Contrairement au frais réels, l’entreprise n’a pas à produire de factures dans le cadre d’un remboursement forfaitaire d’une note de frais. Elle doit toutefois pouvoir démontrer que l’application des allocations forfaitaires correspond bien à un contexte professionnel.
L’Urssaf souhaitera contrôler que les frais de missions ne sont pas des avantages en nature en demandant par exemple des factures ou d’autres éléments de preuve comme des ordres de mission ou des confirmations de rendez-vous.
Il existe de nombreuses manières de justifier la dépense engagée auprès de l’inspecteur :
- la preuve de l’invitation d’un client à déjeuner ou dîner (un mail de confirmation par exemple),
- des noms de contacts tiers vérifiables,
- les justificatifs de paiements émis par un hôtel ou un restaurant qui prouvent que le salarié s’est bien rendu à l’endroit attendu aux bonnes dates,
- la validation de la note de frais par le manager,
- l’imputation de la dépense sur un client ou un projet dans votre comptabilité analytique.
- dans le cas des indemnités kilométriques, cela peut-être un email de confirmation de rendez-vous avec un trajet géolocalisé et une distance calculée via le site de Michelin ou google maps par exemple.
Quelle est la différence entre les frais réels et forfaitaires ?
Un salarié peut être amené à engager des dépenses dans le cadre d’une mission professionnelle. Ces frais sont généralement encadrés dans une politique de dépenses et peuvent par exemple correspondre à des repas pris lors de déplacements professionnels, ou encore des frais de transports.
Deux options s’offrent aux employeurs pour procéder au remboursement du salarié :
- au réel : l’entreprise rembourse l’exacte somme dépensée par le salarié sur présentation de justificatifs et selon les règles de sa politique de dépenses,
- au forfait : l’entreprise procède ici au remboursement sous forme d’allocations forfaitaires. Le montant d’un repas est par exemple de 19,10 euros s’il est pris dans un restaurant. Si le salarié dépense plus, il ne sera pas remboursé du delta au delà du montant du plafond.
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Les allocations forfaitaires concernent-elles tous types de salariés ?
Ce type de remboursement concerne uniquement les salariés, les dirigeants d’entreprises ne pouvant prétendre qu’à des remboursements au réel.
Il peut faire l’objet d’une clause spécifique dans le contrat de travail ou être déterminé par un accord de branche ou convention collective.
Comment calculer le montant d’une indemnité forfaitaire ?
Dans la majorité des cas, les entreprises calquent le montant des indemnités forfaitaires sur les taux et barèmes annuels de l’Urssaf.
En effet, si le montant des allocations versées aux salariés est supérieur à ces limites, l’écart remboursé est alors considéré comme un avantage en nature. Ces remboursements font alors l’objet d’un redressement de cotisations sociales pour l’entreprise et doivent être déclarés par le salarié dans le cadre de l’impôt sur le revenu.
Les indemnités de repas versées aux salariés en déplacements professionnels peuvent être exonérées de cotisations sociales dans la limite d’un montant forfaitaire par repas.
Le barème d’exonération des indemnités de repas est revalorisé de 4 % : 7,10 € pour l’indemnité de restauration sur le lieu de travail ; 20,20 € pour l’indemnité de repas du salarié contraint de prendre son repas au restaurant et 9,90 € pour l’indemnité de repas ou de restauration hors des locaux de l'entreprise (salarié qui n’est pas contraint de prendre son repas au restaurant).
Textes de référence : Article 1er loi n° 2022-1157 du 16 août 2022 de finances rectificative pour 2022 et Arrêté du 24/10/2022.
Frais réels ou au forfait : que choisir ?
Nous recommandons de procéder aux remboursements au réel, avec la mise en place d’un plafond pour certaines dépenses comme les repas ou les frais de transports. En effet, les salariés dépensent généralement moins que les montants définis dans les barèmes de l’Urssaf. A titre d’exemple, le coût d’un repas moyen est de 15,95 euros, alors que l’indemnité forfaitaire de l’Urssaf correspond à un montant de 20,20 euros.
L’allocation forfaitaire peut toutefois s’avérer utile dans le cadre d’une mission longue afin d’alléger la charge administrative du salarié concerné.
Cas particulier : les indemnités kilométriques
Soyez vigilant en fixant le barème de remboursement forfaitaire des frais kilométriques. En effet, le conseil des Prud’hommes a sanctionné des entreprises dont le barème était bien inférieur au barème fiscal, estimant que les salariés étaient lésés.
Tandis que l’Urssaf peut redresser des sociétés dont les barèmes généreux s’apparentent à des avantages en nature.
Nous vous recommandons, dans ce cas spécifique, d’appliquer le même barème de remboursement que les administrations fiscales.
Pour aller plus loin : consultez le barème des frais kilométriques pour les voitures
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