Perturbations des transports en commun, opérations escargot, intempéries… Des circonstances exceptionnelles peuvent avoir un impact sur le temps de présence et de travail des salariés. Quelles solutions s’offrent aux entreprises pour gérer les absences de ces collaborateurs ?
Impossibilité de se rendre au travail : les cas de force majeure
Il existe deux cas dans lesquels vos salariés peuvent rencontrer des difficultés pour se rendre sur le lieu de travail :
- les évènements exceptionnels mais prévisibles : grèves annoncées, verglas, neige…
- les cas de force majeure ou tout événement imprévisible, insurmontable ou échappant au contrôle des personnes concernées : catastrophe naturelle, accidents…
Le Code du Travail n’encadre pas ces situations exceptionnelles. C’est aux entreprises de déterminer leurs règles pour gérer ces absences et d’en informer les salariés et représentants du personnel au préalable (hors accords d’entreprises ou conventions collectives spécifiques).
Contrairement à l’absentéisme fautif, aucune sanction disciplinaire (mise à pied, licenciement…) ne peut être prise à l’encontre d’un salarié dont l’absence serait liée à un problème de transports.
Proposer le télétravail aux salariés dans l’incapacité de se déplacer
Pour les salariés dont le travail ne nécessite pas d’équipements particuliers (machines, lieux spécifiques…), l’employeur peut proposer à ses salariés la mise en place de télétravail.
L’article L.1222-9 du Code du Travail définit le télétravail comme étant « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication » .
L’ordonnance Macron du 22 septembre 2017 spécifie les conditions de la mise en place du télétravail en entreprise. Nul besoin d’un avenant au contrat, un simple accord entre l’employeur et le salarié est désormais suffisant. En cas de force majeure, l’employeur peut même imposer le télétravail à ses salariés.
Un accord collectif peut cependant encadrer les conditions du télétravail, ou à défaut, une charte être élaborée en collaboration avec les représentants du comité d’entreprise, du comité social et économique ou du CHSCT.
Proposer des solutions de transport alternatives en cas de grève
Lorsque la grève est anticipée, un employeur peut proposer des solutions alternatives à ses salariés comme le covoiturage, la mise en place de navettes, ou encore prendre des mesures incitatives pour favoriser le déplacement à vélo.
Depuis 2016, l’indemnité kilométrique vélo peut être instaurée par un accord d’entreprise et prévoir la prise en charge des dépenses des salariés qui se déplacent à vélo via un forfait de 0,25 euros par kilomètre. Cette indemnité est calculée de manière individuelle, en fonction de la distance aller-retour la plus courte entre le domicile du collaborateur et l’entreprise ainsi que du nombre de jours travaillés dans l’année. Selon l’accord, des justificatifs peuvent être demandés au salarié.
L’employeur peut également mettre gratuitement à disposition de ses collaborateurs une flotte de vélos, et ainsi bénéficier d’une réduction d’impôt dans la limite de 25 % des frais engagés (équipements, assurances, entretien, réparations, coût d’aménagement d’un parking ou d’un abri dédié).
Bon à savoir
L’indemnité kilométrique vélo est exonérée d’impôt sur le revenu et de cotisations sociales, dans la limite de 200 euros par an. Depuis 2017, toutes les entreprises disposant d’un parking doivent réserver un espace de stationnement aux vélos correspondant à 1,5 % de la surface au sol du bâtiment pour un immeuble de bureau ou calculé pour 15 % de l’effectif total.
Proposer de poser des congés payés ou des RTT
L’employeur ne peut imposer des congés aux salariés bloqués par les transports. On ne peut requalifier une absence en congé payé ou RTT que dans le cadre d’un accord mutuel entre le salarié et l’employeur.
Proposer aux collaborateurs de rattraper leurs heures
L’employeur peut proposer aux salariés de rattraper les heures perdues dans des conditions prévues par un accord collectif d’entreprise ou de branche. L’employeur doit prévenir au préalable l’inspection du travail des interruptions collectives de travail et des conditions de mise en place des heures perdues à effectuer.
- À défaut d’accord, la durée du travail ne peut pas être augmentée de plus d’1 heure par jour.
- La durée de travail ne peut pas être augmentée de 8 heures par semaine.
- Les heures perdues doivent être effectuées dans les 12 mois précédant ou suivant leur perte.
- Il n’est pas possible de répartir ces heures uniformément sur toute l’année.
- Les heures perdues à effectuer ne sont pas considérées comme des heures supplémentaires. Elles ne font donc pas l’objet d’une rémunération majorée.
Recourir au chômage technique en cas d'impact sur la productivité
Dans certains cas, l’absence de salariés peut freiner la production d’une entreprise. L’employeur est alors tenu d’informer ses salariés ou de consulter les représentants du personnel avant de mettre en application un chômage partiel ou technique. Les salariés perçoivent alors une allocation de revenu de remplacement correspondant à 70 % du salaire brut.
Opter pour la retenue sur salaire en dernier recours
Un employeur n’est pas tenu de rémunérer un salarié absent. Il peut en effet procéder à une retenue sur salaire, proportionnelle au temps d’absence du collaborateur sur le mois. Cette retenue impacte également les droits aux congés, ces derniers étant calculés au prorata du temps de présence des salariés.
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