Les justificatifs de notes de frais doivent être produits à l’occasion de contrôles de l’Urssaf ou par l’administration fiscale.

  • L’Urssaf utilise ces reçus pour vérifier que les remboursements de frais correspondent bien à des dépenses exonérées de cotisations sociales.
  • L’administration fiscale les exploite pour valider la déductibilité des charges et la TVA récupérée par l’entreprise.

Quelles sont les règles à respecter pour dématérialiser ses notes de frais ?

L’enjeu de la dématérialisation des notes de frais est donc de satisfaire aux exigences de ces deux administrations, en d’autres termes de prouver que le justificatif a été numérisé dans des conditions garantissant sa fiabilité par rapport à l’original.

Deux textes décrivent les règles à respecter:

  • Le décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016 décrit les modalités de dématérialisation qui font que l’Urssaf considère comme fiable la copie numérique du document papier.
  • L’article A102 B-2 du Livre des Procédures fiscales entré en vigueur le 31 mars 2017 en est le pendant pour le fisc.

Ces deux textes présentent des exigences proches pour conférer une valeur probante à un justificatif numérique : suivi des conditions de dématérialisation, archivage sécurisé et garantie d’intégrité du document, fournie par une signature ou une empreinte électronique.

Confirmation par rescrit social

Un client de la solution de gestion des notes de frais Cleemy (qui souhaite conserver l’anonymat) s’est rapproché du service des affaires juridiques de l’Urssaf d’Ile-de-France, dans le cadre d’un rescrit social.

La réponse de cet organisme est donc opposable à l’administration en cas de contrôle.

La réponse reçue par cette entreprise est construite autour d’un décryptage des deux textes précédemment mentionnés, et contient un paragraphe-clé :

« Ainsi, votre société a la possibilité d’appliquer les modalités de numérisation prévues par ce texte fiscal et de ne pas conserver les originaux papiers justifiant du montant de frais engagés par les salariés dans l’exercice de leurs fonctions ou les notes de frais papier dès lors que le procédé électronique de numérisation respecte les conditions rappelées ci-après et issues de l’arrêté fiscal précité. »

Le respect des exigences fiscales est donc nécessaire et suffisant en cas de contrôle de vos notes de frais par l’Urssaf. Le service de dématérialisation des notes de frais proposé dans Cleemy est conforme à ces exigences réglementaires, tant pour sur le volet fiscal que sur le social.

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