Notes de frais et auto-entrepreneur : comment gérer les frais professionnels des freelances ?

Les entreprises travaillent de plus en plus avec des freelances sur des projets ponctuels ou des missions au long cours. Ils peuvent avoir des frais inhérents à l’exercice de leur activité professionnelle. Il est donc légitime de se demander s’il est possible pour l’entreprise de rembourser certains frais, comme elle le fait avec ses salariés.

Voyons ensemble comment les entreprises peuvent optimiser la gestion des frais professionnels des freelances auxquels elles font appel.

notes de frais avec auto entrepreneur
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Les entreprises travaillent de plus en plus avec des freelances sur des projets ponctuels ou des missions au long cours. Ils peuvent avoir des frais inhérents à l’exercice de leur activité professionnelle. Il est donc légitime de se demander s’il est possible pour l’entreprise de rembourser certains frais, comme elle le fait avec ses salariés.

Voyons ensemble comment les entreprises peuvent optimiser la gestion des frais professionnels des freelances auxquels elles font appel.

Table des matières

Pourquoi travailler avec des auto-entrepreneurs ?

Quand une entreprise a recours à des compétences externes, plusieurs options s’offrent à elle. Elle peut se tourner vers une autre entreprise, comme une agence de conseil (agence de communication, sous-traitance informatique, etc.). Leur relation commerciale est définie par un contrat de prestations et la société de conseil est rémunérée sur facture.

Ou l’entreprise peut choisir de travailler directement avec des indépendants, experts de leur domaine et installés à leur compte. Ces freelances sont enregistrés sous différents statuts juridiques de société, mais le plus souvent ils ont opté pour le statut de micro-entreprise.

Appelée auto-entreprise jusqu’en 2016, la micro-entreprise est un statut juridique simplifié, qui permet à toute personne de s’enregistrer auprès de l’URSSAF en tant qu’entreprise individuelle. 

Les tendances du marché de l’emploi montrent un accroissement du nombre de micro-entreprises enregistrées chaque année. Les freelances sont de plus en plus nombreux dans le monde professionnel, et ne concernent plus uniquement les profils seniors et expérimentés.

Le développement du freelancing est un marqueur important de l’évolution du marché de l’emploi :

  • Des secteurs d’activité en tension,
  • Une guerre des talents qui s’intensifie,
  • Des jeunes actifs en quête de diversité et de changement.

 Travailler avec des freelances permet aux entreprises d’être plus agiles dans leur politique de recrutement et de gestion des carrières. C’est aussi la possibilité pour eux de s’offrir une expertise spécialisée, pour des besoins ponctuels, sans augmenter le budget de la masse salariale.

Est-il possible de rembourser les notes de frais d’un auto-entrepreneur ?

Les freelances peuvent intervenir dans tous les services de l’entreprise, du domaine RH à l’événementiel, en passant par les postes marketing et commerciaux. Ils peuvent intervenir sur des projets spécifiques comme remplacer un poste vacant pendant plusieurs mois.

Le statut de la micro-entreprise permet de bénéficier de formalités comptables simplifiées, notamment pour la déclaration et le paiement des cotisations et contributions sociales.

En revanche, les indépendants ne peuvent déduire de leur chiffre d’affaires les frais professionnels inhérents à leur activité. Sous le statut auto-entrepreneur, il est impossible d’émettre de note de frais. 

Si les associations peuvent traiter les notes de frais de leurs bénévoles, les entreprises ne peuvent pas faire de même avec leurs freelances. L’explication tient au fait que l’auto-entreprise est soumise au régime micro-fiscal.

Le freelance n’ayant pas le statut salarié, l’entreprise qui l’emploie ne peut pas lui rembourser de notes de frais, même dans le cadre de dépenses directement liées à ses missions. Le versement d’indemnités pourrait être assimilé à du salariat déguisé.

