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Inutile d’aller bien loin, ni sur Google ni dans cet article, du reste, pour trouver un modèle de note de frais qui corresponde à tout le monde – aka bien conçu et facile à utiliser. Tous les éditeurs de gestion de notes de frais et tous les cabinets d’expertise comptable en proposent.
D’ailleurs, voici le nôtre, téléchargez-le maintenant, puisque c’est l’objet de votre requête, que nous puissions passer aux choses sérieuses. Parce que la vraie question est : êtes-vous vraiment en train d’œuvrer pour le bien de votre entreprise ?
Le modèle de note de frais : une option pour les petites structures
Votre entreprise compte une vingtaine de salariés dont 5 sont autorisés à faire des notes de frais ? Le modèle de note de frais est un document qui facilitera la tâche à vos collaborateurs, au service comptabilité ou aux dirigeants de l’entreprise.
À qui s’adresse la note de frais ?
Si votre entreprise applique un forfait, passez votre chemin. Les modèles de notes de frais ne concernent que les entreprises qui pratiquent le remboursement aux frais réels.
Celles qui appliquent un forfait n’en ont pas l’utilité : l’entreprise verse une somme forfaitaire aux salariés tous les mois. Les collaborateurs n’ont donc pas besoin de produire de justificatifs pour se faire rembourser les frais avancés pour le compte de l’entreprise.
Que peut-on intégrer au juste dans une note de frais ?
Les notes de frais sont loin d’être du libre-service : seules certaines dépenses spécifiques peuvent y être intégrées. Il s’agit principalement :
- des frais de déplacement professionnel : train, avion, parking, péages, etc. ;
- des frais kilométriques ;
- des frais d’hébergement : hôtel, location, etc. ;
- des frais de repas ;
- des frais de télétravail ;
- des frais de téléphonie.
Nous avons également concocté un modèle spécifique aux frais kilométriques disponible au téléchargement pour les intéressés.
Avoir le modèle, c’est bien. Bien l’utiliser est une autre histoire
Trouver un modèle de note de frais 100 % valide au niveau légal peut déjà être un challenge en soi, mais le suivant sera d’y inclure, sans erreur, toutes les informations indispensables à sa conformité.
Pour être sûr d’être dans les clous, et de faciliter le traitement comptable derrière, il faudra bien préciser :
- l’identité du salarié ;
- l’identité de son responsable hiérarchique ou de la personne en charge de valider la note de frais ;
- le nom et l’adresse de l’entreprise ;
- le type de dépense et ses montants (HT, TTC et TVA) ;
- la date de la dépense et la date de demande de remboursement ;
- les signatures du collaborateur, de son responsable hiérarchique, ainsi que du service comptabilité.
Deuxième niveau de challenge, la chasse aux justificatifs… Pour prouver la réalité des dépenses (factures, tickets de caisse, etc.). Pour certains types de dépenses, des précisions supplémentaires seront nécessaires : motif de l’invitation et noms des invités pour des repas d’affaires par exemple. Nous avons prévu le coup, avec un champ « Commentaires » à cet effet.
Pour réellement éprouver votre modèle de note de frais, il faudra le confronter à la réalité du terrain. Autrement dit, s’assurer que les personnes qui l’utilisent respectent la politique de frais en vigueur et le remplissent de manière exhaustive pour récupérer la TVA par exemple. Sans compter que les dépenses doivent être imputées sur les bons axes analytiques et que les managers aient préalablement effectué une étape de contrôle.
Découvrez notre kit complet, qui comprend : le modèle de note de frais + un guide pour définir sa politique de frais + un guide de récupération de la TVA
Utiliser un modèle de note de frais PDF, Word ou Excel : peut mieux faire
Alors oui, utiliser un modèle de note de frais présente le principal avantage d’être gratuit. Ceci étant dit, pour parler franchement, ce n’est pas l’idée du siècle :
- La centralisation de l’ensemble des notes de frais sera plus compliquée : dans une petite structure passe encore, mais plus il y a de collaborateurs, plus les notes de frais manuelles deviendront un véritable casse-tête à gérer.
- Cela demandera un investissement conséquent pour obtenir et archiver les justificatifs de tous les salariés.
- La note de frais manuelle est la porte ouverte aux erreurs : de saisie d’une part, mais aussi au risque d’utiliser un modèle qui finit par être obsolète dans le temps, puisque les législations évoluent constamment.
Dans les faits, s’en remettre totalement à un modèle de note de frais Excel est loin d’être un parcours de santé.
La solution à toutes épreuves : l’automatisation
Spoiler alerte : nous allons prêcher pour notre paroisse.
Vous nous nous sommes clairement partisans sur le sujet mais nous en sommes convaincus : s’équiper d’un logiciel pour la gestion des notes de frais ne présente que des bénéfices.
C’est un gain de temps :
- A la fois pour les collaborateurs : le remboursement de leurs notes de frais est accéléré, la collecte de leurs justificatifs est automatisée.
- Pour leurs managers : le suivi global au niveau des équipes et le suivi individuel des collaborateurs est simplifié.
- Mais aussi pour le service administratif : le rapprochement des justificatifs est plus simple. Les contrôles de plafond, de TVA, etc. sont automatisés.
Une solution automatisée pour la gestion des notes de frais, ça permet quoi concrètement ?
- Une création automatique des dépenses : via smartphone ou ordinateur, vos collaborateurs saisissent leurs frais et le logiciel lit et extrait automatiquement le contenu des justificatifs, pour traiter la dépense. Simple. Efficace.
- Un workflow d’approbation simple : la note de frais suit son processus d’approbation qui permet d’en valider la légitimité avant de finir au service comptabilité pour son passage en écriture.
- Un archivage à valeur probante : dès que la note de frais est approuvée, l’archivage PDF sera automatiquement effectué, en conformité avec les contraintes légales en la matière.
- Un export comptable prévu : les charges des notes de frais sont directement imputées dans le plan comptable général, en tenant compte notamment de la récupération de la TVA.
Sur les solutions de gestion des notes de frais les plus abouties, il est même possible d’optimiser sa politique de frais en établissant des seuils d’alerte, des plafonds de remboursement ou des forfaits, qui pourront s’appliquer à chaque dépense, ou se cumuler sur une période par exemple.
La tentation d’utiliser un modèle de note de frais Word, Excel ou PDF gratuit est forte, mais à l’usage, ce n’est pas tenable. Il faut avoir conscience de ses nombreux défauts. Pour gagner en sérénité et en temps, la meilleure option est de passer par une solution automatique.
