C’est l’administration qui fixe le montant maximal de l’indemnité kilométrique versée à un collaborateur ou à un dirigeant lorsqu’il utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles.

Les indemnités kilométriques permettent de rembourser les frais des salariés qui utilisent leur propre véhicule dans le cadre d’un déplacement professionnel. Le remboursement sur la base du barème fiscal des indemnités kilométriques s’effectue sous la forme d’un forfait qui varie en fonction du type de véhicule utilisé et du nombre de kilomètres parcourus.

Un barème pour les déplacements professionnels

Les trajets réalisés dans l’intérêt de l’entreprise sont constitués par exemple de rendez-vous chez le client ou encore de missions nécessaires à la réalisation de son activité professionnelle. La preuve de l’usage professionnel du véhicule personnel incombe à l’employeur.

Les trajets domicile / lieu de travail en sont exclus

Les trajets entre le domicile et le lieu de travail d’un collaborateur ou d’un dirigeant ne peuvent pas faire l’objet d’un remboursement au titre des frais kilométriques engagés dans le cadre de son activité professionnelle.

À savoir. Lorsque le salarié souhaite déduire, à son initiative, les frais réels relatifs à ses déplacements domicile / lieu de travail dans sa déclaration de revenus, c’est le même barème qui est utilisé par l’administration fiscale.

Le barème kilométrique est fixé pour une année

L’administration a la possibilité de faire évoluer chaque année le barème applicable au calcul des frais kilométriques. Fin 2018, le gouvernement avait annoncé un élargissement du dispositif aux petites cylindrées. Ainsi, les propriétaires de véhicule de faible puissance et parcourant au moins 60 à 70 km par jour bénéficieront d’une hausse du barème : 5 % pour les véhicules de 4 CV et 10 % pour ceux de 3 CV. Les salariés concernés pourront de fait déduire plus de frais dans le cadre de leur déclaration fiscale.

Voici donc le barème des IK 2019 revalorisé.

Indemnités kilométriques pour les voitures

Puissance fiscale Jusqu’à 5000 Km De 5001 à 20 000 Km Au delà de 20 000 Km
3 CV et moins d x 0,451 ( d x 0,27 ) + 905 d x 0,315
4 CV d x 0,518 ( d x 0,291 ) + 1136 d x 0,349
5 CV d x 0,543 ( d x 0,305 ) + 1188 d x 0,364
6 CV d x 0,568 (d x 0,32) + 1244 d x 0,382
7 CV et plus d x 0,595 (d x 0,337) + 1288 d x 0,401

d = distance parcourue à titre professionnel avec son véhicule personnel

Exemple de calcul et bonnes pratiques

Pour 3 000 kilomètres parcourus en 2018 à titre professionnel avec un véhicule de 5 CV, l’entreprise pourra indemniser le salarié pour ses frais kilométriques à hauteur de 1 629 € (3 000 km x 0,543).

Des remboursements réguliers. Le remboursement au fil de l’eau des frais kilométriques, plutôt qu’en une seule fois par an ou par trimestre, diminue les risques d’erreurs ou de désaccords entre le collaborateur et l’entreprise.

Un calcul automatique des distances. Un système de calcul des distances parcourues sur la base d’un outil de géolocalisation cartographique ou de coordonnées GPS est également préférable. Il permet de réduire le temps alloué par le collaborateur à sa déclaration de frais et simplifie l’étape de contrôle réalisée par le manager et le service comptable.

Des montants fiscaux à ne pas dépasser

Si l’entreprise effectue des remboursements de frais kilométriques pour des montants supérieurs aux seuils fixés par le barème officiel, l’Urssaf peut considérer qu’il s’agit d’avantages en nature qui sont soumis à l’impôt sur le revenu et aux cotisations sociales.

Indemnités moins élevées. Une convention collective peut prévoir des barèmes kilométriques spécifiques, en-dessous desquels l’entreprise ne peut pas descendre. Ses plafonds peuvent être inférieurs au barème kilométrique fiscal.

Pas de récupération de TVA

Les indemnités kilométriques que l’entreprise rembourse au collaborateur ou au dirigeant de l’entreprise ne sont pas soumises à la TVA. Ces frais ne peuvent donc faire l’objet d’une récupération de TVA.

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