Vous vous interrogez sur le fait de faciliter les dépenses professionnelles de vos salariés ? Vous recherchez des solutions de paiement sécurisées et transparentes pour l’entreprise afin de simplifier le remboursement de vos notes de frais ? Découvrez les avantages de la carte bancaire pour vos collaborateurs. Prenez aussi connaissance de nos conseils pour une mise en place optimale de ces cartes.
Vous vous interrogez sur le fait de faciliter les dépenses professionnelles de vos salariés ? Vous recherchez des solutions de paiement sécurisées et transparentes pour l’entreprise afin de simplifier le remboursement de vos notes de frais ? Découvrez les avantages de la carte bancaire pour vos collaborateurs. Prenez aussi connaissance de nos conseils pour une mise en place optimale de ces cartes.
1 - Les avantages d’une carte bancaire pour un collaborateur en entreprise
Le paiement par carte professionnelle peut prendre de nombreuses formes. En fonction du type de carte bancaire d’entreprise que vous adoptez, les avantages peuvent varier.
Rappel des grands types de cartes bancaires professionnelles
De nombreuses solutions s’offrent aux entreprises en matière de carte de paiement. Citons les cartes de débit (immédiat) ou de crédit (débit différé), les cartes physiques ou virtuelles, ainsi que les cartes récurrentes ou à usage unique. Mais, la plus grande différence de fonctionnement entre les cartes professionnelles de paiement concerne le compte de banque en support de la carte :
- Les cartes à débit société sont directement adossées au compte bancaire de l’entreprise. Les termes de carte Corporate ou carte Business se rencontrent également.
Les cartes à débit salarié ou cartes Affaires servent aux dépenses professionnelles, mais le prélèvement s’effectue sur un compte bancaire du collaborateur.
Carte bancaire d’entreprise : aucun impact sur la trésorerie du salarié lors des déplacements professionnels
C’est souvent le premier atout des cartes bancaires professionnelles Avec une carte à débit société, le salarié n’avance pas d’argent pour des dépenses engagées dans le cadre de son travail. Il ne subit donc pas le délai de paiement classique des notes de frais.
Généralement, dans le cas d’une carte Affaires, le salarié ne subit pas non plus d’impact sur sa trésorerie. Pourquoi ? Beaucoup d’entreprises préfèrent ce type de carte, car il oblige l’employé à communiquer rapidement ses justificatifs pour se faire rembourser. Toutefois, pour éviter des soucis de trésorerie, l’employeur négocie généralement un différé sur la carte octroyée au salarié. Ainsi, il obtient le remboursement de sa note de frais avant le débit des dépenses sur son compte de banque.
La société peut également accorder une avance professionnelle permanente. Ainsi, leur compte bancaire adossé à la carte est approvisionné avant les dépenses professionnelles du mois.
Des dépenses facilitées par une bonne connaissance des règles de l’entreprise
Les salariés qui disposent d’une carte bancaire d’entreprise doivent respecter des règles précises pour réaliser leurs dépenses. L’existence d’une telle politique de frais, écrite, communiquée et régulièrement actualisée, les aide à savoir ce qu’ils peuvent acheter ou pas. C’est une source de sérénité pour les déplacements professionnels comme pour les achats en ligne. Le collaborateur ne risque pas de se retrouver sans ressources à l’autre bout du monde. Certaines cartes comportent également des assurances. Ce sont des services appréciables lors de déplacements à l’étranger notamment.
La carte bancaire pour collaborateur, une aide pour les achats professionnels et leur validation
Pour les salariés qui effectuent régulièrement des achats en ligne, l’octroi d’une carte de paiement, même virtuelle et à usage unique, simplifie le processus. Ils ne doivent plus emprunter la carte Corporate du dirigeant ou des quelques personnes équipées dans l’entreprise. Tout le monde gagne du temps. Ces cartes de paiement s’accompagnent généralement d’applications en ligne afin de gérer les commandes fournisseurs, les validations, etc. sur la base de workflows sécurisés et clairs.
