Délai de paiement des notes de frais : règles et conseils organisationnels pour le piloter

Le remboursement des notes de frais par l’employeur suppose de respecter des règles précises, que celles-ci soient internes à l’entreprise ou légales. Cet article se concentre sur le délai de paiement des notes de frais et vous donne les clés pour l’organiser au mieux. Vous éviterez ainsi les litiges avec le salarié et saurez comment réduire les délais.

délai de paiement des notes de frais
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Table des matières

Quel est le délai légal de remboursement pour des notes de frais ?

Nous évoquons ici le délai entre l’envoi par le salarié de sa note de frais et la date du paiement. Évidemment, dans la pratique, le délai total se rallonge si le collaborateur tarde à fournir les justificatifs de ses dépenses afin de se faire rembourser. Nous traitons donc aussi du délai pour établir la note de frais.

Quel est le délai légal de remboursement pour des notes de frais ?

Les textes évoluent. La jurisprudence a clarifié la lecture de la réglementation, en particulier en 2019. Ainsi, la prescription des actions pour obtenir le règlement des frais professionnels s’élève désormais à deux ans. En effet, la Cour de cassation précise dans le pourvoi n° 18-20.208 que les indemnités de transport dépendent du régime des frais professionnels. Aussi, les dépenses professionnelles du salarié ne constituent pas un complément de salaire. 

Ce n’est donc pas la réglementation prévue à l’article L3245-1 du Code du travail avec un délai de trois ans qui s’applique. C’est la prescription de deux ans qui prévaut, comme le dit la jurisprudence, pour les « actions portant sur l’exécution du contrat de travail ».

À quels risques s’expose l’entreprise en cas de retard de paiement au regard du délai de prescription ?

Un salarié qui ne perçoit pas le remboursement de ses frais de déplacement professionnels peut réaliser une prise d’acte. Par cette procédure, le collaborateur constate unilatéralement la rupture du contrat de travail, et aux torts exclusifs de l’employeur. L’autre possibilité consiste à demander une résiliation judiciaire du contrat auprès du conseil des prud’hommes

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Que dit la loi en matière de délai légal de paiement des notes de frais au salarié ?

Le Code du travail ne prévoit aucun délai légal pour le remboursement des dépenses professionnelles engagées par le salarié au travail. L’entreprise doit toutefois respecter un délai convenable afin de ne pas pénaliser le collaborateur.

En général, l’employeur, pour des raisons liées à la comptabilité et aux déclarations de TVA, fixe des règles en matière d’établissement des notes de frais. Elles s’inscrivent dans la politique de frais de l’entreprise. Ainsi, le salarié doit souvent envoyer sa demande de remboursement avec la note et le justificatif de toute dépense, une fois par mois au minimum. La note doit s’établir souvent dans un délai maximum de quelques mois.

De la même manière, le délai classique de paiement des frais s’élève à 30 jours. Pour les sociétés qui gèrent le remboursement des frais dans le logiciel de paie, le règlement intervient à la même date que celui du salaire. C’est le cas pour toutes les notes dont le traitement s’effectue sur la période de paie.

Comment raccourcir les délais de remboursement pour les frais de vos collaborateurs ?

Le délai de paiement des notes de frais reste une préoccupation chez beaucoup de salariés. C’est particulièrement le cas pour les équipes commerciales qui par nature se déplacent souvent pour leur travail. Citons aussi les employés qui engagent ponctuellement un montant élevé de dépenses dans le cadre de leur activité professionnelle.

La mise à disposition de cartes de paiement pour les collaborateurs

Les cartes bancaires pour collaborateurs représentent des solutions qui facilitent la gestion des notes de frais. Elles peuvent résoudre la problématique du remboursement. Ce système de paiement offre de nombreux avantages à l’entreprise comme au salarié. En optant pour des cartes de paiement dites à débit société, l’employé doit transmettre ses justificatifs, mais n’attend aucun remboursement. En effet, c’est le compte de banque de l’entreprise qui est débité des dépenses réalisées.

Le versement au salarié d’avances financières pour ses frais de déplacement

L’entreprise peut faciliter la vie de son salarié et lui octroyer une avance sur frais ponctuelle. Citons le cas d’un déplacement qui prévoit des dépenses élevées. L’employeur peut aussi réaliser une avance permanente, avec la signature d’une reconnaissance de dette. 

C’est une pratique recommandée pour les collaborateurs qui réalisent des voyages d’affaires réguliers. C’est également le cas des salariés équipés d’une carte pour frais professionnels du type Affaires. En effet, dans ce cas, le débit des dépenses s’effectue sur le compte de banque du collaborateur.

Les outils de gestion des dépenses professionnelles et la dématérialisation des notes de frais

Enfin, les applications proposées par des entreprises comme Lucca permettent désormais de fluidifier le processus des dépenses professionnelles réalisées par les salariés. De nombreuses solutions existent :

  • gestion dématérialisée des notes de frais avec un remplissage automatique des informations (montant, type de dépenses, date, etc.) ;
  • envoi de chaque facture ou ticket par une simple photo ;
  • connexion avec les cartes de paiement ;
  • etc.

Les services administratifs paramètrent des règles tant pour dépenser que pour payer. Les salariés réalisent toutes leurs opérations en ligne selon des workflows précis et normés. Le temps que prend le remboursement de la note de frais se raccourcit. Le délai de paiement des notes de frais n’est pas une fatalité. L’optimiser fait partie des bonnes pratiques qui participent à satisfaire les collaborateurs.

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