Remboursement des notes de frais : le guide pour tout comprendre

Une note de frais permet de répertorier une dépense engagée personnellement par un salarié, dans le cadre d’une mission professionnelle : repas, chambre d’hôtel, frais de transport, de télétravail, etc.

L’objectif d’une note de frais est de déclarer officiellement ces dépenses à son employeur, en vue de leur remboursement par l’entreprise. Quelles sont les règles à respecter en matière de remboursement des notes de frais ? On fait le tour de toutes les informations essentielles à connaître.

remboursement des notes de frais
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Table des matières

Frais professionnels avancés par le salarié : le remboursement est-il systématique ?

L’entreprise est-elle dans l’obligation de rembourser les notes de frais ?

Pour pouvoir être remboursées par l’entreprise, les dépenses d’une note de frais doivent obligatoirement répondre à 3 conditions :

  • Avoir un caractère professionnel : les frais engagés doivent l’avoir été dans le cadre de l’activité du salarié, et servir l’intérêt de l’entreprise.
  • Être proportionnées : le montant dépensé doit rester raisonnable.
  • Être justifiées : le salarié doit fournir un justificatif dans lequel la nature de la dépense, ainsi que son montant, sont détaillés (facture, ticket de caisse, etc.). 

Si la note de frais ne répond pas à l’une de ces trois conditions, l’employeur peut refuser le remboursement des frais professionnels. Par ailleurs, les politiques internes propres à chaque entreprise peuvent prévoir des conditions complémentaires, par exemple un montant maximum à ne pas dépasser pour chaque type de frais.

Quels sont les frais professionnels remboursables par l’entreprise ?

Parmi les dépenses considérées comme des frais professionnels, on retrouve principalement :

  • les indemnités de déplacement,
  • les dépenses de logement ; 
  • les frais de déménagement ; 
  • les frais liés à l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication ; 
  • et les dépenses liées au télétravail.

Ce qui peut rentrer dans la notion de frais professionnels dépend des secteurs d’activité et des entreprises. On peut ainsi citer par exemple les dépenses d’entretien des vêtements de travail pour certains salariés.

Concentrons-nous sur les dépenses professionnelles communes à la plupart des professions.

Les dépenses de repas

Un certain formalisme doit être respecté pour qu’un salarié soit remboursé de ses frais de repas par son employeur :

  • La note du restaurant donné comme justificatif doit préciser le montant dépensé, la date du repas, ainsi que le nom de l’établissement.
  • Dans le cas d’un repas d’affaires, le justificatif doit également préciser les noms, les postes et employeurs de toutes les personnes présentes.

À noter : si un salarié fait plus d’un repas d’affaires par semaine, ses dépenses de repas ne sont plus considérées comme des frais professionnels, mais comme des avantages en nature. 

Les frais d’hébergement

Pour que les dépenses d’hébergement dans le cadre d’un déplacement professionnel soient remboursées par l’entreprise :

  • Le lieu du déplacement doit se trouver à plus de 50 kilomètres du domicile du salarié.
  • Le temps de trajet en transports en commun pour se rendre sur le lieu du déplacement doit être supérieur à 1h30.
  • Le justificatif fourni par le salarié doit comporter : le nombre de nuits passées dans le lieu d’hébergement, le détail des frais facturés pour la chambre, ainsi que la preuve que le solde a bien été réglé.

Les indemnités kilométriques

Si un salarié utilise son véhicule personnel pour réaliser des déplacements professionnels, il peut avoir droit à des indemnités kilométriques de la part de son entreprise, qui couvrent ses frais de carburant, le coût de l’entretien et de l’assurance du véhicule, ainsi que sa dépréciation.

La note de frais doit inclure : 

  • la raison précise du déplacement ;
  • le lieu de la mission ;
  • le nombre de kilomètres roulés ;
  • la puissance fiscale du véhicule ;
  • éventuellement le montant des péages sur autoroute.

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Quelles sont les modalités de remboursement des notes de frais ?

Sauf exception, les entreprises peuvent choisir la méthode de remboursement des notes de frais de ses salariés : soit au réel, soit sur une base forfaitaire.

Remboursement de notes de frais forfaitaires

Si l’entreprise choisit de rembourser les frais professionnels de ses salariés au forfait, une indemnité forfaitaire sera versée aux salariés, en fonction du type de dépense engagé. Si les salariés dépensent plus que ce montant, la différence restera donc à leur charge.

L’entreprise peut fixer ces forfaits librement mais, au-delà d’un certain plafond fixé par l’Urssaf, elle devra payer des cotisations sociales sur l’excédent. Dans la majorité des cas, le forfait choisi par l’entreprise correspond au plafond de l’Urssaf.

