Des entretiens qui allient l’utile à l’agréable
Évaluations, objectifs, compétences : organisez vos campagnes sans douleur et aidez vos managers à développer leurs équipes.
Organisez vos campagnes d’entretien
Vous créez autant de formulaires que vous le souhaitez et pilotez vos campagnes depuis le tableau de bord.
Réalisez les entretiens individuels
Vos collaborateurs arrivent préparés pour un véritable échange managérial. Les compétences à développer sont identifiées et les objectifs à venir, planifiés.
Appuyez vos décisions sur des analyses graphiques
L’interface propose des filtres de data visualisation pour exploiter facilement vos données et peaufiner votre politique RH.
Une interface pensée pour ceux qui vont évaluer et être évalués
« On passe moins de temps à créer le processus et plus à l’entretien et au dialogue avec le collaborateur. L’idée n’est pas juste d’avoir un formulaire rempli mais d’avoir un moment d’échange. Et c’est ce que permet l’automatisation. »
Marilyne Michel,
Country Manager chez D-link
Obligatoires ou non, gérez tous vos entretiens individuels au même endroit
Passer 80 % de son temps sur l’organisation logistique des campagnes d’entretiens n’a jamais fait progresser une entreprise. Changer ses pratiques managériales, si. Dématérialiser vos formulaires vous permettra de lancer autant de campagnes que vous le souhaitez.
- Entretiens de parcours professionnels
- Entretiens d’évaluation
- Avis des pairs
- Revue d’objectifs
- Reprise d’activité
- Fin de missions
- Entretiens forfait jours
- Entretiens de mi-carrière
- Entretiens de fin de carrière
- Évaluation des managers
La loi vous impose notamment dans le secteur privé d’organiser tous les ans un entretien avec vos cadres au forfait jour et tous les quatre ans, un entretien de parcours professionnel avec l’ensemble de vos collaborateurs.
Pour l’un comme pour l’autre, Lucca vous met à l’abri des risques juridiques en vous rappelant les entretiens à prévoir. La solution conserve aussi un historique de tous les entretiens et formations suivies par les salariés. Préparer votre bilan à 8 ans ne vous prendra pas plus de temps que de générer un export, que vous pourrez présenter en cas de demande de l’Urssaf.
Le suivi de l’évolution professionnelle de vos collaborateurs relève certes d’une obligation légale, mais il est aussi l’occasion pour vos managers d’instaurer un dialogue récurrent avec les membres de leurs équipes.
Encore faut-il que l’organisation de vos campagnes ne vous prenne pas tout votre temps.
Vous comparez plusieurs solutions de gestion des entretiens ?
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Passez plus de temps à analyser vos campagnes d’entretiens qu’à les organiser
Évaluations annuelles, entretiens de parcours professionnels, retour de congés longue durée, fin de missions, revue d’objectifs et de compétences… vous pouvez créer autant de campagnes que vous voulez. La configuration ne prend que quelques minutes.
À chaque campagne, vos managers sont notifiés et planifient les entretiens avec leur équipe. La préparation groupée leur permet d’assurer des évaluations cohérentes entre les collaborateurs.
Tous les entretiens sont centralisés. Les managers nouvellement promus apprécieront de ne plus courir après les synthèses des années précédentes.
Lorsque tout le monde a été évalué, vous pouvez analyser les résultats pour préparer votre plan d’actions RH et votre plan de formation. Lucca vous aide également à identifier les hauts potentiels ou encore affiner les rémunérations.
Une bonne gestion de la performance repose avant tout sur une bonne gestion des objectifs
Avec des objectifs clairs, vos équipes s’alignent, savent dans quelle direction avancer et sur quoi se concentrer. Intégrez-les directement dans vos formulaires d’entretiens trimestriels ou annuels et laissez vos équipes en discuter quand ils le souhaitent.
Selon les droits accordés, les collaborateurs peuvent mettre à jour leurs objectifs (étapes, pourcentage d’avancement…) ou encore alerter leur manager d’un risque sur l’atteinte des résultats. Ce dernier a ainsi en permanence une vision claire sur l’avancée des projets de son équipe, sans avoir à attendre la prochaine entrevue managériale.
De votre côté, en fixant des objectifs qualitatifs vous vous assurez que vos collaborateurs valident leurs acquis et montent en compétence sur d’autres sujets.
En plus des objectifs individuels, les objectifs d'équipe aident les managers à valoriser la contribution de leur département aux objectifs stratégiques de l’équipe ou l’entreprise.
Définir et suivre les compétences pour accompagner le développement de vos collaborateurs
Élaborez un référentiel de compétences détaillé pour chaque poste et évaluez la progression de vos collaborateurs en conséquence.
Fournissez un contexte clair en intégrant pour chaque compétence une définition et des descriptions selon les différents niveaux de maîtrise attendus. Visible par les collaborateurs pendant leur auto-évaluation, cette grille les aide à se situer, envisager une mobilité ou clarifier les attentes du poste.
