Les applications de gestion de notes de frais sont des alternatives intéressantes à l’utilisation d’un modèle de note de frais.
À quoi sert concrètement une application mobile pour les notes de frais ? Quels sont leurs atouts ? Faut-il choisir un logiciel de notes de frais gratuit ou opter pour une option payante ? Explications.
L'article en 1 minute
- Une application de gestion des notes de frais = solution dématérialisée et automatisée permettant aux salariés d’enregistrer leurs dépenses professionnelles et justificatifs directement depuis leur smartphone
- Technologie OCR = l’app scanne automatiquement les justificatifs et extrait les données pertinentes (date, montants, TVA, frais kilométriques, etc.)
- Personnalisable = paramétrage des plafonds, alertes automatiques, suivi des avances, gestion des frais kilométriques selon la politique d’entreprise
- 5 avantages majeurs : gain de temps, sécurité et centralisation des données, suivi en temps réel des remboursements, réduction des erreurs et fraudes, reportings automatisés
- Résultat = rapidité, efficacité et conformité renforcée dans la gestion des dépenses professionnelles
Allez à l'essentiel
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Comment fonctionne une application de gestion des notes de frais ?
L’utilité d’une application de notes de frais est simple : gérer les dépenses professionnelles des salariés de manière dématérialisée et automatisée.
Une fois l’application téléchargée, les salariés ont tous la possibilité d’enregistrer directement sur leur smartphone leurs dépenses dans le logiciel de notes de frais, ainsi que les justificatifs liés à leurs frais professionnels, le tout de manière très intuitive.
Grâce à une technologie OCR (Optical Character Recognition), l’application va ensuite scanner les informations présentes dans les justificatifs, pour collecter celles qui sont pertinentes (date, montant HT, TTC, de la TVA, taxe de séjour, kilomètres parcourus, etc.), et les archiver.
À noter : certaines applications sont également en mesure de récupérer automatiquement les factures numériques directement depuis les sites marchands et les sociétés de transport.
Ces applications offrent également des options de personnalisation pour s’adapter à la politique de gestion de notes de frais de l’entreprise :
- paramétrage de plafonds par type de dépense ;
- notification d’alerte en cas d’atteinte d’un certain seuil de dépense ;
- approbation de demande d’avances sur les frais professionnels ;
- suivi du détail des frais kilométriques ;
- etc.
Transformation apportée par une application de notes de frais
| Aspect | Gestion manuelle (papier/Excel) | Gestion avec application mobile |
|---|---|---|
| Format des justificatifs | Papier (risque de perte, usure) | Dématérialisé (archivé sécurisé) |
| Saisie des données | Manuelle, chronophage, source d’erreurs | Automatique via OCR, quasi sans erreur |
| Accessibilité | Sur le lieu de travail uniquement | Multiplateforme (smartphone, tablette, PC) |
| Suivi des remboursements | Manuel, délais imprécis, peu de transparence | Temps réel, traçable, transparent |
| Détection d’anomalies | Contrôle manuel laborieux | Automatisée (doublons, dépassements identifiés) |
| Reportings & vision d’ensemble | Difficiles et longs à générer | Rapports automatisés et exhaustifs |
| Conformité & risque de fraude | Faible traçabilité, fraude possible | Traçabilité complète, fraude minimisée |
Pourquoi équiper ses salariés d’une solution avec application mobile ?
Il existe de nombreux avantages à utiliser une application pour la gestion de ses notes de frais :
- gagner un temps précieux : c’est l’application qui gère toute seule la collecte et la vérification de la conformité des notes de frais ainsi que des justificatifs de dépense. L’outil est très facile d’utilisation et simplifie au maximum les démarches à effectuer, laissant plus de temps à vos équipes pour se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée ;
- centraliser et maximiser la sécurité des données : toutes les informations sont stockées de manière dématérialisée et sont facilement consultables n’importe où depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette. Tous les justificatifs et notes de frais sont harmonisés, ce qui simplifie grandement leur traitement, mais aussi leur contrôle en cas de besoin ;
- optimiser la gestion des notes de frais et le suivi des remboursements : l’application permet de suivre en temps réel l’avancement du traitement des notes de frais, les dépassements de plafonds, les potentiels doublons, les délais de remboursements, etc. Les logiciels les plus aboutis permettent également de générer des reportings pour vous offrir la meilleure vision d’ensemble possible sur la gestion des notes de frais de l’entreprise ;
- réduire la marge d’erreur et le risque de fraude : toutes les dépenses professionnelles sont tracées, permettant de repérer facilement d’éventuelles incohérences, voire abus.
En un mot, l’utilisation d’une application de notes de frais permet de gagner en rapidité comme en efficacité
Avec Lucca Notes de frais, vous reprenez le contrôle sur vos dépenses professionnelles :
- paramétrez vos règles de gestion et maitrisez le montant de vos frais ;
- libérez-vous de la collecte des justificatifs papier ;
- automatisez les opérations comptables et administratives.
Questions fréquentes sur la gestion des notes de frais
Comment fonctionne la technologie OCR dans une application de notes de frais ?
La technologie OCR (Optical Character Recognition) scanne automatiquement les justificatifs (tickets, factures, reçus) pour en extraire les données pertinentes : date, montant HT/TTC, montant de TVA, taxe de séjour, kilomètres parcourus, etc. Ces données sont ensuite archivées automatiquement sans saisie manuelle.
Peut-on récupérer automatiquement les factures numériques depuis des sites marchands ?
Oui, certaines applications avancées permettent de récupérer automatiquement les factures numériques directement depuis les sites e-commerce et les sociétés de transport, sans nécessité de scanner ou télécharger manuellement chaque document.
Comment l'application s'adapte-t-elle à la politique de frais de mon entreprise ?
L’application est personnalisable : vous pouvez paramétrer des plafonds par type de dépense, activer des notifications d’alerte en cas de dépassement, gérer les demandes d’avances, suivre les frais kilométriques et appliquer toute règle spécifique à votre entreprise.
Quel est le principal avantage pour l'équipe RH/Finance ?
Le gain de temps majeur : l’application automatise la collecte, la vérification et la conformité des notes de frais, libérant vos équipes des tâches administratives chronophages pour se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée.