Modèle de note de frais : peut-on faire confiance aux modèles gratuits ?

On trouve de nombreux modèles de note de frais bien conçus et faciles à utiliser sur Internet. D’ailleurs, vous trouverez le nôtre juste en dessous, n’hésitez pas à le télécharger. 

La vraie question n’est donc pas de savoir si l’on peut trouver des modèles de notes de frais gratuits, mais plutôt de se demander si c’est la meilleure solution pour gérer efficacement les notes de frais de votre entreprise.

personne qui remplit un modèle de note de frais gratuit
Temps de lecture : 10 minutes
Sommaire de l'article

Le modèle de note de frais : pour qui et pour quoi ?

Votre entreprise compte une vingtaine de salariés dont 5 sont autorisés à faire des notes de frais ? Le modèle de note de frais est un document qui facilitera la tâche à vos collaborateurs, au service comptabilité ou aux dirigeants de l’entreprise.

À qui s’adresse la note de frais ?

C’est sur la base de ce document que l’entreprise remboursera les dépenses de ses collaborateurs, il est donc essentiel que celui-ci soit clair et complet

En théorie, toutes les entreprises sont susceptibles d’être intéressées par un modèle de note de frais :

  • Les entreprises qui remboursent les frais professionnels au réel : la collecte et l’archivage des dépenses et de leurs justificatifs sont particulièrement stratégiques.
  • Les entreprises qui appliquent un remboursement forfaitaire : elles doivent elles aussi pouvoir être en mesure de produire des justificatifs en cas de contrôle par l’administration fiscale, notamment lorsque l’allocation forfaitaire versée dépasse les plafonds réglementaires fixés par l’Urssaf.

S’appuyer sur un document normalisé, utilisé par l’ensemble des salariés, permet ainsi de faciliter la saisie comptable.

Que peut-on intégrer au juste dans une note de frais ?

Toutes les dépenses professionnelles engagées par les salariés ne sont pas nécessairement remboursables par l’employeur. Ainsi, seules certaines peuvent être intégrées dans une note de frais. Pour cela, trois conditions doivent être réunies : les frais engagés doivent avoir un caractère professionnel, être proportionnés et s’appuyer sur un justificatif.

Parmi les frais professionnels intégrables dans une note de frais, on peut citer principalement :

  • des frais de déplacement professionnel : train, avion, parking, péages, etc. ;
  • des frais kilométriques : carburant, dépréciation du véhicule, entretien et assurance ;
  • des frais d’hébergement : hôtel, location, etc. ;
  • des frais de repas ;
  • des frais de télétravail ;
  • des frais de téléphonie.

Nous avons également concocté un modèle spécifique aux frais kilométriques disponible au téléchargement pour les intéressés.

Comment remplir un modèle de note de frais ?

Trouver un modèle de note de frais 100 % valide au niveau légal peut déjà être un challenge en soi, mais le suivant sera d’y inclure, sans erreur, toutes les informations indispensables à sa conformité.

Pour être sûr d’être dans les clous et faciliter le traitement comptable qui s’ensuivra, il faudra bien préciser :

  • l’identité du salarié ;
  • l’identité de son responsable hiérarchique ou de la personne en charge de valider la note de frais ;
  • le nom et l’adresse de l’entreprise ;
  • le type de dépense et ses montants (HT, TTC et TVA) ;
  • la date de la dépense et la date de demande de remboursement ;
  • les signatures du collaborateur, de son responsable hiérarchique, ainsi que du service comptabilité.

Deuxième niveau de challenge : la chasse aux justificatifs, qui étaieront la réalité des dépenses (factures, tickets de caisse, etc.) :

  • Pour certains types de dépenses, des précisions supplémentaires seront nécessaires : motif de l’invitation et noms des invités pour des repas d’affaires par exemple.
  • Notre template de note de frais l’a prévu : il suffit de remplir le champ « Commentaires » pour toutes les informations complémentaires devant éventuellement être incluses.

Pour réellement éprouver un modèle de note de frais, il faudra le confronter à la réalité du terrain. Autrement dit, s’assurer que les personnes qui l’utilisent respectent la politique de frais en vigueur et le remplissent de manière exhaustive (pour récupérer la TVA par exemple).  Sans compter que les dépenses doivent être imputées sur les bons axes analytiques et que les managers aient préalablement effectué une étape de contrôle.

Utiliser un modèle de note de frais PDF, Word ou Excel : plutôt une solution ponctuelle

Il n’existe pas de format particulier prévu par la loi pour l’établissement d’une note de frais. 

Chaque entreprise est donc libre d’adopter la solution qui lui convient le mieux : tableau Excel, modèle spécifique pour les frais de restaurant, logiciel ou application, etc.

S’il est vrai qu’utiliser un modèle de note de frais en téléchargement libre présente l’avantage d’être gratuit, cette option comporte également certaines limites :

  • Complexité de centralisation de l’ensemble des notes de frais : dans une petite structure passe encore, mais plus il y a de collaborateurs, plus les notes de frais manuelles deviendront un véritable casse-tête à gérer.
  • Investissement conséquent pour obtenir et archiver les justificatifs de tous les salariés.
  • La note de frais manuelle est la porte ouverte aux erreurs de saisie d’une part, mais aussi au risque d’utiliser un modèle qui finit par être obsolète dans le temps, puisque les législations évoluent constamment.

Dans les faits, s’en remettre totalement à un modèle de note de frais Excel est loin d’être une solution fiable.

La solution à toutes épreuves : l’automatisation

Certes, nous sommes partisans sur le sujet, mais nous en sommes profondément convaincus : s’équiper d’un logiciel pour la gestion des notes de frais ne présente que des bénéfices.

C’est un gain de temps :

  • À la fois pour les collaborateurs : le remboursement de leurs notes de frais est accéléré, la collecte de leurs justificatifs est automatisée.
  • Pour leurs managers : le suivi global au niveau des équipes et le suivi individuel des collaborateurs sont simplifiés.
  • Mais aussi pour le service administratif : le rapprochement des justificatifs est plus simple. Les contrôles de plafond, de TVA, etc. sont automatisés.

Une solution automatisée pour la gestion des notes de frais, ça permet quoi concrètement ?

  • Une création automatique des dépenses : via smartphone ou ordinateur, vos collaborateurs saisissent leurs frais et le logiciel lit et extrait automatiquement le contenu des justificatifs pour traiter la dépense. Simple. Efficace.
  • Un workflow d’approbation simple : la note de frais suit son processus d’approbation qui permet d’en valider la légitimité avant de finir au service comptabilité pour son passage en écriture.
  • Un archivage à valeur probante : dès que la note de frais est approuvée, l’archivage PDF sera automatiquement effectué, en conformité avec les contraintes légales en la matière.
  • Un export comptable intégré : les charges des notes de frais sont directement imputées dans le plan comptable général, en tenant compte notamment de la récupération de la TVA.

Sur les solutions de gestion des notes de frais les plus abouties, il est même possible d’optimiser sa politique de frais en établissant des seuils d’alerte, des plafonds de remboursement ou des forfaits, qui pourront s’appliquer à chaque dépense, ou se cumuler sur une période par exemple.

L’utilisation d’un modèle de note de frais Word, Excel ou PDF gratuit présente de trop nombreuses limites et n’est donc envisageable que pour les toutes petites entreprises, ou de manière très ponctuelle. Pour gagner en sérénité et en temps, la meilleure option est de passer par une solution automatique.

Articles similaires

Logiciel de notes de frais gratuit : bien choisir son outil de gestion des frais professionnels

Notes de frais et auto-entrepreneur : comment gérer les frais professionnels des freelances ?

Comptabilisation des notes de frais : mode d’emploi

Remboursement des notes de frais : le guide pour tout comprendre