La gestion rigoureuse des notes de frais est un enjeu clé pour garantir la transparence financière et le contrôle des dépenses au sein de l’entreprise. Cet article vous présente les bonnes pratiques à adopter, les mentions obligatoires, ainsi que les outils recommandés pour simplifier ce processus.
Qu’est-ce qui doit être ajouté sur une note de frais ?
Une note de frais doit contenir des informations précises et complètes pour être conforme à la politique de gestion des notes de frais d’une entreprise.
Les éléments à rembourser
Les notes de frais doivent clairement faire apparaître les dépenses admissibles au remboursement. Cela inclut typiquement :
- les frais de transport ;
- l’hébergement ;
- les repas ;
- des dépenses mineures liées à l’activité professionnelle.
La clarté des détails et la conformité avec la politique de frais de l’entreprise sont essentielles pour une gestion fluide.
Les mentions obligatoires
Pour être recevable, chaque note de frais doit impérativement inclure ces informations :
- la date de la dépense ;
- le montant total ;
- la nature de la dépense ;
- les justificatifs correspondants.
Les règles à respecter quand on soumet une note de frais
L’envoi de notes de frais exige :
- l’exactitude des informations ;
- la conformité aux politiques internes ;
- l’envoi des notes de frais dans les délais communiqués par l’entreprise.
La dématérialisation des notes de frais facilite ce processus, offrant une gestion plus rapide et transparente, tout en réduisant les erreurs liées à la saisie manuelle.
Faut-il un logiciel de note de frais ou plutôt un modèle sur Excel ?
Bien qu’un modèle Excel puisse suffire pour les petites entreprises, l’adoption d’un logiciel dédié aux notes de frais est plus efficace à mesure que l’entreprise grandit. En effet, Les logiciels spécialisés offrent des avantages en termes de :
- dématérialisation des notes de frais ;
- externalisation de la saisie des notes de frais ;
- automatisation des processus.
Ils réduisent le temps consacré à la gestion des dépenses et d’améliorer la précision des rapports financiers.
Exemple de note de frais
- Nom du demandeur : [Votre nom]
- Date : [Date d’envoi de la note de frais]
Transport et hébergement
- Train de [ville de départ] à [ville de destination] : 50,00 €
- Taxi de la gare à l’hôtel : 15,00 €
- Hôtel [nom de l’hôtel] pour [nombre de nuits] nuits : 150,00 €
Repas
- Déjeuner avec le client : 30,00 €
- Dîner avec le client : 40,00 €
- = total des dépenses du voyage : 285,00 €
- Moyen de paiement utilisé : carte de crédit
- Remarques : j’ai engagé ces dépenses dans le cadre de mes fonctions professionnelles et elles sont conformes à la politique de l’entreprise.
La gestion des notes de frais est un enjeu clé pour garantir transparence et contrôle des dépenses en entreprise. En respectant les mentions obligatoires et les règles internes, et en adoptant les outils adaptés, du simple modèle Excel aux logiciels spécialisés, les entreprises optimisent leur efficacité, réduisent les erreurs et facilitent le suivi financier. La dématérialisation et l’automatisation apparaissent comme des leviers incontournables pour simplifier ce processus et sécuriser la gestion des dépenses professionnelles.
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