Des notes de frais simplifiées par l’association de la carte de paiement à une application digitale
le fait d’octroyer une carte bancaire à un collaborateur ne dispense pas de réaliser des notes de frais ou de remonter les justificatifs de ses achats. En effet, la comptabilité doit absolument pouvoir rapprocher les paiements effectués avec les factures ou tickets. Ces pièces constituent une obligation, tant pour déduire la charge que pour récupérer la TVA afférente à la dépense.
Lorsque l’entreprise adopte la carte à débit salarié, la note de frais persiste, et le remboursement des frais de déplacement professionnel également. En choisissant une solution qui associe carte de paiement et transmission des justificatifs, l’employeur simplifie la vie du collaborateur. Tout s’effectue en ligne, notamment l’envoi et l’analyse de chaque justificatif de dépense, grâce à la prise d’une photo par un smartphone.
Frais professionnels : le guide des cartes de paiement intégrés à une solution de gestion des dépenses
2 - Comment organiser la gestion des cartes des collaborateurs en lien avec sa politique de frais ?
Pour tirer le meilleur profit de cartes bancaires professionnelles, prenez le temps de structurer à la fois votre réflexion et votre communication. Rédigez vos procédures. Enfin, équipez-vous des outils adéquats pour piloter les frais et les valider ainsi que pour réaliser le rapprochement comptable des dépenses et des paiements.
Choisir les cartes de paiement en fonction des besoins des collaborateurs pour leurs dépenses professionnelles
Pour exploiter au mieux les cartes bancaires d’entreprise, analysez vos besoins en détail et par catégorie d’employés. L’offre de cartes apporte aujourd’hui de nombreuses fonctionnalités aux équipes comme aux services administratifs et financiers. Chacune correspond à un besoin spécifique de dépenses professionnelles. Par exemple, la carte virtuelle semble une solution peu adaptée pour des paiements de frais dans les équipes commerciales qui réalisent de multiples trajets en voiture. Ces derniers préfèrent une carte Corporate ou Affaires.
Inclure l’usage des cartes de paiement par les collaborateurs dans la politique de frais de l’entreprise
Pour optimiser le déploiement des cartes bancaires professionnelles dans votre société, soignez la rédaction et la diffusion de votre politique de frais auprès des employés concernés. Intégrez-y un chapitre complet relatif au paiement et à la gestion des dépenses. Annexez une copie des workflows à utiliser pour chaque type de carte de crédit d’entreprise, Business ou Affaires.
Nous vous recommandons notamment de :
- Spécifier les natures de dépenses autorisées par carte d’entreprise ainsi que les plafonds ou limites par catégorie de frais, profil de salarié, zone géographique, etc.
- Préciser les règles de justification des dépenses réalisées. Expliquez à chaque équipe comment faire parvenir les tickets ou factures d’achat avec ou sans notes de frais, selon les types de cartes bancaires professionnelles fournies.
- Spécifier les assurances éventuelles incluses dans la carte, les cas d’usage et les modalités pour déclarer un sinistre.
- Prévoir la procédure en cas de perte ou de vol du moyen de paiement fourni par l’entreprise.
- Mentionner les éventuels plafonds de dépenses périodiques.
- Expliquer les règles éventuelles de retrait d’espèces et leur contrôle (suite à donner pour ces dépenses et gestion du reliquat d’argent).
Suivre les dépenses et adopter un outil pour piloter ses notes de frais
Enfin, étudiez en parallèle du déploiement des cartes bancaires auprès de vos collaborateurs, la mise en place d’une application pour gérer les dépenses professionnelles. Vous disposez ainsi d’une solution dématérialisée pour le pilotage complet et optimisé des dépenses de votre entreprise Cela vous offrira une bonne maîtrise des achats réalisés en ligne ou en physiques par vos salariés.. Vous pourrez également suivre les budgets et leur consommation. Vous simplifiez votre gestion de la comptabilité et le rapprochement bancaire.
La carte bancaire d’entreprise apporte souplesse, sérénité, autonomie et confort financier à vos collaborateurs. Profitez de la digitalisation des flux pour associer ce moyen de paiement à la gestion de vos notes de frais et justificatifs d’achat.
Optimisez la gestion de vos notes de frais
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