Vous détectez ainsi rapidement les déficits de compétences au sein de votre organisation grâce à un affichage par métier ou par équipe.
Qu’est-ce que l’entretien de parcours professionnel (anciennement entretien professionnel) ?
L’entretien de parcours professionnel est un entretien obligatoire dédié au développement professionnel du collaborateur : compétences mobilisées, besoins de formation et souhaits d’évolution professionnelle.
Dans le secteur privé, l'employeur organise ce premier entretien dans l'année suivant l'embauche, puis tous les 4 ans. Un accord collectif peut prévoir une périodicité différente.
Tous les 8 ans, cet entretien fait l’objet d’un bilan récapitulatif. À cette échéance, il vérifie que le salarié a :
- bénéficié des entretiens de parcours professionnels obligatoires ;
- suivi au moins une action de formation ;
- connu une évolution professionnelle ou salariale.
Quelle différence entre l’entretien annuel et l’entretien de parcours professionnel ?
L’entretien annuel est un moment d’échange entre le salarié et son manager pour évaluer sa performance.
L’entretien se déroule généralement en 3 phases :
- bilan de la période écoulée (réussites et défis rencontrés) ;
- évaluation des objectifs (analyse des facteurs de réussite ou d'échec) ;
- projection sur l'année suivante (nouveaux objectifs alignés avec les ambitions du collaborateur et les priorités de l'entreprise).
Contrairement à l'entretien de parcours professionnel, l'entretien annuel n'est pas obligatoire. Chaque entreprise choisit librement son format et sa fréquence (annuel, semestriel ou trimestriel).
À noter : certaines conventions collectives imposent cet entretien avec un processus spécifique.
Quelles sont les obligations légales de l’employeur concernant les entretiens de parcours professionnels ?
La loi impose plusieurs entretiens de parcours professionnel. Chaque rendez-vous poursuit un objectif spécifique, mais tous visent à maintenir l’employabilité du salarié et sécuriser son parcours dans la durée.
| Nom | Fréquence | Objectif |
|
Entretien de parcours professionnel |
Dans l’année suivant l’embauche, puis tous les 4 ans. |
Faire le point sur les compétences du salarié, ses besoins de formation, ses souhaits d’évolution et l’usage de son CPF. |
|
Bilan à 8 ans |
Au terme de 8 ans d’ancienneté. À noter : il peut être mutualisé avec l’entretien de parcours professionnel réalisé à la même période, à condition de bien distinguer le bilan rétrospectif et la projection pour la suite du parcours. |
Vérifier que le salarié a bien bénéficié des précédents entretiens de parcours professionnels et d’au moins une action favorisant son évolution (action de formation, progression salariale ou professionnelle etc.). |
|
Entretien de retour après une longue absence |
Au retour d’une absence longue (congé maternité, longue maladie, etc.), sauf si un entretien de parcours professionnel a eu lieu dans les 12 mois précédents. |
Préparer et sécuriser la reprise : faire le point sur la situation du salarié, ses besoins, ses conditions de travail et les aménagements éventuels à mettre en place. À noter : l’entretien doit être adapté au motif de l’absence, car les besoins varient selon le contexte (congé maternité, longue maladie etc.) |
|
Entretien de mi-carrière |
Dans l’année des 45 ans, dans les deux mois suivant la visite médicale de mi-carrière. À noter : si une autre visite médicale est prévue jusqu’à deux ans avant les 45 ans, l’entretien peut être réalisé à ce moment-là. |
Faire le point sur les compétences, l’évolution du poste et les aménagements éventuels pour sécuriser la seconde partie de carrière du collaborateur. |
|
Entretien de fin de carrière |
Au cours des deux années précédant le 60ème anniversaire du salarié. |
Préparer les dernières années d’activité : aménagement du poste, maintien dans l’emploi et conditions de transition vers la retraite (temps partiel, retraite progressive etc.). |
Un logiciel automatise la gestion des campagnes d’entretiens. Il simplifie toute la chaîne administrative et supprime certaines tâches chronophages. Les équipes RH et les managers se concentrent alors sur l’essentiel : la performance et le développement des collaborateurs.
À quoi sert un logiciel de gestion des entretiens ?
Il permet de :
- identifier les entretiens à réaliser depuis un tableau de bord (parcours professionnel, bilan à 8 ans, forfait-jours, période d’essai etc.) ;
- créer des formulaires personnalisés (échelle de valeur, liste déroulante, champ libre etc.) ;
- configurer des campagnes ciblées en quelques minutes (par type d’entretien, service, population ou pays) ;
- suivre l’avancement en temps réel grâce à un tableau de bord et relancer les managers et les collaborateurs ;
- centraliser et archiver tous les comptes-rendus pour assurer traçabilité et conformité ;
- mesurer et exploiter les données récoltées sous forme de graphiques (compétences, mobilités, performances, besoins de formation).
