Vos salariés dépensent souvent 5 € en sandwichs, mais la gestion manuelle de la TVA sur ces notes de frais complique la comptabilité. Ces écarts viennent des arrondis entre prix TTC, HT et TVA. Comment gérer efficacement ces petites différences sans erreurs ni perte de temps ? Cet article vous éclaire sur ces mécanismes et vous guide pour une comptabilisation correcte.
Certains prix en hors taxe sont théoriquement impossibles
Quand un commerçant affiche un prix TTC arrondi, par exemple 5,00 €, il calcule le prix hors taxe (HT) en divisant ce prix TTC par 1,1 (pour une TVA à 10 %). Ce calcul donne souvent un nombre avec plus de deux décimales, comme 4,5454 €. Or, on ne peut pas afficher un prix HT avec autant de décimales, donc on arrondit à deux chiffres après la virgule, soit 4,54 € ou 4,55 €. Mais dans les deux cas, lorsque l’on calcule la TVA sur ce prix HT arrondi et que l’on additionne pour retrouver le TTC, on n’obtient jamais exactement 5,00 € : soit un peu moins (4,99 €), soit un peu plus (5,01 €). Cette petite différence d’un centime est normale et résulte des arrondis successifs appliqués au HT, à la TVA et au TTC.
Comment comptabiliser cette facture erronée ?
De nombreux commerçants partent du TTC, divisent par le taux de TVA, puis arrondissent à l’envers. Vous rencontrerez donc fréquemment des factures avec une TVA incorrecte dans les notes de frais. Il existe deux façons de comptabiliser cette facture erronée :
1. La simplicité
Le TTC et la TVA mentionnés sur la facture permettent de déduire le montant HT (TTC – TVA) et d’ignorer l’erreur de calcul. Cependant, cela peut se compliquer si la facture comporte plusieurs taux de TVA sans mention des bases HT, surtout si votre logiciel comptable contrôle la cohérence entre HT et TVA.
2. L’orthodoxie fiscale
Pour reprendre notre exemple à 5 €, avec une TVA de 0,45 €, vous allez comptabiliser :
- une TVA récupérable à 10% à 0,45 € ;
- un montant HT de 4,54 € que vous passez en charge (assujettie à 10 % de TVA récupérable) ;
- le centime restant passe aussi en charge, mais non assujettie à TVA ;
- et la contrepartie sur le compte de tiers du salarié.
Cette répartition en deux lignes avec des codes taxes distincts est appréciée par les logiciels comptables les plus stricts.
Si la TVA indiquée sur la facture est de 0,46 €, vous pouvez la ramener à 0,45 € sans risque de redressement, car cette légère correction est tolérée par le livre des procédures fiscales. Aucun commerçant n’est sanctionné pour ce type d’arrondi. Si ces calculs vous angoissent, sachez que certaines solutions de gestion des notes de frais réalisent automatiquement ce type de régularisation.
Les écarts d’un centime liés aux arrondis entre HT, TVA et TTC sont normaux et tolérés fiscalement. Vous pouvez choisir une comptabilisation simple, conforme à la facture, ou une méthode plus rigoureuse qui ajuste les montants. Pour plus de fiabilité et de gain de temps, les solutions automatisées sont un vrai atout pour sécuriser la gestion des notes de frais.
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