temps de travail, et n’entraînent pas de modification sur la rémunération des salariés sur ces heures.

3. La participation financière au développement de la formation professionnelle et de l’apprentissage.

Le calcul du montant de cette participation se base sur la masse salariale et l’effectif de l’entreprise.

4. La convocation du salarié à l’entretien professionnel.

Tous les deux ans, l’entreprise a l’obligation de recevoir chacun de ses salariés lors d’un entretien professionnel au cours duquel seront discutées les perspectives d’évolution professionnelle du salarié, ainsi que les formations possibles pour servir ces perspectives. L’entretien professionnel a également un rôle d’information des collaborateurs sur les sujets suivants : activation et fonctionnement du Compte Personnel de Formation (CPF), possibilités d’abondement du CPF par l’entreprise, démarrage d’un parcours de Validation des Acquis de l’Expérience (VAE). 

Tous les six ans (donc 1 entretien sur 3), lors de cet entretien, un bilan doit être établi pour s’assurer que le salarié a :

  • suivi au moins une action de formation,
  • obtenu des éléments de certification professionnelle, soit via une formation soit via une VAE,
  • bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle.

Plus d’informations dans notre article : les droits et obligations concernant la formation.

La formation : un levier de performance et d’engagement

La formation pour fidéliser et engager les collaborateurs

La formation professionnelle est un formidable levier pour :

  • Favoriser l’employabilité des collaborateurs : mettre à jour des compétences, ou en acquérir de nouvelles, est essentiel pour évoluer sur un poste et rester pertinent face au marché de l’emploi. 
  • Motiver les collaborateurs : les actions de formation poussées par l’entreprise représentent des preuves concrètes de son engagement dans l’évolution professionnelle et le bien-être au travail des salariés. C’est aussi un moyen de montrer la reconnaissance de l’entreprise envers le travail fourni par les équipes.
  • Consolider les liens entre les équipes : les formations en groupe, les ateliers, etc. favorisent les échanges et la collaboration entre les participants. Résultat : des équipes plus soudées, qui communiquent mieux, et plus efficacement.
  • Encourager la mobilité et les parcours de reconversion : proposer des actions de formations régulières, c’est aussi un moyen de permettre aux collaborateurs d’évoluer au sein de l’entreprise. Les changements de poste, voire les reconversions, s’envisagent plus sereinement dans le cadre d’un crossboarding bien mené.
  • Soutenir l’équité sur le lieu de travail : les salariés bénéficient d’un catalogue de formation commun qu’ils adaptent à leurs besoins (et aux besoins de l’équipe, du département et de l’entreprise). Chacun ajoute ainsi la brique qui lui est nécessaire pour favoriser son évolution de carrière. 

La formation : clé de la compétitivité et de la performance de l’entreprise

La formation des salariés est également cruciale pour la pérennité et le succès durable de l’entreprise. Elle permet de :

  • S’adapter aux évolutions du marché, anticiper les tendances : des salariés formés aux nouvelles technologies, aux nouvelles techniques propres à leur secteur, seront plus à même d’être réactifs et flexibles face aux changements, quels qu’ils soient. Un atout de taille pour que l’entreprise reste compétitive.
  • Améliorer les performances de l’entreprise : une bonne gestion de la formation permet d’accompagner au mieux les talents de l’entreprise, et de révéler leur plein potentiel. Bien formées, les équipes sont plus motivées et plus productives.
  • Renforcer la marque employeur : investir dans le développement professionnel des salariés permet de rendre l’entreprise plus attractive, à la fois pour les collaborateurs en poste, mais aussi pour de futurs talents. Les salariés se projettent sur le long terme. 
  • Soutenir l’innovation : encouragés à apprendre et à se remettre en question, les collaborateurs sont plus agiles, plus enclins à partager leurs connaissances et tester de nouvelles pratiques. 
  • Être en conformité avec les normes et réglementations : pour les entreprises œuvrant dans des secteurs très réglementés, la formation continue est capitale pour garantir le respect des dernières normes et réglementations en vigueur, et ainsi éviter de potentielles sanctions financières et/ou des perturbations opérationnelles.

4 conseils pour une bonne gestion de la formation dans votre entreprise

Réaliser un plan de développement des compétences

Le plan de développement des compétences regroupe l’ensemble des actions de formation envisageables pour les salariés de l’entreprise, à l’initiative de l’employeur, ou des salariés eux-mêmes. On peut ainsi y trouver :

  • Les actions de formation obligatoires : ce sont les formations évoquées précédemment, et notamment celles qui conditionnent l’exercice de l’activité professionnelle, en vertu de certaines dispositions légales et réglementaires, ou en application d’une convention internationale, selon les professions et fonctions occupées par les salariés.
  • Les actions de formation facultatives : le plan de développement des compétences peut aussi inclure des actions de formation non obligatoires, des actions de bilan des compétences et de validation des acquis de l’expérience (VAE).