Le freelance reste un prestataire qui ne peut être rémunéré que par le paiement des factures qu’il émet au nom de son entreprise (individuelle).

Toutefois, et sous certaines conditions, l’entrepreneur peut obtenir le remboursement des dépenses professionnelles engagées pour le compte de ses clients. 

Quels sont les frais pouvant être remboursés à un auto-entrepreneur ?

Un auto-entrepreneur peut se faire rembourser des dépenses effectuées au nom et pour le compte de ses clients dans le cadre d’un contrat de mission. On parle alors de frais de débours.

En vertu de la loi, ce sont les seuls frais dont le micro-entrepreneur est en droit d’obtenir le remboursement.

Les frais de débours : présentation et intérêts

Les frais de débours ne sont pas des dépenses engagées par l’entrepreneur dans l’intérêt de son entreprise. Ce sont des frais avancés au nom et pour le compte de son client, dans le cadre d’une prestation de service ou de la vente d’un bien.

Ils n’ont pas à être à la charge de l’indépendant qui est en droit de les refacturer à son client pour en obtenir le remboursement.

En l’indiquant en frais de débours sur sa facture, cette somme est bien différenciée du tarif de la prestation de service, qui correspond à la seule rémunération de l’entrepreneur. 

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En pratique, les frais de débours peuvent correspondre à : 

  • Une autre prestation de service sous-traitée par l’indépendant au nom de son client, 
  • L’achat de matières premières pour le compte de son client, 
  • Des frais de port pour envoi de marchandise,
  • Des frais de déplacement pris en charge par le client, etc.

Comment rembourser les frais de débours ?

Pour obtenir le remboursement de frais de débours, l’auto-entrepreneur doit les inclure sur sa facture.

Quelques conditions permettent de gérer au mieux le suivi des frais de débours entre auto-entrepreneur et entreprise cliente :

  • Contractualiser la refacturation des frais : Sur le contrat de prestation, ou sur le devis, il est nécessaire de formaliser l’accord du client en précisant les frais qui peuvent être refacturés dans le cadre de la mission : nature des frais et montant.
  • Établir la facture au nom du client : Pour éviter les malentendus, il est impératif que la facture soit rédigée au nom et pour le compte du client final, en mentionnant ses coordonnées de facturation.
  • Conserver les justificatifs : Conserver la facture des frais de débours ainsi que tous les justificatifs (ticket de caisse, récépissé de paiement…) permet à l’auto-entrepreneur de se prémunir contre un risque de litige et d’être en règle en cas de contrôle de l’administration fiscale.

L’entrepreneur doit tenir une comptabilité à jour, que ce soit sur un fichier Excel ou sur un logiciel de facturation adapté au régime de la micro-entreprise.

De son côté, l’entreprise a tout intérêt à mettre en place un processus efficace de gestion des notes de frais des auto-entrepreneurs, au moyen d’ un logiciel adapté. Ainsi, en cas de contrôle de l’administration, l’entreprise est en mesure de justifier qu’il n’y a pas de fraude sur les notes de frais.

Auto-entrepreneur et notes de frais : Pour aller plus loin

L’auto-entrepreneur peut refacturer à son client, et en frais de débours, seulement l’achat de matériel, effectué au nom et pour le compte de son client.

En revanche, il ne peut pas se faire rembourser les frais engagés pour l’achat d’un nouvel ordinateur dans le cadre de sa propre activité professionnelle, ni les déduire de son chiffre d’affaires. C’est l’un des inconvénients majeurs du régime de la micro-entreprise.  

Un auto-entrepreneur ne peut déduire de son chiffre d’affaires, aucuns frais qu’il engage à des fins professionnelles, dans l’intérêt de son entreprise.

En revanche, l’auto-entrepreneur peut déduire de ses déclarations de chiffre d’affaires les frais de débours. C’est-à-dire uniquement les dépenses effectuées au nom et pour le compte de ses clients dans le cadre d’une prestation.

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