Notes de frais du dirigeant : comment bien les gérer ?

Les dirigeants d’entreprise peuvent obtenir le remboursement des sommes qu’ils ont engagées sur leurs deniers personnels au titre de leur activité professionnelle. 

Comme tout salarié, ils doivent respecter la politique interne de l’entreprise sur la gestion des frais professionnels : c’est-à-dire réaliser une note de frais, fournir les justificatifs adéquats et vérifier que la dépense fait partie des frais remboursables par l’entreprise.

Voyons en détail quels sont les frais professionnels remboursables et les dépenses déductibles, les spécificités des notes de frais des gérants et comment elles doivent être gérées comptablement en entreprise.

notes de frais chez les gérants
Temps de lecture : 10 minutes

Les dirigeants d’entreprise peuvent obtenir le remboursement des sommes qu’ils ont engagées sur leurs deniers personnels au titre de leur activité professionnelle. 

Comme tout salarié, ils doivent respecter la politique interne de l’entreprise sur la gestion des frais professionnels : c’est-à-dire réaliser une note de frais, fournir les justificatifs adéquats et vérifier que la dépense fait partie des frais remboursables par l’entreprise.

Voyons en détail quels sont les frais professionnels remboursables et les dépenses déductibles, les spécificités des notes de frais des gérants et comment elles doivent être gérées comptablement en entreprise.

Table des matières

Quelles sont les spécificités en termes de notes de frais pour un dirigeant ?

L’administration fiscale applique un certain nombre de règles dans le cadre du remboursement des frais professionnels du gérant ou du dirigeant. Les fraudes aux notes de frais abusives sont malheureusement la cause principale des redressements fiscaux d’entreprises.

Pour être remboursable, la dépense doit respecter plusieurs conditions :

  • être justifiée avec une facture ou un récépissé de paiement ;
  • être cohérente avec l’activité de l’entreprise ;
  • agir dans l’intérêt de l’entreprise ; 
  • faire l’objet d’une note de frais.

Les types de dépenses d’un gérant

Frais de repas

Tous les frais de repas ne sont pas traités de la même façon, selon le statut de la société et selon s’ils sont pris seuls ou dans le cadre d’un déjeuner / dîner d’entreprise.

Premièrement, tous les repas d’affaires réalisés dans l’intérêt de l’entreprise peuvent être intégralement remboursés si la note de frais est accompagnée d’une facture complète au nom de la société et si elle mentionne le nom de chaque invité. 

En ce qui concerne les repas personnels du dirigeant, il convient de différencier :

  • Les gérants d’une EURL assujettie à l’impôt sur le revenu : si la distance domicile-travail est importante, les notes de frais de repas pourront être remboursées et être déduites du résultat de l’entreprise.
  • Les dirigeants des sociétés assujetties à l’impôt sur les sociétés ne peuvent pas demander la prise en charge de leurs repas pris sur le lieu de travail ou à proximité.

Frais de déplacement

Les frais de transport sont, avec les frais de repas, les dépenses les plus courantes des entreprises. 

Toutes les dépenses liées aux déplacements professionnels peuvent être intégralement remboursées sur note de frais si elles ont lieu dans l’intérêt de l’entreprise : billets de train ou d’avion, notes de taxi, frais de stationnement, de péage ou d’essence.

Si le dirigeant utilise son véhicule personnel pour effectuer son déplacement professionnel, il peut être dédommagé sur la base des indemnités kilométriques établies par le barème de l’URSSAF.

En revanche, les dépenses liées au trajet « domicile-lieu de travail » ne sont pas remboursables.

Dans le cas où le dirigeant d’entreprise utilise un véhicule professionnel, la société prend en charge également les dépenses liées à l’usage de ce dernier :

  • location ou crédit-bail ; 
  • entretien courant (y compris les pneumatiques) et réparations ;
  • primes d’assurance.

Frais d’hébergement

La location de bureaux entre communément dans les frais professionnels contractés au nom de l’entreprise. Mais parfois, au démarrage de leur activité, certains gérants domicilient leur société et leur bureau depuis leur domicile personnel. Cela concerne principalement les SASU. 

Dans ce cas de figure, ils peuvent demander le remboursement d’une partie du loyer et des charges connexes (chauffage, électricité, internet, téléphone…) dans une note de frais.

Pour connaître la part remboursable et ne pas faire d’impair dans la gestion comptable, il est préférable de demander l’avis d’un expert-comptable.

Les cadeaux d’entreprise

Les cadeaux d’affaires concernent tous les cadeaux offerts aux clients, aux fournisseurs, aux prospects ou encore aux apporteurs d’affaires.