Le plan de développement des compétences est un outil précieux pour la gestion de la formation professionnelle. Il permet d’avoir une vision globale des besoins de formation et de bâtir le parcours pédagogique nécessaire à l’atteinte des objectifs. Le plan de développement des compétences offre une base solide de réponses à bon nombre de questions que peuvent se poser les équipes RH :

  • Quels salariés former, et quand ?
  • Quelles compétences prioriser dans le choix des formations ?
  • Comment orienter les évolutions de postes des collaborateurs ?

Toutes les entreprises peuvent établir leur propre plan de développement des compétences, quelle que soit leur taille, après consultation des représentants du personnel. Tous les salariés sont susceptibles d’être concernés par ce plan, quel que soit leur type de contrat de travail, qu’il soit temporaire ou non.

Bon à savoir : le « plan de développement des compétences » a remplacé le « plan de formation » le 1er janvier 2019.

Pour réussir son plan de développement des compétences, il est essentiel de :

  • Définir clairement les objectifs globaux du plan : de quoi l’entreprise a-t-elle besoin ? Échanger avec le top management permettra d’obtenir une vision d’ensemble cruciale à intégrer pour que le plan de développement des compétences aide l’entreprise à relever les challenges qui l’attendent : digitalisation du secteur d’activité, changements réglementaires à anticiper, etc. Cela donnera une bonne base des priorités pédagogiques à cibler. Tout l’enjeu sera ensuite d’aligner au maximum les besoins de l’entreprise avec les attentes et besoins des collaborateurs.
  • Récolter le besoin de formation (actuel et à venir) au plus juste : le plan de développement doit également tenir compte des souhaits d’évolution professionnelle des salariés. Une analyse des entretiens d’évaluation et des entretiens professionnels vous fournira de précieuses données, que vous pourrez compléter avec des échanges directs avec les collaborateurs, et leurs managers.
  • Fixer des indicateurs de performance à suivre : la fixation et le suivi de ces indicateurs permettront d’évaluer l’efficacité du plan tout au long de son déploiement, et d’ajuster certaines actions au besoin. Les KPI doivent être sélectionnés en fonction des objectifs spécifiques que poursuit le plan de développement des compétences, et peuvent être ajustés dans le temps. On peut citer par exemple : le nombre de salariés formés, le niveau de satisfaction des collaborateurs formés, le taux de complétion des formations, le taux de réussite des salariés aux certifications proposées, le taux de rotation du personnel, etc.

Retrouvez dans notre article tous nos conseils pour construire un plan de développement des compétences.

Choisir les bonnes modalités de formation en entreprise

Il existe une multitude de formats et de modalités de formations. Le défi principal à relever pour les personnes chargées de la gestion de la formation dans l’entreprise est de créer de l’engagement autour des formations qui seront retenues.

  • La formation en présentiel : les salariés assistent physiquement à des sessions de formation animées par des formateurs, soit dans les locaux de l’entreprise, soit dans des centres de formation externes.
  • La formation en e-learning : 100 % à distance, ce format présente l’avantage d’offrir une flexibilité certaine, que ce soit sur les contraintes de déplacement, ou même de planification des sessions de formation. Même à distance, il existe désormais de nombreuses techniques pédagogiques et formats efficaces pour impliquer les collaborateurs : COOC (Corporate Open Online Course), serious games, microlearning, social learning, etc.
  • La formation en blended learning : le blended learning est une approche pédagogique hybride, qui allie plusieurs méthodes d’enseignement, en proposant à la fois des sessions de formation en présentiel, mais aussi des éléments d’apprentissage en e-learning. L’idée est de profiter à la fois des dernières technologies éducatives, tout en gardant la richesse des interactions humaines en face-à-face.
  • Les actions de formation en situation de travail (AFEST) : le principe des AFEST est de mobiliser un formateur et un salarié directement sur le lieu de travail, pendant l’activité. La formation s’appuiera ainsi sur des situations de travail réelles. Les AFEST s’orchestrent en deux temps : un premier temps de mise en situation, avant laquelle le salarié est informé de l’intention pédagogique précise ciblée, puis un deuxième temps de prise de recul, au cours duquel le formateur et le salarié analysent ensemble ce qui s’est passé pendant la 1ère phase. Le gros avantage des actions de formation en situation de travail est leur capacité d’adaptation sur-mesure aux besoins réels de l’entreprise, et des préoccupations concrètes du salarié dans l’exercice de ses fonctions.

La formation peut être suivie :

  • en autonomie : le salarié accède seul aux ressources éducatives, sans intervention directe d’un formateur, et progresse à son propre rythme,
  • de manière encadrée : une équipe pédagogique s’occupe d’accompagner directement les apprenants, avec un planning commun à tous.