Ainsi, au 1er janvier 2024 :

  • Pour un repas pris dans le cadre d’un déplacement professionnel, le plafond retenu par l’Urssaf est de 20,70 € pour un repas au restaurant, et 10,10 € le cas échéant.
  • Si le salarié est contraint de prendre son repas sur son lieu de travail à cause d’un travail de nuit ou en horaire décalé par exemple, le plafond de l’Urssaf est alors fixé à 7,30 €.
  • Pour un déplacement professionnel dont la durée ne dépasse pas 3 mois, les plafonds fixés par l’Urssaf sont de : 74,30 € pour la nuit et le petit déjeuner en région parisienne, et 55,10 € dans les autres régions.

A noter : le contrat de travail des salariés doit préciser si le remboursement de ses frais professionnels se fait au réel ou au forfait.

Remboursement des notes de frais au réel

Dans ce cas, l’entreprise rembourse le montant exact des frais dépensés par ses salariés, en s’appuyant sur les justificatifs transmis.

Certains frais doivent obligatoirement être remboursés au réel, comme :

  • les frais liés au télétravail ;
  • les dépenses liées à un déménagement pour cause de mobilité professionnelle ;
  • les dépenses engagées par les salariés détachés à l’étranger, ou envoyés dans les départements & régions d’Outre-Mer ;
  • les frais générés par l’utilisation des nouvelles technologies de l’informatique et de la communication.

Bon à savoir : si le remboursement des frais professionnels se fait au réel, le formalisme des notes de frais est encore plus important. Consultez notre article sur les modèles de notes de frais pour être sûr d’utiliser un document complet qui respecte les normes en vigueur.

Régime fiscal et social des remboursements de notes de frais

Fiscalité des remboursements

L’entreprise peut déduire les frais professionnels remboursés à ses salariés de son résultat imposable, quelle que soit l’option de remboursement choisie : forfaitaire ou réel.

De même, les sommes touchées par le salarié pour rembourser ses dépenses professionnelles ne sont pas imposables. Ces remboursements ne sont pas considérés comme un revenu, qu’ils soient versés au réel ou sur une base forfaitaire.

Ceci étant dit, si l’entreprise rembourse une somme forfaitaire allant au-delà des plafonds prévus par l’Urssaf, le salarié a l’obligation de préciser cet excédent dans sa déclaration annuelle de revenus.

Régime social des notes de frais

Le régime social des notes de frais dépend de leur traitement par l’entreprise :

  • Pour des remboursements de notes de frais au réel : l’entreprise est exonérée de cotisations sociales tant que les dépenses sont bien professionnelles, et s’appuient sur des justificatifs fiables.
  • Pour des remboursements forfaitaires des notes de frais : tant que les sommes remboursées ne dépassent pas les plafonds fixés par l’Urssaf, les notes de frais sont également exonérées de cotisations sociales. Dans le cas contraire, ces remboursements sont considérés comme des avantages en nature, et donc soumis aux cotisations sociales.

Comment établir un processus de remboursement des notes de frais qui fonctionne ?

Nous l’avons vu, toutes les dépenses réalisées par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle ne sont pas forcément prises en charge par l’entreprise.

Il est donc du ressort de chaque entreprise d’élaborer sa propre politique de remboursement des notes de frais, qui s’adapte parfaitement aux spécificités de son activité et de son secteur. On doit notamment pouvoir y trouver les informations suivantes :

  • le détail des types de dépenses pouvant aboutir à un remboursement ;
  • les conditions incontournables au remboursement des dépenses, selon leur type et les catégories de salariés ;
  • les informations obligatoires que doivent inclure les notes de frais pour être validées ;
  • les montants maximaux de prise en charge des dépenses, dans le cas où celles-ci seraient traitées au forfait et non au réel ;
  • les modalités de remboursement, notamment en termes de délai, etc.

Une fois la politique de remboursement clairement posée, il est essentiel de communiquer largement les règles aux collaborateurs. Toutes les personnes concernées doivent savoir comment s’établit une note de frais, à qui l’envoyer, quels justificatifs fournir selon les dépenses engagées, dans quel délai envoyer leurs notes de frais et leurs justificatifs éventuels, etc.

Pour garantir la bonne gestion de ces coûts pour l’entreprise, ainsi que la conformité au cadre légal mis en place par l’administration fiscale, il est également important de mettre en place un processus solide de vérification des notes de frais.

Pour simplifier la tâche à tous (les salariés qui émettent des notes de frais, ainsi que les équipes en charge de les contrôler et de les traiter en comptabilité), il existe des logiciels et des applications dédiés.

Opter pour une solution dématérialisée pour la gestion des notes de frais de l’entreprise permet de :

  • ne plus faire la course aux justificatifs : les salariés peuvent les inclure très facilement avec leur note de frais, par exemple avec une simple photo.
  • centraliser toutes les informations au même endroit et donc de gagner du temps dans leur traitement.
  • raccourcir le circuit de validation des notes de frai et de réduire les possibilités d’erreur de traitements : le traitement est plus fluide, les intermédiaires moins nombreux et le risque de perte de documents papiers supprimé.

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