Comment D-Link France a réduit sa charge administrative en impliquant ses collaborateurs ?

Secteur

Éditeur / Intégrateur​

Effectif

21 collaborateurs

Solutions

Timmi Absences, Timmi Temps, Poplee Socle RH, Poplee Entretiens, