Les justificatifs de notes de frais sont indispensables lors des contrôles de l’Urssaf et de l’administration fiscale. Ces deux organismes utilisent ces documents pour vérifier respectivement :
- l’Urssaf : que les remboursements de frais sont bien exonérés de cotisations sociales ;
- l’administration fiscale : la déductibilité des charges et la récupération de la TVA.
Quelles sont les règles à respecter pour dématérialiser ses notes de frais ?
L’enjeu de la dématérialisation des notes de frais est donc de satisfaire aux exigences de ces deux administrations, en d’autres termes de prouver que le justificatif a été numérisé dans des conditions garantissant sa fiabilité par rapport à l’original. Deux textes décrivent les règles à respecter :
- l’article A102 B-2 du Livre des Procédures fiscales entré en vigueur le 31 mars 2017 concernant les pré-requis du Fisc ;
- l’arrêté du 23 mai 2019 en application de l’article L. 243-16 du code de la sécurité sociale amende le décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016, et spécifie que les exigences de l’Urssaf sont désormais les mêmes que celles du Fisc.
Ces textes précisent que pour qu’un justificatif numérique soit valable, il doit être numérisé dans des conditions qui garantissent :
- la fiabilité et la valeur probante du document ;
- un archivage sécurisé ;
- une garantie d’intégrité apportée par une signature électronique ou une empreinte numérique.
Jusqu'au 23 mai 2019 : le rôle clé du rescrit social
Les règles appliquées par l’administration fiscale étant jusqu’au 23 mai 2019 plus strictes que celles de l’Urssaf, de nombreuses entreprises ont eu recours au rescrit social, une garantie juridique permettant d’éviter toute jurisprudence défavorable en cas de contrôle.
Ce fut le cas d’un client de notre solution de gestion des notes de frais, qui s’était rapproché du service des affaires juridiques de l’Urssaf d’Île-de-France. La réponse reçue s’appuyait sur une analyse des deux textes précédemment mentionnés et contenait un paragraphe-clé : « ainsi, votre société a la possibilité d’appliquer les modalités de numérisation prévues par ce texte fiscal et de ne pas conserver les originaux papiers justifiant du montant de frais engagés par les salariés dans l’exercice de leurs fonctions ou les notes de frais papier dès lors que le procédé électronique de numérisation respecte les conditions rappelées ci-après et issues de l’arrêté fiscal précité. »
Cette réponse était opposable à l’administration lors d’un contrôle jusqu’à l’entrée en vigueur de l’arrêté du 23 mai 2019, qui a abrogé le recours au rescrit social en harmonisant les exigences des deux administrations. Désormais, la dématérialisation conforme aux règles fiscales est également conforme aux règles sociales.
Le service de dématérialisation des notes de frais proposé dans Lucca Notes de frais respecte pleinement ces exigences réglementaires, tant sur le volet fiscal que social, protégeant ainsi ses clients de tout risque de redressement ou de litige.
Avec Lucca Notes de frais, vous reprenez le contrôle sur vos dépenses professionnelles :
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