Dans le cadre du remboursement forfaitaire des notes de frais, l’entreprise verse une indemnité fixe au salarié sans exiger systématiquement la présentation de justificatifs détaillés pour chaque dépense. Cependant, en cas de contrôle (notamment de l’Urssaf), il est impératif de pouvoir justifier la réalité et le caractère professionnel des frais remboursés forfaitairement. Ce guide répond aux questions clés sur la nature des justificatifs à conserver, leur application selon les types de salariés, le calcul des indemnités forfaitaires, et les bonnes pratiques pour choisir entre frais réels et forfaitaires.
Quelle est la différence entre les frais réels et forfaitaires ?
Un salarié peut être amené à engager des dépenses dans le cadre d’une mission professionnelle. Ces frais sont généralement encadrés dans une politique de dépenses et peuvent par exemple correspondre à des repas pris lors de déplacements professionnels, ou encore des frais de transports.
Deux options s’offrent aux employeurs pour procéder au remboursement du salarié :
- au réel : le salarié est remboursé du montant exact des dépenses engagées, sur présentation de justificatifs (factures, tickets, notes de frais). Ces justificatifs sont indispensables pour prouver la réalité des frais ;
- au forfait : l’entreprise verse une indemnité fixe, sans obligation de fournir des justificatifs pour chaque dépense. Toutefois, en cas de contrôle, il faut pouvoir démontrer la réalité de la mission professionnelle et le contexte justifiant le forfait. Les justificatifs ne concernent donc pas la dépense elle-même, mais la preuve du déplacement ou de la mission.
Les allocations forfaitaires concernent-elles tous types de salariés ?
Les allocations forfaitaires s’appliquent uniquement aux salariés. Les dirigeants d’entreprise ne peuvent prétendre qu’à des remboursements au réel, avec justificatifs. Le recours au forfait doit être prévu par une clause contractuelle, un accord de branche ou une convention collective. En cas de contrôle, les justificatifs doivent prouver que le salarié était bien en mission professionnelle, quel que soit son statut.
Comment calculer le montant d’une indemnité forfaitaire ?
Le montant est généralement basé sur les plafonds fixés par l’Urssaf, qui varient selon la nature des frais (repas, hébergement, transport).
Exemple 2025 : plafond repas au restaurant = 20,20 €.
- Le montant versé ne doit pas dépasser ces plafonds pour éviter la requalification en avantage en nature.
- En cas de dépassement, l’excédent est soumis à cotisations sociales et doit être déclaré fiscalement.
- Le calcul doit donc être rigoureux, et les montants forfaitaires adaptés à la réalité des coûts professionnels.
Frais réels ou au forfait : que choisir ?
Frais réels : nécessitent la collecte et la conservation de justificatifs précis (factures, tickets). Ils garantissent une parfaite correspondance entre dépense et remboursement, mais alourdissent la gestion administrative.
Forfaitaires : simplifient la gestion en évitant la collecte systématique de justificatifs de dépenses. Cependant, il faut impérativement conserver des justificatifs prouvant la réalité de la mission (ordre de mission, convocation, agenda, échanges professionnels) pour sécuriser le remboursement en cas de contrôle.
Le choix dépend de la politique interne, du volume et de la nature des déplacements, ainsi que de la volonté de simplification administrative.
Cas particulier : les indemnités kilométriques
Soyez vigilant en fixant le barème de remboursement forfaitaire des frais kilométriques. En effet, le conseil des Prud’hommes a sanctionné des entreprises dont le barème était bien inférieur au barème fiscal, estimant que les salariés étaient lésés. Tandis que l’Urssaf peut redresser des sociétés dont les barèmes généreux s’apparentent à des avantages en nature. Nous vous recommandons, dans ce cas spécifique, d’appliquer le même barème de remboursement que les administrations fiscales. Pour aller plus loin, consultez le barème des frais kilométriques pour les voitures.
Quels justificatifs conserver en cas de contrôle pour un remboursement forfaitaire ?
Même si le salarié n’a pas à fournir de justificatifs de dépenses, l’entreprise doit pouvoir prouver la réalité professionnelle des frais remboursés forfaitairement. Voici les justificatifs essentiels à conserver :
- ordre de mission, convocation ou tout document attestant du déplacement professionnel (email, agenda, planning) ;
- preuves de rendez-vous ou d’événements professionnels (invitations, confirmations, échanges avec clients ou partenaires) ;
- validation interne : approbation par le manager ou responsable hiérarchique confirmant la mission ;
- imputation comptable : enregistrement analytique des frais sur un projet ou client spécifique ;
- pour les indemnités kilométriques : document attestant du trajet (ordre de mission) et calcul de distance (Google Maps, Michelin) ;
- justificatifs partiels (facultatifs mais recommandés) : factures ou tickets liés aux dépenses, pour renforcer la crédibilité en cas de contrôle.
Le remboursement forfaitaire des notes de frais simplifie la gestion administrative, mais impose à l’entreprise de conserver des justificatifs prouvant la réalité des missions professionnelles. Ces documents ne concernent pas la dépense elle-même, mais le contexte et la nature du déplacement. Le respect des plafonds Urssaf et la rigueur dans la conservation des preuves sont essentiels pour éviter tout redressement.
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