Le remboursement des notes de frais par l’employeur suppose de respecter des règles précises, que celles-ci soient internes à l’entreprise ou légales. Cet article se concentre sur le délai de paiement des notes de frais et vous donne les clés pour l’organiser au mieux. Vous éviterez ainsi les litiges avec le salarié et saurez comment réduire les délais.
L'article en 1 minute
- Aucun délai légal précis n’est imposé par le Code du travail pour rembourser les notes de frais, mais l’employeur doit agir dans un délai raisonnable.
- Le salarié dispose en principe d’un délai de prescription de deux ans pour réclamer le remboursement de frais professionnels.
- Un retard de remboursement peut entraîner des risques juridiques pour l’entreprise, notamment devant les prud’hommes.
- Les entreprises définissent généralement leurs propres règles dans leur politique de frais : fréquence d’envoi, validation et calendrier de paiement.
- Les cartes de paiement professionnelles, les avances sur frais et les outils de gestion dématérialisés permettent de réduire les délais de traitement.
Allez à l'essentiel
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Quel est le délai légal de remboursement pour des notes de frais ?
Nous évoquons ici le délai entre l’envoi par le salarié de sa note de frais et la date du paiement. Évidemment, dans la pratique, le délai total se rallonge si le collaborateur tarde à fournir les justificatifs de ses dépenses afin de se faire rembourser. Nous traitons donc aussi du délai pour établir la note de frais.
Quel est le délai légal de remboursement pour des notes de frais ?
Les textes évoluent. La jurisprudence a clarifié la lecture de la réglementation, en particulier en 2019. Ainsi, la prescription des actions pour obtenir le règlement des frais professionnels s’élève désormais à deux ans. En effet, la Cour de cassation précise dans le pourvoi n° 18-20.208 que les indemnités de transport dépendent du régime des frais professionnels. Aussi, les dépenses professionnelles du salarié ne constituent pas un complément de salaire.
Ce n’est donc pas la réglementation prévue à l’article L3245-1 du Code du travail avec un délai de trois ans qui s’applique. C’est la prescription de deux ans qui prévaut, comme le dit la jurisprudence, pour les « actions portant sur l’exécution du contrat de travail ».
À quels risques s’expose l’entreprise en cas de retard de paiement au regard du délai de prescription ?
Un salarié qui ne perçoit pas le remboursement de ses frais de déplacement professionnels peut réaliser une prise d’acte. Par cette procédure, le collaborateur constate unilatéralement la rupture du contrat de travail, et aux torts exclusifs de l’employeur. L’autre possibilité consiste à demander une résiliation judiciaire du contrat auprès du conseil des prud’hommes.
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Que dit la loi en matière de délai légal de paiement des notes de frais au salarié ?
Le Code du travail ne prévoit aucun délai légal pour le remboursement des dépenses professionnelles engagées par le salarié au travail. L’entreprise doit toutefois respecter un délai convenable afin de ne pas pénaliser le collaborateur.
En général, l’employeur, pour des raisons liées à la comptabilité et aux déclarations de TVA, fixe des règles en matière d’établissement des notes de frais. Elles s’inscrivent dans la politique de frais de l’entreprise. Ainsi, le salarié doit souvent envoyer sa demande de remboursement avec la note et le justificatif de toute dépense, une fois par mois au minimum. La note doit s’établir souvent dans un délai maximum de quelques mois.
De la même manière, le délai classique de paiement des frais s’élève à 30 jours. Pour les sociétés qui gèrent le remboursement des frais dans le logiciel de paie, le règlement intervient à la même date que celui du salaire. C’est le cas pour toutes les notes dont le traitement s’effectue sur la période de paie.
| Sujet | Ce qu’il faut retenir | Point de vigilance |
|---|---|---|
| Délai légal de remboursement | Aucun délai fixé par la loi | Le remboursement doit rester raisonnable |
| Prescription des frais professionnels | 2 ans selon la jurisprudence | Différent des créances salariales |
| Délai de traitement courant | Souvent 30 jours en pratique | Dépend de la politique interne |
| Notes de frais mensuelles | Fréquence généralement imposée par l’entreprise | Retards possibles si justificatifs incomplets |
| Cartes de paiement professionnelles | Évitent l’avance de frais par le salarié | Nécessitent un suivi des justificatifs |
| Avances sur frais | Réduisent la charge financière du collaborateur | Encadrement RH et comptable recommandé |
| Dématérialisation | Accélère validation et remboursement | Importance des workflows et contrôles |
Comment raccourcir les délais de remboursement pour les frais de vos collaborateurs ?
