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Notes de frais

Dossier : Tout savoir sur les frais professionnels

Temps de lecture : 4 minutes

Un salarié peut engager des dépenses pour les besoins de son activité professionnelle. L’employeur est tenu de lui rembourser. Quelle est la nature de ces frais ? Quelles sont les conditions de remboursement ? Sur quels frais peut-on récupérer la TVA ? Alexandre CHOPIN, Expert comptable chez TGS France décrypte pour vous les subtilités des frais professionnels.

Sommaire de l'article

Les différents types de frais professionnels

Un salarié peut être amené à engager différents types de dépenses pour l’entreprise :

  • des frais de mission,
  • des frais de réception,
  • des cadeaux pour des clients, prospects ou partenaires commerciaux,
  • des achats de fournitures.

Ces dépenses sont généralement avancées par le salarié, déclarées dans une note de frais puis remboursées par l’employeur sur présentation d’un justificatif de dépense valable. Elles ne doivent constituer ni un complément de rémunération, ni un avantage en nature. 

Les frais de mission : les dépenses les plus courantes

Les frais de mission englobent une variété de dépenses :

  • frais de déplacement (ex : indemnités kilométriques, train, avion, transports en commun) et de repas dans le cadre d’un déplacement pour une mission ou dans le cadre d’un stage ou d’une formation professionnelle,
  • frais liés à la pratique du télétravail,
  • frais d’habillage pour les métiers exigeant une tenue spécifique,
  • frais de documentation professionnelle,
  • frais pour l’utilisation professionnelle d’un bureau ou d’un local spécifique nécessaire à une activité (coworking par exemple).

Dans la pratique, les frais de restauration, d’hébergement et de transport représentent jusqu’à 80% du montant des notes de frais. (Etude Lucca 2019 auprès de 1 300 entreprises utilisatrices de la solution Cleemy).

Achats de fournitures : des frais à centraliser

Les dépenses récurrentes, comme des fournitures et du petit matériel de bureau, doivent idéalement être centralisées pour optimiser :

  • les budgets (ex : commandes groupées), 
  • la gestion de la facturation fournisseurs,
  • les stocks.

Bien que ces frais représentent une partie infime des notes de frais, assurez-vous tout de même de détailler le processus d’achats dans votre politique de frais pour limiter les erreurs. En effet, les fournitures de bureau font partie des frais les plus retoqués et corrigés par les services comptables. 

Les frais de réception : des dépenses exceptionnelles

Les frais de réception sont généralement engagés dans le cadre de :

  • repas d’affaires (invitation de clients, prospects, partenaires commerciaux),
  • manifestations organisées dans une démarche commerciale (réception, cocktails, etc.)

Il est recommandé de les proscrire dans un contexte d’appels d’offres. 

A noter : Les invités et leur entreprise doivent être listés dans la note de frais pour attester que la dépense a bien été faite dans un cadre professionnel. Un contrôleur Urssaf pourra par exemple exiger des preuves complémentaires, comme un échange de mails voire les coordonnées du contact.

Les cadeaux offerts à des clients, prospects ou partenaires commerciaux : des dépenses réglementées pour certains secteurs d’activité

Repas, voyages, bouteilles de champagne… Il arrive que des entreprises fassent des cadeaux à leurs clients, partenaires ou fournisseurs. Attention, certaines industries sont particulièrement réglementées en la matière. C’est par exemple le cas du secteur de la Santé, encadré par une législation spécifique pour lutter contre la corruption.

Loi DMOS de 1993, loi Bertrand de 2011, décret anti-cadeaux de 2020… Ces textes de loi spécifient notamment :

  • les populations qui n’ont pas le droit de recevoir de cadeaux (ex: associations et professionnels de santé),
  • les montants maximum des cadeaux autorisés (ex : Repas et collation sur le lieu de travail ou à proximité de celui-ci : 30 euros dans la limite de deux par année civile et par professionnel de santé),
  • comment rendre publics la nature et le montant des cadeaux faits à des professionnels de santé (obligatoire au-delà d’un cadeau d’un montant de plus de 10 euros TTC). 

Pour les autres secteurs d’activité, le montant des cadeaux n’est pas plafonné. En cas de contrôle, l’auditeur pourra tout de même vérifier que le montant du cadeau n’est pas disproportionné par rapport aux retombées attendues, ou que le cadeau a bien été offert à un client et non à des proches.

Peut-on récupérer la TVA sur les frais professionnels ?

Il est possible de récupérer la TVA sur certains frais professionnels : 

  • les repas pris au restaurant,
  • les frais de réception,
  • les péages,
  • les carburants,
  • les cadeaux jusqu’à 69 euros TTC,
  • les fournitures et petits matériels de bureau.

Téléchargez notre fiche récapitulative de la TVA récupérable sur les notes de frais.

Quels types de frais ne doivent pas être remboursés par l’entreprise ?

Les trajets réalisés par le salarié avec son véhicule personnel entre le bureau et son domicile ne doivent pas être remboursés par l’entreprise. 

L’employeur peut également ne pas rembourser certains frais de repas. C’est par exemple le cas lorsque la politique de dépenses de l’entreprise spécifie que les déjeuners en déplacement sont couverts par des titres restaurants et ne seront donc pas défrayés.

Quels justificatifs de frais professionnels sont valables aux yeux des administrations ?

Les frais professionnels ne sont pas soumis à cotisations sociales. L’employeur doit être en mesure d’apporter la preuve à l’administration ou à un auditeur que les dépenses ont bien été engagées dans un cadre professionnel et ne sont pas des avantages en nature.

Les tickets de caisse, les titres de transport, les factures papier ou récupérées sur un site marchand sont des justificatifs valables.

Les reçus de carte bancaire et autres preuves de paiement ne sont pas des justificatifs valides, ni les confirmations de réservation, ni les boarding pass. De nombreuses entreprises font toutefois preuve de tolérance et se contentent de ce type de document en cas de perte de la facture.

Si une dépense dépasse 150 euros, les tickets de caisse ne sont plus suffisants pour l’administration. Il faut alors demander une facture en bonne et due forme au commerçant et la faire établir au nom de l’entreprise.

En cas de perte de justificatifs, apportez un maximum d’éléments prouvant la réalité et le contexte professionnel de la dépense : un relevé bancaire, un échange de mails ou une photo pourront susciter la bienveillance en cas de contrôle.

Comment rembourser les frais professionnels ?

L’employeur peut rembourser le salarié des frais engagés de deux manières : 

  • au réel : l’entreprise rembourse l’exacte somme dépensée par le salarié sur présentation de justificatifs et selon les règles de sa politique de dépenses,
  • au forfait : l’entreprise procède à un versement d’allocations forfaitaires. Ex : L’entreprise rembourse le montant d’un repas jusqu’à 19,10 euros s’il est pris dans un restaurant. Si le salarié dépense plus, le delta supplémentaire sera à sa charge.

Pour les populations de salariés dont les montants de notes de frais sont conséquents (ex: commerciaux), il est recommandé de procéder à des avances sur frais ou de les équiper de cartes de paiement professionnelles.

Mettre en place une politique de frais efficace
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