Depuis 2014, une succession de réformes relatives à la formation et à l’avenir professionnel ont introduit et encadré la mise en place de l’entretien professionnel pour l’ensemble des entreprises.

Comment s’y retrouver entre les différents décrets d’application pour être en conformité avec la loi ? Quelles sont les sanctions en cas de manquement ? Louis van Gaver, Avocat au barreau de Paris, Cabinet Fromont Briens, nous partage les bonnes pratiques pour rester en conformité avec la loi.

Que vient changer la Loi Avenir professionnel sur la question de l’entretien professionnel ?

La Loi avenir professionnel ne vient pas remettre en cause tout ce qui a été créé auparavant. Elle aménage le dispositif.

L’entretien professionnel peut désormais être anticipé dans le cadre d’une reprise de poste, à la suite par exemple d’un congé maternité ou d’un arrêt longue maladie.

La seconde modification porte sur l’entretien de bilan (ou entretien récapitulatif) qui doit toujours être réalisé tous les 6 ans mais qui n’a plus exactement le même objet qu’auparavant.

Il va un peu plus loin que les entretiens professionnels, c’est un véritable état des lieux sur tout ce qui a été réalisé par rapport à l’évolution professionnelle du salarié sur les six dernières années.

Il faut à la fois :

  • faire le bilan de l’évolution du salarié, en matière : de progression salariale et professionnelle, de formation, et d’acquisition d’éléments de certification.
  • vérifier que le collaborateur a bénéficié des entretiens professionnels.

Il faut désormais également vérifier qu’au moins une action de formation non obligatoire a bien été réalisée par le salarié.

C’est une véritable opportunité pour l’employeur de traiter cette question en profondeur avec le salarié.  Et surtout la grande modification à mon sens, c’est la possibilité de pouvoir prévoir, soit par accord d’entreprise soit par accord de branche, un aménagement de ce dispositif pour l’adapter aux spécificités de l’entreprise ou du secteur d’activités.

Cela peut se traduire par la modification de la périodicité, des objectifs mêmes de l’entretien ou encore des conditions d’abondement au compte personnel de formation des salariés. Prenons l’exemple d’une entreprise avec des turn-over importants, on peut imaginer réduire la temporalité des entretiens et les faire tous les ans, plutôt que tous les 2 ans, pour rendre effective cette disposition.

Des entreprises ont également fait le choix de tenir ces entretiens tous les ans, de manière à s’aligner sur le rythme des entretiens d’évaluation, tandis que d’autres ont estimé qu’un entretien professionnel obligatoire tous les trois ans pouvaient suffire tout en prenant le soin de donner à la possibilité aux collaborateurs de solliciter la tenue d’un entretien professionnel supplémentaire s’ils en expriment le besoin.

Qu’est-ce que l’employeur risque s’il ne fait pas d’entretien professionnel dans son entreprise ?

Depuis le vote de la Loi Avenir professionnel, l’employeur est sanctionné si sur une période de 6 ans consécutifs, le salarié n’a pas bénéficié d’un entretien professionnel tous les 2 ans ainsi qu’à son retour dans le cadre d’une longue absence (congé sabbatique, congé parental…); et d’au moins une action de formation non obligatoire.

L’ordonnance du 21 août 2019 a cependant mis en place une période transitoire.

Concrètement, jusqu’au 31 décembre 2020, l’employeur peut justifier de ses obligations relatives à l’entretien professionnel et à l’état des lieux récapitulatif du salarié de deux manières différentes :

  • soit en appliquant la règle issue de la loi du 5 mars 2014 et en démontrant que le salarié a bénéficié des entretiens professionnels tous les deux ans et au moins deux des trois mesures suivantes : formation, acquisition d’éléments de certification et progression salariale ou professionnelle ;
  • soit en appliquant la règle issue de la loi du 5 septembre 2018 et en démontrant que le salarié a bénéficié des entretiens professionnels tous les deux ans et d’au moins une formation autre qu’une formation « obligatoire ».

La sanction est un abondement correctif à la charge de l’employeur au compte personnel de formation du salarié d’un montant de 3 000 euros, à verser à la Caisse des dépôts et consignations. L’employeur doit également adresser la liste des salariés concernés par ce manquement à son opérateur de compétences (OPCO). A défaut, en cas de contrôle par un agent de contrôle de l’inspection du travail ou un inspecteur de la formation professionnelle et après une phase de mise en demeure, l’employeur devra s’acquitter du double de cette somme auprès du Trésor Public.

En pratique, cette sanction ne s’applique qu’aux entreprises de 50 salariés.

Au-delà de la sanction strictement financière, le non-respect des dispositions en matière d’entretien professionnels peut fragiliser d’éventuels licenciements pour insuffisance professionnelle. En cas de contentieux relatif à un tel licenciement, l’absence d’entretien professionnel et d’actions de formation sera nécessairement mis en avant par le collaborateur pour contester son licenciement.

On peut aussi penser à d’autres risques, hors cas de licenciement pour insuffisance professionnelle. L’employeur doit en effet assurer l’adaptation au poste de travail et le maintien de l’employabilité de ses salariés. Le non-respect des dispositions en matière d’entretien professionnel pourrait justifier une demande de dommages et intérêts pour manquement à l’obligation d’adaptation au poste de travail et au maintien de l’employabilité, dans le cadre d’un contentieux prud’homal.

Comment être en conformité avec la Loi ?

Tout d’abord, anticipez sur les premiers mois de 2020 et menez à bien l’entretien de bilan à réaliser tous les 6 ans. Formalisez-le dans un outil fiable pour éviter tout risque de sanction.

La Loi est entrée en vigueur le 7 mars 2014. Le 1er entretien a été réalisé avant le 7 mars 2016, le 2e avant le 7 mars 2018 et en 2020, vous devrez donc réaliser l’entretien de bilan avant le 7 mars également.

Au-delà de la seule conformité avec la loi et si vous le pouvez, négociez avec les partenaires sociaux pour aménager l’entretien professionnel (par exemple dans le cadre d’un accord de Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels) et adaptez-le aux spécificités de votre entreprise : les formations que vous souhaitez mettre en avant auprès de vos collaborateurs, la périodicité des entretiens, les objectifs de ces mêmes entretiens… C’est une vraie opportunité pour la gestion des emplois et compétences.

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