Notes de frais en association : quelles règles pour les salariés et bénévoles ?

Comme tout salarié d’entreprise, les employés d’associations peuvent prétendre au remboursement des dépenses qu’ils ont engagées dans le cadre de leur activité. 

Néanmoins, la gestion des frais professionnels n’est pas la même selon leur statut : salarié, bénévole ou dirigeant d’association. 

Voyons en détail les règles de fonctionnement spécifiques au traitement et remboursement des notes de frais en association.

traitement des notes de frais en association
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Table des matières

Comment faire une note de frais pour une association ?

Les associations doivent respecter certains critères pour procéder au remboursement des dépenses engagées par leurs bénévoles ou leurs salariés :

  • les frais doivent avoir un lien direct avec l’association ;
  • le respect des plafonds fixés annuellement par l’URSSAF ;
  • l’établissement d’une note de frais accompagnée d’un justificatif.

 

La loi ne fixe pas un contenu spécifique pour les notes de frais d’association, mais il est recommandé que soient mentionnés :

  • le nom du bénévole ou du salarié qui a engagé la dépense ;
  • la date de la dépense ;
  • la nature des frais ;
  • le montant dépensé HT, le montant de la TVA et le montant TTC.

Chaque note de frais doit être signée par le salarié ou le bénévole concerné et par un représentant de l’association (dirigeant, trésorerie, adjoint).

Pour être validée, la note de frais doit être accompagnée de la facture ou du récépissé de paiement. Elle peut également annexer un document descriptif de la mission qui justifie l’engagement des dépenses dans l’intérêt de l’association.

💡 Bon à savoir : en pratique, les bénévoles d’une association demandent souvent le remboursement de leurs dépenses sur simple présentation d’une facture ou d’un ticket de caisse. Attention, car en cas de contrôle des notes de frais par l’administration fiscale, l’absence de note de frais justificative peut être pénalisée.

Les dirigeants d’association peuvent également être remboursés des frais engagés dans l’exercice de leurs fonctions, sous deux conditions :

  • les dépenses ont été autorisées par le conseil d’administration ;
  • les dépenses sont justifiées par une pièce comptable officielle.

Quelles sont les conditions de remboursement des notes de frais en association ?

Une association, comme n’importe quelle entreprise, fixe elle-même les règles qui encadrent le remboursement des frais avancés. Le conseil d’administration de l’association définit pour l’ensemble du personnel :

  • la nature des frais remboursables ;
  • les plafonds de prise en charge ; 
  • la procédure de remboursement ;
  • les modalités de remboursement par type de frais (au forfait ou aux frais réels) ;
  • les différences s’il y en a, entre salariés, bénévoles et dirigeants.

Le cas des salariés en association

Les notes de frais des salariés sont traitées selon les règles définies par la politique interne de l’association, puis sont remboursées au moment du versement du salaire.

Le cas des bénévoles

Le statut du bénévole

Par définition, un bénévole ne peut jouir d’aucun bénéfice financier ou en nature lié à son activité au sein de l’association. En revanche, il a le droit d’être remboursé des frais qu’il avance.Le remboursement des notes de frais ne doit pas enrichir le bénévole de quelque manière que ce soit. En cas de fraude aux notes de frais, l’URSSAF pourrait assimiler les sommes perçues par le bénévole concerné, à du salariat dissimulé.

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Quels sont les types de frais des bénévoles ?

Une association peut avoir de nombreux frais dans le cadre de son activité, et peut confier la responsabilité de certaines dépenses à ses bénévoles dans les plus petites structures : achat de matériel, de papeterie, de nourriture. 

Les bénévoles peuvent également être amenés à se déplacer dans le cadre de leurs missions, engendrant ainsi des frais de déplacement (billets de transport, péage, essence, indemnités kilométriques) et des frais de restauration.

Si leur travail n’est pas rémunéré, les bénévoles peuvent prétendre au remboursement des dépenses engagées pour le compte de l’association. Deux cas de figure sont possibles : soit l’association a missionné le bénévole pour ces achats ; soit le bénévole a demandé une autorisation avant de procéder à l’achat.

Ensuite, l’association choisit de procéder au remboursement des dépenses de façon forfaitaire ou aux frais réels sur présentation d’une facture.

Les remboursements forfaitaires sont déconseillés pour les associations. Si le montant remboursé est supérieur à la somme réellement déboursée, l’excédent pourrait être assimilé à une rémunération déguisée par l’administration fiscale. 

En revanche, cette solution est parfois envisagée pour dédommager un bénévole de l’utilisation de son véhicule personnel pour les besoins de l’association. Il est alors remboursé selon le barème des frais kilométriques défini annuellement par l’Urssaf.

Quel est le barème des frais kilométriques pour une association en 2023 ?

Ce barème est réservé aux bénévoles ou salariés utilisant leur véhicule personnel, dans le cadre des activités de l’association.

💡 Bon à savoir : le barème spécifique des indemnités kilométriques des associations a été supprimé au 1er janvier 2022. Le barème Urssaf est désormais le même que celui des salariés. 

Il existe différentes modalités de remboursement des frais kilométriques :

  • le remboursement sur la base des frais réellement engagés ;
  • le remboursement sur la base du barème des indemnités kilométriques ; 
  • la réduction d’impôts, réservée exclusivement aux bénévoles.

Le forfait kilométrique diffère en fonction du type de véhicule utilisé (voitures, cyclomoteurs) et selon la puissance fiscale du véhicule.

Au lieu d’être remboursés par l’association, les frais kilométriques des bénévoles peuvent être considérés comme des dons et donner droit à une réduction d’impôt sur le revenu. Le bénévole doit expressément renoncer au remboursement pour bénéficier de cet avantage fiscal. 

Comment optimiser la gestion des notes de frais en association ?

Les notes de frais en association peuvent vite devenir une usine à gaz à gérer pour les responsables. Il faut vérifier les dépenses, valider les justificatifs, enregistrer leurs montants et procéder aux paiements. Un traitement manuel prend beaucoup de temps et est source d’erreurs, d’oublis et de pertes de documents.

Différentes solutions logicielles permettent d’automatiser la gestion des notes de frais, de l’enregistrement des pièces comptables au paiement des personnes responsables des dépenses. 

En paramétrant l’outil selon vos règles internes, le traitement des frais professionnels peut être entièrement personnalisé et prendre en compte le statut du demandeur : bénévole, salarié ou dirigeant.

Enfin, un logiciel de gestion des frais professionnels est une solution digitale qui permet de conserver de manière dématérialisée tous les documents officiels (notes de frais, justificatifs comptables, preuves de remboursement), qui peuvent être réclamés par les instances administratives en cas de contrôle.

FAQ Pour aller plus loin sur les frais dans une association

Comment justifier une dépense sans facture pour une association ?

En théorie, tout frais professionnel doit être prouvé par une facture ou un récépissé de paiement pour être remboursé. Une attestation sur l’honneur peut faire office de justificatif de paiement, si la personne concernée joint également une copie du relevé bancaire sur lequel apparaît la dépense.

Est-ce que le bénévolat est déductible des impôts ?

Les heures de bénévolat ne sont pas déductibles des impôts. En revanche, le bénévole peut renoncer au remboursement des frais engagés au nom de l’association, et bénéficier en échange d’une réduction d’impôt sur le revenu. Le bénévole doit exprimer clairement et librement son intention de faire don de ses frais professionnels à l’association.

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