Comment contrôler les notes de frais et éviter les redressements de l’URSSAF ?

L’administration fiscale surveille de très près la gestion des frais professionnels. Les fraudes aux notes de frais font partie des points contrôlés par l’URSSAF avec le travail dissimulé et l’abus sur les avantages en nature.

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L’administration fiscale surveille de très près la gestion des frais professionnels. Les fraudes aux notes de frais font partie des points contrôlés par l’URSSAF avec le travail dissimulé et l’abus sur les avantages en nature.

Table des matières

Pourquoi contrôler les notes de frais en entreprise ?

Garantir l'utilisation appropriée des fonds de l'entreprise

Le remboursement des frais professionnels des salariés est à la charge de l’entreprise. Les notes de frais sont enregistrées comptablement comme dépenses. Elles représentent des charges, qui sont déduites du chiffre d’affaires pour calculer le résultat net.

Tout remboursement abusif sur des dépenses qui n’ont pas réellement engagées vient diminuer les bénéfices de l’entreprise. Ce qui impacte directement la trésorerie et les capacités d’investissement de l’organisation.

Assurer la conformité aux politiques de l'entreprise

Toute entreprise définit sa propre politique de gestion des notes frais dans son entreprise. Cette charte ou note de service interne explique la procédure de prise en charge et de remboursement des frais professionnels.

Elle définit notamment les :

  • frais remboursables par nature et par catégorie de salariés ;
  • barèmes, les plafonds de remboursement ;
  • justificatifs attendus ;
  • modalités de remboursement ; 
  • mentions obligatoires sur la note de frais ; 
  • délais de demande de remboursement.

La politique interne s’applique à tous les salariés, ainsi qu’aux notes de frais du gérant et/ou dirigeant. Le respect de la note interne par tous garantit la transparence financière et l’équité de traitement.

Prévenir les erreurs et les fraudes

Le contrôle des notes de frais en interne permet de prévenir les erreurs involontaires et d’empêcher les remboursements abusifs, qui en cas de contrôle de l’URSSAF, pourraient être assimilés à des fraudes.

Les erreurs et notes de frais abusives peuvent faire l’objet d’un redressement fiscal de l’Urssaf, et engendrer des pénalités qui déstabiliseraient la santé financière de l’entreprise.

Enfin, une mauvaise gestion des notes de frais compromet la crédibilité de l’entreprise, auprès de ses partenaires externes. Sur le plan interne, cela peut créer des incompréhensions quant aux politiques de l’entreprise et des tensions au sein de l’équipe.

Comment contrôler les notes de frais ?

En amont : communiquer la politique de frais aux salariés

Après avoir formalisé sa politique de remboursement des frais professionnels, il est important pour l’entreprise de s’assurer qu’elle soit connue et comprise de tous. Quelle que soit la complexité

La première étape est donc d’informer tout nouveau collaborateur en transmettant la note de service dans le kit d’intégration.

Ensuite, il faut veiller à ce que tous les salariés y aient accès facilement via un serveur interne ou un affichage public.

Enfin, n’hésitez pas à faire des piqûres de rappel de temps en temps en réunion d’équipe ou dans le cadre d’un mail collectif.

Mettre en place un cadre de contrôle interne

La gestion des frais professionnels doit faire l’objet d’une procédure stricte de remboursement.

D’une part, un document doit établir les conditions et modalités de remboursement des notes de frais. D’autre part, la gestion des notes de frais doit suivre un processus strict incluant le contrôle, le traitement et le paiement. 

Par exemple, la gestion des notes de frais peut être confiée à une même personne (ou plusieurs mêmes personnes selon la taille de votre entité) au sein du service Comptabilité ou RH. 

Leur rôle sera de vérifier la conformité des notes de frais, avant tout traitement : note de frais comprenant toutes les mentions obligatoires, présence des justificatifs, vérification des dépenses remboursables, etc.

La gestion manuelle des notes de frais reste sujette aux oublis et aux erreurs, qu’elles soient volontaires ou non. C’est pourquoi l’automatisation et la digitalisation du traitement des frais professionnels constituent la meilleure solution pour prévenir tout risque d’erreurs et de fraudes.