Le délai de paiement des notes de frais reste une préoccupation chez beaucoup de salariés. C’est particulièrement le cas pour les équipes commerciales qui par nature se déplacent souvent pour leur travail. Citons aussi les employés qui engagent ponctuellement un montant élevé de dépenses dans le cadre de leur activité professionnelle.
La mise à disposition de cartes de paiement pour les collaborateurs
Les cartes bancaires pour collaborateurs représentent des solutions qui facilitent la gestion des notes de frais. Elles peuvent résoudre la problématique du remboursement. Ce système de paiement offre de nombreux avantages à l’entreprise comme au salarié. En optant pour des cartes de paiement professionnelle dites à débit société, l’employé doit transmettre ses justificatifs, mais n’attend aucun remboursement. En effet, c’est le compte de banque de l’entreprise qui est débité des dépenses réalisées.
Le versement au salarié d’avances financières pour ses frais de déplacement
L’entreprise peut faciliter la vie de son salarié et lui octroyer une avance sur frais ponctuelle. Citons le cas d’un déplacement qui prévoit des dépenses élevées. L’employeur peut aussi réaliser une avance permanente, avec la signature d’une reconnaissance de dette.
C’est une pratique recommandée pour les collaborateurs qui réalisent des voyages d’affaires réguliers. C’est également le cas des salariés équipés d’une carte pour frais professionnels du type Affaires. En effet, dans ce cas, le débit des dépenses s’effectue sur le compte de banque du collaborateur.
Les outils de gestion des dépenses professionnelles et la dématérialisation des notes de frais
Enfin, les applications proposées par des entreprises comme Lucca permettent désormais de fluidifier le processus des dépenses professionnelles réalisées par les salariés.
De nombreuses solutions existent :
- gestion dématérialisée des notes de frais avec un remplissage automatique des informations (montant, type de dépenses, date, etc.) ;
- envoi de chaque facture ou ticket par une simple photo ;
- connexion avec les cartes de paiement ;
- etc…
Les services administratifs paramètrent des règles tant pour dépenser que pour payer. Les salariés réalisent toutes leurs opérations en ligne selon des workflows précis et normés. Le temps que prend le remboursement de la note de frais se raccourcit. Le délai de paiement des notes de frais n’est pas une fatalité. L’optimiser fait partie des bonnes pratiques qui participent à satisfaire les collaborateurs.
Avec Lucca Notes de frais, vous reprenez le contrôle sur vos dépenses professionnelles :
- paramétrez vos règles de gestion et maitrisez le montant de vos frais ;
- libérez-vous de la collecte des justificatifs papiers ;
- automatisez les opérations comptables et administratives.
FAQ sur le délai de paiement des notes de frais
Existe-t-il un délai légal maximum pour rembourser une note de frais ?
Non. Le Code du travail ne fixe aucun délai précis, mais l’employeur doit rembourser les dépenses professionnelles dans un délai raisonnable.
Quel est le risque principal en cas de retard de remboursement ?
Le salarié peut engager une action devant les prud’hommes ou demander la résiliation judiciaire du contrat si les retards sont importants et répétés.
Pourquoi certaines entreprises remboursent-elles uniquement à la date de paie ?
De nombreuses sociétés intègrent les notes de frais dans le processus de paie afin de simplifier le traitement comptable et administratif.
Comment réduire les délais de remboursement ?
La mise en place d’outils dématérialisés, de cartes de paiement professionnelles et de workflows automatisés permet généralement d’accélérer le traitement.