Ils peuvent faire l’objet d’un remboursement dès qu’ils sont offerts dans le cadre d’une relation commerciale. En revanche, ils ne sont pas déductibles du résultat fiscal de manière systématique. 

A noter : pour les cadeaux d’entreprise, la TVA sera récupérable si les cadeaux d’affaires ne dépassent pas un montant de 65 € TTC par bénéficiaire sur l’année.

Les frais de formations

De la même manière que pour les salariés, toute action de formation peut être intégralement prise en charge, si le dirigeant la réalise auprès d’un établissement agréé par l’État.

Les frais d’habillement

Ils ne concernent que les frais engagés pour une nécessité absolue : équipements de protection individuelle, chaussures de sécurité pour les professionnels du bâtiment, robe d’avocat, etc.

Parmi les frais remboursables, sont inclus les invitations à des événements / spectacles ou les frais de réception, dès lors qu’ils sont engagés dans l’intérêt de l’entreprise. 

Enfin, dernière dépense à faire partie des dépenses prises en charge, les coûts occasionnés par les formalités de création d’entreprise :

  • honoraires des professionnels engagés (ex : expert-comptable) ;
  • frais d’immatriculation et d’annonces légales ;
  • l’achat de fournitures et de matériel informatique.

Les dépenses non déductibles pour l’entreprise

Les frais professionnels qui sont remboursés au gérant ou dirigeant sur note de frais sont assimilés à des charges et sont donc déduits du résultat fiscal de l’entreprise.

D’autres dépenses correspondent à des frais déductibles :

  • les dépenses personnelles ;
  • la taxe sur le logement ;
  • les impôts ;
  • les pénalités fiscales ;
  • les amendes pénales ;
  • les contraventions routières.

Comment gérer les notes de frais d’un dirigeant ?

Comme nous l’avons vu précédemment, les notes de frais des gérants et dirigeants d’entreprise doivent être traitées de manière identique à celles des salariés.

Cela implique que la note de frais soit accompagnée d’une preuve de paiement (facture d’achat, billet de transport, note de restaurant, etc). La note de frais, comme le justificatif, sont des pièces comptables indispensables à la bonne tenue des comptes de l’entreprise. 

Si la note de frais est jugée conforme aux règles internes de remboursement des frais professionnels, les dépenses doivent être inscrites dans le relevé mensuel de la comptabilité d’entreprise.

La tenue de ce relevé mensuel des dépenses est obligatoire, ainsi que sa conservation par l’entreprise. Le document doit contenir les informations suivantes : nature et date des frais, justification et preuves matérielles de chaque dépense.

 

Le relevé doit également mentionner les remboursements relatifs aux indemnités kilométriques en précisant la date, le motif, la destination et la distance parcourue.

Enfin, pour enregistrer la note de frais d’un point de vue comptable, il faut :

  • l’inscrire dans le journal des achats ;
  • débiter les comptes 108 « Compte de l’exploitant » ou 4551 « Compte courant d’associé » ;
  • débiter le compte TVA, si la TVA est déductible et récupérable ;
  • créditer le compte personnel du dirigeant du montant du remboursement.

Les risques en cas de notes de frais erronées

Une gestion inappropriée des notes de frais peut entraîner plusieurs risques pour l’entreprise et son dirigeant. Cela vaut pour les notes de frais du gérant, mais également pour les notes de frais des auto-entrepreneurs ou des salariés. 

Tout d’abord, des notes de frais erronées ou mal documentées peuvent attirer l’attention de l’administration fiscale, ce qui pourrait déclencher un contrôle plus approfondi, voire des pénalités financières en cas de redressement pour fraude. 

Une mauvaise gestion des notes de frais compromet la crédibilité de l’entreprise, tant auprès de ses partenaires commerciaux que de ses employés. Enfin, sur le plan interne, cela peut créer des tensions au sein de l’équipe ou des incompréhensions quant aux politiques de l’entreprise.

En conclusion, la gestion des notes de frais du gérant est un élément clé de la santé financière d’une entreprise. En respectant les règles fiscales et comptables, ainsi que les politiques internes de l’entreprise, les dirigeants démontrent une transparence financière aux yeux de tous.

Les dirigeants doivent connaître les spécificités entourant la gestion de leurs frais et veiller à ce que toutes les dépenses soient justifiées, cohérentes avec l’activité de l’entreprise et réalisées dans l’intérêt de celle-ci. 

En adoptant des pratiques rigoureuses de gestion des notes de frais, les entreprises minimisent les risques financiers et fiscaux tout en renforçant leur réputation et leur intégrité. Ces conseils s’appliquent également pour la gestion des notes de frais réalisées en association

Guide pratique : découvrez nos 10 conseils pour mieux gérer les notes de frais

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