Dématérialisation des notes de frais : avantages et fonctionnement

La digitalisation des processus est une tendance incontournable pour toute entreprise en recherche d’efficacité.

La gestion de notes de frais ne fait pas exception. Nous vous expliquons tout ce qu’il faut savoir sur la dématérialisation des notes de frais.

dématérialisation des notes de frais
Temps de lecture : 8 minutes

La digitalisation des processus est une tendance incontournable pour toute entreprise en recherche d’efficacité.

La gestion de notes de frais ne fait pas exception. Nous vous expliquons tout ce qu’il faut savoir sur la dématérialisation des notes de frais.

Table des matières

Notes de frais et dématérialisation : que dit la loi ?

C’est la directive européenne 2010/45/UE qui ouvre la voie à la réglementation en matière de dématérialisation des processus en entreprise.

Les règles à respecter pour la numérisation des justificatifs de notes de frais

La dématérialisation des notes de frais fait suite à l’obligation d’émission de factures électroniques à travers l’arrêté du 22 mars 2017 qui régule la numérisation des factures et des notes de frais.

L’arrêté du 23 mai 2019 renforce ce texte et annule l’obligation pour les entreprises de conserver des justificatifs en version papier. Ainsi, depuis le 1er juillet 2019, les entreprises peuvent numériser leurs notes de frais et conserver les justificatifs au format numérique. Il existe cependant des règles à respecter pour garantir la valeur probante des notes de frais dématérialisées :

  • Toutes les informations doivent être scrupuleusement retranscrites sur la version électronique des justificatifs. Cette dernière doit également être conforme à l’original papier. Il faut s’assurer de la pérennité du document en le conservant au format PDF ou PDG/A-3.
  • La note de fait doit être signée électroniquement pour en assurer l’authenticité.

D’autre part, les mentions obligatoires pour une note de frais physique restent requises pour une facture dématérialisée :

  • la date ;
  • le nom du salarié ;
  • le lieu ;
  • l’objet des dépenses ;
  • les montants engagés.

Quelles conséquences en cas de contrôle de l’Urssaf ?

Le contrôle des notes des frais fait partie des objets principaux de contrôle de l’Urssaf dans les entreprises, notamment la vérification des justificatifs.

Dès lors qu’une entreprise n’est pas en mesure de présenter des justificatifs, elle encourt un redressement fiscal.

C’est pour cette raison que l’archivage des justificatifs est primordial pour toute entreprise. Grâce à un outil de dématérialisation des notes de frais, vous pouvez dire adieu à ces tracas. En effet, en cas de contrôle, il est bien plus facile de retrouver et de présenter les justificatifs exigés par l’Urssaf, facilitant ainsi la gestion des notes de frais et des impôts.

Pourquoi dématérialiser les notes de frais ?

Outre l’obligation légale en la matière, dématérialiser ses notes de frais apporte trois avantages principaux à l’entreprise :

Réduire le coût des notes de frais papier

Selon une étude de la Global Travel Association GBTA, le traitement d’une note de frais papier coûte plus 50 euros.

En effet, outre les coûts liés à l’archivage, l’utilisation du papier représente aussi un coût réel pour l’entreprise, sans parler des conséquences sur l’environnement.

La dématérialisation des notes de frais permet de se passer de papier et de réduire le temps de gestion, donc réduire ses coûts.

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Limiter les risques d’erreur

Le traitement manuel des notes de frais est générateur d’erreurs. D’après les résultats de l’étude de la GBTA, une note de frais physique sur cinq comporte des erreurs.

 Ces erreurs peuvent être liées à des :

  • oublis liés à la TVA récupérable ;
  • erreurs de saisie ou de retranscription dans les logiciels internes de l’entreprise ;
  • pertes de justificatifs.

Ces erreurs font perdre davantage d’argent à l’entreprise. La technologie OCR (Reconnaissance optique de caractères) d’un logiciel de traitement des notes de frais évite au salarié de devoir saisir manuellement ses notes de frais.

Il lui suffit de scanner ses justificatifs pour les dématérialiser. Cela évite toute erreur de saisie. Il n’y a plus non plus de pertes de justificatifs car ils sont archivés sur un espace en ligne unique.

Optimiser le traitement des notes de frais

Comme mentionné plus haut, une note de frais prend en moyenne plus de 20 minutes à traiter. Or, avec la dématérialisation, ce temps de traitement est sensiblement réduit.

D’autre part, utiliser un outil de dématérialisation facilite la gestion et le pilotage de la trésorerie de l’entreprise. Cela permet en effet d’optimiser le suivi des dépenses de fonctionnement des salariés et de limiter les risques de fraude. Vous pourrez ainsi optimiser le budget de votre entreprise. 

D’autre part, ce processus permet d’optimiser le partage d’informations entre les différents services. Comme tous les documents sont stockés sur un espace en ligne, tous les services peuvent y avoir accès à tout moment.

Quelles solutions pour dématérialiser les notes de frais ?

Voici deux moyens de dématérialiser les notes de frais :

Les outils et logiciels de gestion des notes de frais

On retrouve de plus en plus d’outils de gestion des notes de frais sur le marché. Vous pouvez aussi bien utiliser des outils spécifiquement dédiés aux notes de frais qu’à des outils de comptabilité généralistes.

Leurs fonctionnalités permettant de :

  • réduire le risque d’erreurs de saisie ;
  • automatiser les processus de validation des notes de frais ;
  • stocker les justificatifs ;
  • extraire les données comptables dans les justificatifs.

Certains outils permettent même de prendre en photo les justificatifs pour les stocker dans l’outil.

Les cartes de paiement pour collaborateur

Les cartes de paiement sont aussi un bon moyen pour dématérialiser la gestion des notes de frais. Attribuées aux salariés de l’entreprise, toutes les dépenses réalisées avec sont enregistrées automatiquement dans le logiciel comptable.

Ainsi, le comptable n’a plus besoin de ressaisir les données pour établir des notes de frais. Ces cartes permettent aussi aux salariés de ne plus avoir à avancer les frais professionnels sur leurs deniers personnels. Les cartes sont déjà créditées par l’entreprise. Cela permet aussi aux entreprises de mieux contrôler les dépenses professionnelles en :

  • fixant un plafond de dépenses pour chaque type de carte ;
  • gérant le budget alloué à chaque collaborateur ;
  • gardant une visibilité en temps réel sur les dépenses de personnel.

Cette solution offre donc à l’entreprise la possibilité de piloter et de gérer de manière optimale les dépenses de chaque salarié.

Alors que la dématérialisation des notes de frais présente de nombreux avantages en termes de coûts, d’efficacité et de conformité, les entreprises peuvent aussi envisager l’externalisation de la saisie des notes de frais.

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