Comment automatiser le contrôle des notes de frais ?

Des logiciels existent pour faciliter la gestion de vos notes de frais, notamment des logiciels RH avec des modules spécifiques. Pour la plupart d’entre eux, ils sont entièrement paramétrables et intègrent les politiques internes de frais professionnels définies par les entreprises. Ainsi aucune note de frais qui ne serait pas conforme aux directives de l’entreprise ne peut être enregistrée. 

Les collaborateurs comme le dirigeant réalisent leur note de frais directement sur le logiciel. Comme tout est automatique, les erreurs de saisie sont limitées. Si une dépense n’entre pas dans le cadre des frais remboursables, son remboursement ne pourra pas être demandé. De même, le logiciel plafonne toutes les dépenses aux montants maximums de l’entreprise. Une fois la note de frais établie, le collaborateur peut la valider et la transmettre directement à son responsable hiérarchique. Celui-ci n’a qu’à appuyer sur un bouton pour la valider à son tour et l’envoyer au service compétent pour qu’elle soit traitée et remboursée.

L’automatisation du processus est un gain de temps pour tous. Le recours à la dématérialisation facilite à la fois la transmission mais également le traitement des notes de frais. Et évite les pertes de justificatifs qui sont enregistrés directement dans le logiciel, rattachés automatiquement à la bonne note de frais. 

La digitalisation améliore la traçabilité, la lisibilité, tout en assurant une conservation plus longue de vos notes de frais, archivées de manière dématérialisée. Cela permet de gagner en temps, en charge mentale, et, évidemment, en espace dans les bureaux ! Enfin, l’archivage à valeur probante, rendu possible grâce à un logiciel adapté, permet de conserver les documents (notes de frais + justificatifs) durant le délai légal requis par l’administration.

Que faire en cas de contrôle de l’URSSAF ?

Démontrer votre conformité

Être en capacité de justifier les dépenses

Chaque note de frais doit être accompagnée des justificatifs correspondants, ou être rejetée par l’entreprise. En l’absence de preuve de paiement de la part du salarié, les remboursements effectués peuvent être requalifiés comme avantages en nature.

Ne pas dépasser les exonérations de charges sociales

Les remboursements de frais peuvent intervenir soit au réel soit au forfait. Les remboursements au réel sont totalement exonérés de charges sociales. Dans le cadre des remboursements au forfait, ils ne peuvent pas dépasser les plafonds de l’Urssaf. S’il les dépasse, les sommes supplémentaires sont soumises aux cotisations sociales.

Ne pas se fier aux barèmes en vigueur

Le non-respect de ces différents barèmes entraîne des sanctions financières. Cela concerne essentiellement les frais kilométriques qui font l’objet d’une indemnisation au forfait.

En effet, lorsqu’un salarié utilise son véhicule personnel pour effectuer des trajets professionnels, l’employeur doit procéder au remboursement sur la base d’un barème établi par l’Urssaf.

Avoir des dépenses professionnelles justifiables

Des dépenses déraisonnables, comme des restaurants ou hôtels de luxe, ou la répétition de frais, comme plusieurs repas d’affaires ou invitations sur une courte période, peuvent être assimilées à un avantage en nature dissimulé.

Les risques en cas de contrôle de l’URSSAF

Avoir une comptabilité à jour, respecter toutes les règles administratives, et être honnête dans ses déclarations vous assurent de rester en conformité auprès de l’URSSAF.

Néanmoins, nous ne sommes jamais à l’abri d’une erreur humaine involontaire. Si lors d’un contrôle, l’URSSAF se rend compte que vous n’êtes pas en règle, elle peut appliquer différentes sanctions… 

  • Des sanctions civiles : vous devez payer les cotisations dues, qui seront majorées avec des pénalités de retard.
  • Des sanctions pénales : souvent une amende, en plus des cotisations dues.

Si une récidive a lieu dans un délai de 3 ans, elle peut être punie de 2 ans de prison et une amende de 3 750€.

Pour aller plus loin, découvrez comment optimiser la gestion de vos notes de frais

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