Pour les salariés mobiles tels que les commerciaux, chaque note de frais peut avoir un montant très élevé. Dans certains cas, les notes de frais des collaborateurs s’élèvent systématiquement à plusieurs milliers d’euros mensuels, soit un montant supérieur à leur salaire.

Dès lors, il est financièrement délicat pour ces collaborateurs d’attendre le remboursement de leurs notes de frais, qui survient généralement une fois par mois.

Pour leur éviter des fins de mois difficiles, l’employeur peut adopter deux stratégies : diminuer les dépenses directement à la charge du collaborateur ou lui avancer des fonds.

Passons en revue les dispositifs fréquemment mis en place par les entreprises.

Les avances sur note de frais

L’alternative traditionnelle à cette problématique de trésorerie du salarié consiste à lui attribuer des avances sur note de frais, qui peuvent être :

  • Permanentes ; le salarié reçoit alors une somme correspondant approximativement au montant de ses frais mensuels, qu’il restituera à l’employeur à la fin de son contrat de travail. Ces avances sont généralement à proscrire pour plusieurs raisons. D’un côté, elles sont très souvent surestimées par rapport au besoin réel du salarié. De l’autre, elles complexifient la gestion de la trésorerie et sont généralement oubliées lors du solde de tout compte.
  • Ponctuelles ; les fonds sont alors remis au collaborateur avant une mission spécifique, tel qu’un déplacement à l’étranger. Dans ce cas, le montant de l’avance est déduit du remboursement de ses notes de frais ultérieures. Cette option permet une bonne traçabilité de l’opération en comptabilité. En l’absence d’un outil de gestion des frais professionnels, les avances ponctuelles demandent toutefois de nombreuses écritures comptables qui peuvent en complexifier le traitement.

Les cartes bancaires

Il existe trois grands types de cartes bancaires que l’on peut attribuer à ses collaborateurs :

  • Les cartes de société, qui débitent directement la trésorerie de l’entreprise.
  • Les cartes affaires à débit différé, qui sont souscrites par l’entreprise auprès de sa banque, mais rattachées à un compte bancaire appartenant au salarié.
  • Les cartes des néo banques, qui sont approvisionnées par l’entreprise. Le salarié ne règle plus les frais de sa poche et ne peut pas dépenser plus que les fonds qui lui ont été alloués.

Les cartes de société sont généralement réservées aux mandataires sociaux. Dans les PME, ces cartes servent également à régler des charges ponctuelles tels que des achats de matériel informatique. Elles ont deux inconvénients majeurs :

  • Il n’est pas possible de refuser une dépense a posteriori. Le collaborateur est moins responsabilisé que lorsque ses propres fonds sont en jeu.
  • Les retraits d’espèces sont délicats à suivre comptablement. Que fait-on de la monnaie restante lorsque les dépenses d’une note de frais ont été réglées avec ces espèces ?

Les cartes collaborateur à débit différé résolvent ces inconvénients :

  • Le responsable ultime de la dépense reste le salarié, son remboursement peut être refusé a posteriori sans nécessiter de manipulations fastidieuses.
  • Les retraits d’espèces sont également transparents. Le collaborateur déclare uniquement la dépense, justifiée par une facture, et reste propriétaire de la monnaie restante.

Le débit différé permet à l’entreprise de traiter les notes de frais et de les rembourser avant que le montant des transactions ne soit débité sur le compte du salarié. Les principaux inconvénients de ces cartes bancaires sont néanmoins leur coût, très variable selon les banques, ainsi que les éventuelles lourdeurs de mise en oeuvre initiale d’une flotte de cartes.

Les cartes des néo banques viennent ici régler cette problématique par leur simplicité de mise en place. Elles permettent d’automatiser la demande d’avance de frais et sont particulièrement utiles lors des déplacements à l’étranger, car elles prennent en compte les taux de change.

Toutes les cartes bancaires ont l’avantage d’avoir des relevés de transactions en ligne. De nombreux logiciels de note de frais peuvent s’interfacer avec les banques et rapatrier ces transactions, limitant ainsi les erreurs de saisie et simplifiant la vie aux déclarants des notes de frais.

La prise en charge des frais afférents aux véhicules

Vous pouvez directement prendre en charge certaines dépenses des collaborateurs dont les missions nécessitent de nombreux trajets en voiture. Différentes options s’offrent à vous :

  • Véhicule de société ; cette option n’est rentable que pour les salariés parcourant plusieurs dizaines de milliers de kilomètres par an. Pour les salariés moins mobiles, le recours aux frais kilométriques ou à d’autres moyens de transport est plus intéressant financièrement et bien plus souple à l’usage.
  • Carte carburant ; elle permet de régler ses frais d’essence, de péage, voire d’entretien du véhicule. Il s’agit en pratique d’une carte de société restreinte à certains fournisseurs et types de dépenses.
  • Badge de télépéage ; il est également assimilable à un moyen de paiement de société limité aux seuls frais d’autoroute.

Dans ces trois cas se pose le problème de l’utilisation à titre personnel de ces dispositifs. Il y a là une problématique de gestion : la quote-part d’utilisation personnelle doit être déclarée en paie où elle sera traitée comme un avantage en nature.

La pertinence de ces dispositifs est à évaluer au cas par cas : les coûts de gestion et les frais annexes ne sont pas nécessairement compensés par les remises commerciales octroyées par les pétroliers ou les sociétés d’autoroute.

Quid des voyages d’affaires ?

L’autre méthode de prise en charge directe de frais de déplacement consiste à recourir aux services d’une agence de voyages pour réserver les billets de transport et les hébergements des collaborateurs.

L’intérêt est alors de bénéficier de tarifs négociés et d’imposer des règles sur les dépenses qui peuvent être engagées selon le poste du collaborateur, ce qui permet d’éviter les excès.

Il y a toutefois des inconvénients :

  • Il faut charger un collaborateur des réservations (le terme consacré est Travel Manager) si elles ne peuvent pas être réalisées directement par le voyageur d’affaires.
  • À l’heure du yield management, les écarts tarifaires entre les offres de voyage grand public et les tarifs négociés par les agences de voyages se sont érodés.
  • Si vos collaborateurs annulent ou modifient rarement leurs voyages d’affaires, le coût de la flexibilité des billets pros se justifie moins. Il est parfois plus rentable d’acheter un billet Prem’s à la SNCF, quitte à devoir en payer un second au tarif normal si le voyage est décalé, plutôt que d’acheter des billets pros !
  • Des alternatives très compétitives émergent : AirBnB, covoiturage, lignes aériennes low-cost sur les courts trajets…

Moralité : ces dispositifs peuvent vite devenir redondants et leur retour sur investissement n’est pas toujours évident. Si vous n’avez encore rien mis en place, tournez-vous en priorité vers des cartes néo banques, réglant définitivement les problèmes de trésorerie liés aux notes de frais, tant pour vos collègues que pour votre entreprise.

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