Quel intérêt stratégique pour les équipes RH et les managers ?
Au-delà du gain de temps, c’est un moyen pour les équipes RH de consolider une vision des compétences actuelles, d’identifier les besoins de formations et d’objectiver certains arbitrages (revalorisation salariale et promotion).
Une expérience fluide pour les managers et les collaborateurs
La préparation, la réalisation et la validation des entretiens se font en quelques clics. L'interface guide managers et collaborateurs à chaque étape, de l'auto-évaluation au plan de développement. Résultat : moins de temps passé sur l'administratif, plus d'échanges de qualité avec les équipes.
Une intégration native avec la gestion des compétences, la formation et les objectifs
Les données circulent automatiquement entre tous les modules RH. Un besoin de formation identifié en entretien remonte directement dans le logiciel Lucca Formation (notre logiciel de gestion de la formation en entreprise). Les compétences à développer identifiées lors de l’entretien servent de base à la définition des objectifs du collaborateur pour la période suivante.
Une conformité juridique sécurisée pour les entretiens professionnels
Lucca garantit votre conformité en vous rappelant les entretiens à prévoir. La solution conserve l’historique de tous les entretiens et formations suivies par les salariés. En cas de contrôle, toutes les preuves nécessaires sont facilement accessibles.
Le marché des logiciels de gestion des entretiens regorge de solutions plus ou moins avancées. Pour vous aider à choisir, voici cinq critères essentiels à exiger d’une solution de ce type.
Un formulaire personnalisable
Un logiciel d’entretien doit permettre de créer autant de formulaires que nécessaire, adaptés à chaque type d’entretien (annuel, parcours professionnel, retour d’absence, forfait-jours, 360°, etc.).
Les formulaires sont personnalisables en fonction de vos besoins : évaluation par étoiles, échelle de notes, évaluation de compétences, demandes de formation, questions ouvertes, questions fermées ou à choix multiples.
Des campagnes d’entretiens faciles à configurer et à dupliquer
Inutile de se limiter aux seuls entretiens obligatoires prévus par la loi. Un logiciel d’entretiens efficace permet de créer autant de campagnes que nécessaire (annuelles, parcours professionnels, retours d’absence, forfait-jours, 360°, fin de mission…).
Grâce à une configuration intuitive, vous partez d’un modèle, dupliquez la campagne, ciblez les populations concernées et fixez des échéances claires. Et si un collaborateur rejoint le périmètre en cours de route, il suffit de l’ajouter à la campagne sans interrompre ce qui est déjà lancé.
Une vue claire de l’avancée des entretiens
La majorité des campagnes d’entretiens s’étend sur 1 à 2 mois. Sans vue globale sur leur déroulé, difficile d’intervenir au bon moment et auprès de la bonne personne, de traiter rapidement les sujets à risque ou d’identifier les entretiens qui tardent à vous revenir.
Un tableau de bord centralisé indique en temps réel :
- les entretiens non réalisés ;
- ceux en cours ;
- ceux en attente de validation ;
- ceux clôturés.
Vous pouvez vous appuyer sur des relances automatiques groupées, plutôt que de consacrer des heures à relancer manuellement les retardataires.
La centralisation et l’archivage des comptes-rendus d’entretiens
En cas de contrôle, vous devez pouvoir démontrer que les entretiens obligatoires ont bien été réalisés. Une solution comme Lucca Performance centralise les comptes-rendus téléchargeables et conserve l’historique année après année. Managers et collaborateurs retrouvent aisément les synthèses des entretiens précédents pour préparer les prochains échanges.
Des données exploitables
Un logiciel de gestion des entretiens transforme les données collectées en graphiques directement exploitables. Il permet par exemple de filtrer par équipe, métier ou site. Les analyses se mettent à jour au fil des entretiens réalisés : vous pouvez détecter des tendances (compétences à renforcer, besoins de formation, signaux faibles) sans attendre la clôture de la campagne. Les équipes RH passent moins de temps à consolider des fichiers, et davantage à analyser et arbitrer.
Comment exploiter les données des entretiens pour orienter les décisions RH ?
Appuyez-vous sur les données des entretiens pour :
- identifier les besoins en formation ;
- prioriser les actions du plan de développement ;
- repérer les hauts potentiels ;
- anticiper les souhaits de mobilité et sécuriser les parcours ;
- détecter les écarts et rééquilibrer la rémunération.
Quels indicateurs et tableaux de bord pour analyser les campagnes d’entretiens ?
Les tableaux de bord suivent le bon déroulement des campagnes : taux de complétion, taux de validation, ou encore avancement par équipe et par manager.
Ils offrent une lecture qualitative des évaluations, en analysant la répartition des niveaux de performance, le taux d’objectifs atteints et les écarts d’évaluation entre les équipes.
Enfin, ils apportent une vision plus stratégique en consolidant les compétences à renforcer, les besoins de formation, les souhaits de mobilité et l’identification des talents ou hauts potentiels.