Suivre les absences de ses collaborateurs est essentiel pour piloter la gestion des absences en entreprise et en limiter l’impact sur l’organisation.
Sans outil structuré, le suivi devient flou, les données se dispersent, et il devient difficile d’identifier les équipes ou périodes à risque. Résultat : surcharge de travail, erreurs de paie, ou absence de réponse face à un taux d’absentéisme croissant.
Un tableau de bord bien conçu permet d’éviter ces dérives : il centralise les données, offre une vision claire des absences et aide à prendre des décisions éclairées.
Dans cet article, découvrez comment le construire et quels indicateurs clés suivre pour en faire un véritable outil de pilotage RH.
Qu’est-ce qu’un tableau de bord sur l’absentéisme ?
Un tableau de bord sur l’absentéisme est un outil RH qui centralise les données relatives aux différentes absences en entreprise : congés payés, arrêts maladie, absences injustifiées, absences exceptionnelles, etc.
Il offre une vue d’ensemble claire et actualisée des absences au sein de l’entreprise, permettant ainsi aux ressources humaines et aux managers de suivre en temps réel leur impact sur l’organisation.
Cet outil permet de :
- détecter des tendances : par exemple, une hausse d’absences sur certains mois (hiver, rentrée…) ou dans un service en particulier ;
- mesurer l’efficacité des actions mises en place : comme un programme de prévention ou un changement d’organisation ;
- identifier les zones à risque : surcharge de travail dans un service, fréquence élevée d’absences sur une tranche d’âge, etc. ;
- optimiser l’organisation : en répartissant mieux les charges ou en anticipant les remplacements.
Le tableau de bord d’absentéisme est donc un outil d’aide à la décision utile pour piloter la gestion RH, mieux organiser les équipes, répartir les charges de travail et limiter l’impact des absences sur l’activité globale de l’entreprise.
Quels indicateurs et KPIs intégrer dans son tableau de bord ?
Un tableau de bord efficace repose sur des indicateurs clairs et faciles à suivre.
Voici les principaux KPIs à intégrer pour analyser l’absentéisme et agir en conséquence.
Le taux d’absentéisme
C’est l’indicateur central pour suivre l’absentéisme en entreprise. Il permet de calculer le taux d’absentéisme sur une période donnée, en comparant les jours ou heures d’absence au temps de travail prévu.
Il met en lumière les périodes critiques ou les services les plus touchés, et aide à anticiper les dérives avant qu’elles ne nuisent à l’organisation.
Pour l’obtenir, divisez le nombre d’heures ou jours d’absence par le nombre d’heures ou de jours théoriques travaillés et multipliez par 100.
La durée moyenne des absences
Cet indicateur montre si les absences sont plutôt ponctuelles (ex. : rendez-vous médicaux) ou longues (ex. : burn-out, troubles musculo-squelettiques).
Il permet d’identifier les situations critiques ou fragiles à traiter rapidement : surcharge de travail, conditions de travail dégradées, tensions dans une équipe…
Pour l’obtenir, divisez le nombre de jours d’absence par le nombre de salariés absents.
Le taux de fréquence des absences
Il reflète le nombre de fois qu’un salarié s’absente, sans tenir compte de la durée.
Il est utile pour détecter les absences répétées ou éparses, qui peuvent désorganiser les équipes et révéler un malaise, une surcharge ou un début de désengagement.
Cet indicateur s’obtient en divisant le nombre total d’épisodes d’absence par le nombre de salariés sur une période donnée.
La répartition par motif d'absence
Accidents, maladies, absences injustifiées… Identifier les causes principales permet de cibler les actions de prévention adaptées : santé au travail, sécurité, charge mentale, ou encore équilibre vie pro/perso.
Il suffit pour cela de trier les absences par motif dans votre outil RH ou tableau de bord, afin de repérer les types d’absences les plus fréquents et mieux orienter vos actions.
La segmentation par profil de salariés
Analyser l’absentéisme selon l’âge, le service ou l’ancienneté permet d’identifier des tendances : surcharge de travail, climat social dégradé… et d’optimiser le planning des congés.
Pour ce faire, regroupez les données par population (services, tranches d’âge, etc.) et comparez les taux d’absentéisme entre les groupes pour repérer les écarts.
Comment faire son tableau de bord sur l’absentéisme ?
Pour créer un tableau de bord sur l’absentéisme, commencez par définir les données à collecter.
Il s’agit généralement des dates d’absence, du motif (maladie, accident, congés, etc.), de la durée, et de l’équipe ou du service concerné.
Ces données peuvent être extraites de votre logiciel de gestion des absences en entreprise ou, à défaut, saisies manuellement dans un fichier Excel.
Étape 1 : rassembler les données
Identifiez les sources d’information :
- logiciel RH ;
- feuilles de temps ;
- plannings de congé ;
- dossiers médicaux.
Centralisez ces données dans un tableau brut pour faciliter le suivi.
Étape 2 : choisir les indicateurs à mesurer
À partir de ces données, calculez les principaux KPIs.
Le taux d’absentéisme est la base. Vous pouvez aussi suivre la durée moyenne d’absence par collaborateur, la fréquence des absences, ou encore comparer l’absentéisme en entreprise selon les départements ou les tranches d’ancienneté.
Étape 3 : organiser et structurer le tableau de bord
Le tableau de bord peut être construit sur Excel. Voici un exemple simple de structure :
Nom du salarié | Service | Motif d’absence | Nombre de jours | Date début | Date fin | Taux d’absentéisme individuel |
Martin Dupont | SAV | Maladie | 3 | 02/01/2025 | 04/01/2025 | 1,5 % |
Julie Martin | Compta | Accident de travail | 5 | 15/01/2025 | 19/01/2025 | 2,1 % |
À cela, vous pouvez ajouter une synthèse avec des graphiques : par exemple, un camembert montrant la répartition des motifs d’absence (maladie, congés, accidents…), ou un histogramme comparant le taux d’absentéisme par service.
Étape 4 : mettre à jour et analyser
Mettez à jour les données chaque mois ou chaque trimestre, selon vos besoins.
Un tableau de bord dynamique permet de repérer rapidement des tendances : une hausse d’absences sur une période donnée, un service plus impacté qu’un autre, etc.
Pour aller plus loin, des outils comme Lucca permettent d’automatiser la collecte des données, de générer des KPIs en temps réel et de simplifier l’analyse. Cela évite les erreurs de saisie et offre une vision plus fiable et actualisée.
Gagnez du temps sur la gestion des congés
Tout ce que vous devez savoir sur les congés : nouveautés légales, congés spéciaux, calculs, gestion quotidienne.