Selon les formations suivies, les salariés peuvent obtenir une certification, un diplôme, ou pourquoi pas une validation des acquis de leur expérience, ou non.

Il n’y a pas de recette miracle qui garantira l’engagement des salariés à tel ou tel parcours de formation. Le choix des modalités dépendra à la fois des objectifs de la formation, du public cible, du budget alloué et de la nature des compétences à développer. Combiner plusieurs formats peut être une option efficace, à la fois pour parler au plus grand nombre, ne pas lasser les apprenants, mais aussi en termes de budget.

Pour creuser le sujet, rendez-vous sur notre article qui recense les différents types de formation et leurs spécificités.

Optimiser son budget de formation

Il existe des dispositifs qui peuvent vous permettre de financer la formation professionnelle à moindre coût.

Si vous avez moins de 50 salariés, votre OPCO (Opérateurs de Compétences) peut prendre en charge le financement des formations du plan de développement des compétences

Si au-delà de 50 salariés c’est vous qui êtes en charge du financement des formations, prenez tout de même le temps de vous renseigner auprès de votre OPCO. D’autres aides existent, comme le FSE (fonds social européen) par exemple.

Une autre piste intéressante à explorer est de co-construire le parcours de formation des collaborateurs avec leur CPF : attention, l’employeur n’a pas le droit d’obliger un salarié à utiliser son CPF. En revanche, rien n’interdit de réfléchir ensemble à sa co-construction, en mettant dans la balance un éventuel abondement, pour être gagnant-gagnant. 

Enfin, pour la formation des salariés en reconversion, vous pouvez envisager les dispositifs suivants : le projet de transition professionnelle (PTP), géré et financé par les associations Transitions Pro, ou le dispositif Pro-A (reconversion ou promotion par alternance) financé par l’OPCO dont dépend votre entreprise.

D’autres bonnes pratiques peuvent participer à améliorer la gestion du budget de formation :

  • Priorisation des besoins récoltés : les formations réalisées doivent répondre aux priorités stratégiques de l’entreprise ainsi qu’aux attentes des salariés. Le défi principal sera de réussir à identifier les collaborateurs ayant le plus besoin de formation : par exemple ceux qui ont le plus grand écart entre leurs compétences actuelles et celles nécessaires pour suivre l’évolution de leur poste, ou encore les talents clés pour le développement économique l’entreprise.
  • Exploration des options de formation en interne : créer des dispositifs de transmission de compétences en interne (mentorat, coaching, lancement d’une bourse aux compétences dans l’entreprise, etc.) est un moyen de capitaliser sur des expertises déjà présentes au sein de l’entreprise. 
  • Mutualisation des formations qui peuvent l’être : en jouant sur le volume, vous pouvez obtenir un tarif plus compétitif pour les formations. Avoir une bonne vision globale de l’ensemble des actions de formation devant être menées sera indispensable pour optimiser le regroupement des formations. Vous pouvez également avoir cette démarche de mutualisation des besoins à un autre niveau, au-delà de l’entreprise elle-même : filiales d’un groupe, branche professionnelle, etc.

Utiliser un logiciel de gestion de la formation

Allié précieux des personnes chargées de la gestion de la formation au sein de l’entreprise, le logiciel de gestion de la formation permet d’orchestrer toutes les données relatives à la conception, à la planification et au suivi des actions de formation. 

1. Il centralise toutes les informations au même endroit.

Tous les éléments concernant les parcours de formation (demandes de formation des équipes, programmes des formations, calendriers des sessions, ressources pédagogiques, historique des formations suivies, retours des apprenants, etc.) sont compilés sur le logiciel. De fait, la prise de décisions éclairées et réactives est simplifiée : choix du meilleur timing pour former les équipes, formats de formation à privilégier, leviers pour améliorer les parcours de formation, etc.

2. Il permet d’automatiser tous les processus qui peuvent l’être. 

Les tâches administratives sur lesquelles l’intervention humaine est de faible plus-value, comme l’inscription aux sessions de formation, la gestion de calendriers, ou encore la collecte des évaluations, peuvent être prises en charge par le logiciel.

3. Il facilite la personnalisation des parcours de formation.

Le logiciel de gestion de la formation peut être configuré pour suivre les compétences et besoins spécifiques des salariés, afin de faire correspondre au mieux les programmes de formation avec les objectifs professionnels de chacun.

4. Il simplifie le suivi de la rentabilité des formations.

Vous avez accès à des tableaux de reporting paramétrables, pour suivre l’efficacité des programmes de formation, et pouvoir réagir rapidement en cas de signal faible.

En bref, un logiciel de gestion de la formation permet aux équipes RH d’avoir une meilleure vision globale des besoins en formation de l’entreprise, de construire plus efficacement le plan de développement des compétences, et de faciliter le pilotage de la formation de l’entreprise au jour le jour, comme à moyen et long terme.

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