Réussir la mise en place du télétravail dans son entreprise dépend de sa capacité à adapter son organisation et ses méthodes de travail. Si les textes de loi et accords de branche encadrent la pratique, il est nécessaire de repenser ses habitudes et son fonctionnement pour rendre le travail à distance efficace.

Lors de la crise de la COVID-19, les entreprises qui se sont les mieux adaptées au télétravail massif de leurs équipes sont celles qui :

  • avaient préalablement défini les modalités du télétravail dans une charte;
  • avaient déjà testé cette organisation;
  • utilisaient des outils de gestion en ligne.

En 2018, l’éditeur de logiciels RH Lucca interrogeait ses utilisateurs sur la gestion du télétravail dans leur entreprise. Tour d’horizon de leurs bonnes pratiques.

Test, Learn and Repeat : instaurer les règles du télétravail de manière empirique

Dans le cadre de la mise en place du télétravail, les impacts sur le fonctionnement et la culture de l’entreprise sont suffisamment importants pour adopter une approche pas à pas. La pratique du « Test, Learn and Repeat » vous permettra de le tester sur un groupe restreint de personnes avant de l’étendre au plus grand nombre.

Identifiez les personnes les plus motivées et commencez à tester le rythme : un jour, puis deux, trois… de télétravail par semaine. Dans l’idéal, ciblez un département facile comme le marketing. Au bout de quelques semaines, arrêtez. Faites le point sur ce qui a bien ou mal fonctionné et recommencez en ajustant. Une fois que vous avez trouvé un fonctionnement qui convient, ouvrez à un autre service. Puis de nouveau : testez, arrêtez, ajustez et recommencez.

Entretiens, sondages d’équipes, évaluation des managers, nourrissez-vous des retours d’expérience des équipes pendant vos périodes de test. Ils seront votre matière première pour établir vos règles et votre charte.

Promouvoir la culture de l’écrit dans l’entreprise

Autonomie, confiance, responsabilité sont les trois piliers d’une culture de la collaboration. Pour qu’elle puisse se traduire en interne, elle doit s’accompagner de mesures dites « inclusives » pour les salariés travaillant à distance.

Cela passe par le fait de communiquer par écrit les décisions prises à l’oral ou dans le cadre de discussions en ligne. Enregistrez les réunions, rédigez des comptes-rendus, documentez vos actions en cours et vos processus… Bref, rendez l’information accessible à tous et à tout moment.

Suivre sans fliquer, l’art subtil du télémanagement

La mesure du temps de travail est une pratique culturellement et légalement très ancrée en France. Elle ne doit pas, pour autant, être le seul indicateur à suivre. Le manager doit pouvoir suivre les objectifs individuels ou collectifs et mesurer l’engagement de son équipe, sans « traquer ou « micro manager ». En d’autres termes, pratiquer un management responsable.

Une bonne pratique consiste à assigner des objectifs livrables pour tenir compte de la gestion asynchrone du temps des salariés en télétravail.

La performance est quant à elle plus difficile à évaluer à distance. Il faut donc régulièrement revoir les objectifs fixés, ajouter des étapes intermédiaires de réalisation et susciter des moments de discussion informels entre managers et équipiers. Ces derniers pourront ainsi plus facilement partager les difficultés qu’ils rencontrent.

Se « voir » plus souvent

On sous-estime généralement la valeur des moments informels dans une entreprise : la pause café, la rencontre fortuite dans un couloir, les cinq minutes de conversation en attendant le début d’une réunion… Ces moments qui semblent « inutiles » sont pourtant essentiels à la performance et au bien-être des salariés. Or, ils tendent à disparaître avec la mise en place du télétravail.

Quelle que soit la forme du télétravail pratiqué (occasionnel, permanent ou régulier), il est indispensable d’entretenir les liens au sein d’une équipe éclatée. Lors de la crise de la COVID-19, certaines entreprises ont par exemple maintenu leurs rituels en visioconférence : pauses déjeuner, afterwork, anniversaires, séminaires…

D’autres vont encore plus loin, à l’image de l’entreprise américaine Trello dont les équipes, en full remote, se rassemblent en visio conférence simplement pour travailler ensemble.

Sécuriser l’accès aux données de l’entreprise

Exposition des données confidentielles, pratique du Shadow IT, connexion à des réseaux peu sécurisés… La pratique du télétravail impose un cadre stricte en matière de protection et de sécurisation des données et des accès aux outils informatique. Charge à la DSI de l’établir en spécifiant les restrictions d’usages, en définissant une politique BYOD (Bring your own device) si les collaborateurs utilisent leur matériel personnel et en formant les télétravailleurs aux bonnes pratiques.

Proposer un forfait pour les dépenses liées au télétravail

L’une des premières obligations contractuelles de l’employeur est de fournir aux salariés tous les moyens nécessaires à l’exécution de sa mission. Le télétravail n’échappe pas à la règle. Ainsi, tout surcoût lié à sa pratique devra être pris en charge par l’entreprise.

Il est important que la direction financière de l’entreprise prévoit un budget spécifique et propose, pourquoi pas, un « forfait télétravail » comprenant l’achat de matériel et le défraiement d’une partie ou de la totalité des frais internet et de téléphonie.

Permettre l’autonomie administrative des télétravailleurs

Le télétravail suppose une certaine autonomie des collaborateurs qui ne se limite pas à la seule réalisation de leurs missions. La gestion administrative en fait aussi partie.

Les salariés auront en effet toujours besoin de poser leurs congés, de transmettre leurs notes de frais, de passer leurs entretiens annuels, de déclarer leurs temps de travail ou encore de recevoir leurs fiches de paie… De même, les managers devront valider les demandes de congés, les dépenses, les entretiens… peu importe le lieu où ils travaillent. Pour le service RH qui centralise et gère l’ensemble de ces données, les processus RH doivent être aussi fluides que s’ils étaient gérés sur site.

Si les logiciels RH en ligne (SaaS) rendent possible la réalisation de ces tâches à distance, c’est surtout la qualité de l’ergonomie de l’outil qui garantira l’autonomie des équipes. Faites-en un critère de choix et prévoyez des tests utilisateurs avant de vous équiper.

 

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