Les justificatifs de notes de frais doivent être produits à l’occasion de contrôles de l’Urssaf ou par l’administration fiscale.

  • L’Urssaf utilise ces reçus pour vérifier que les remboursements de frais correspondent bien à des dépenses exonérées de cotisations sociales.
  • L’administration fiscale les exploite pour valider la déductibilité des charges et la TVA récupérée par l’entreprise.

Quelles sont les règles à respecter pour dématérialiser ses notes de frais ?

L’enjeu de la dématérialisation des notes de frais est donc de satisfaire aux exigences de ces deux administrations, en d’autres termes de prouver que le justificatif a été numérisé dans des conditions garantissant sa fiabilité par rapport à l’original.

Deux textes décrivent les règles à respecter:

Ces deux textes présentent les conditions pour conférer une valeur probante à un justificatif numérique : suivi des conditions de dématérialisation, archivage sécurisé et garantie d’intégrité du document, fournie par une signature ou une empreinte électronique.

Avant le 23 mai 2019, confirmation par rescrit social

Les règles appliquées par l’administration fiscale étant jusqu’au 23 mai 2019 plus strictes que celles de l’Urssaf, de nombreuses entreprises ont eu recours au rescrit social pour éviter toute jurisprudence en cas de contrôle.

Ce fut le cas d’un client de la solution de gestion des notes de frais Cleemy, qui s’était rapproché du service des affaires juridiques de l’Urssaf d’Ile-de-France. La réponse reçue par cette entreprise fut construite autour d’un décryptage des deux textes précédemment mentionnés, et contenait un paragraphe-clé :

« Ainsi, votre société a la possibilité d’appliquer les modalités de numérisation prévues par ce texte fiscal et de ne pas conserver les originaux papiers justifiant du montant de frais engagés par les salariés dans l’exercice de leurs fonctions ou les notes de frais papier dès lors que le procédé électronique de numérisation respecte les conditions rappelées ci-après et issues de l’arrêté fiscal précité. »

La réponse de cet organisme était jusqu’ici opposable à l’administration en cas de contrôle. L’arrêté du 23 mai 2019 abroge le recours au rescrit social en harmonisant les exigences des deux administrations.

Le service de dématérialisation des notes de frais proposé dans Cleemy était déjà parfaitement conforme à ces exigences réglementaires, tant pour sur le volet fiscal que sur le social, protégeant ainsi son client de toute jurisprudence.

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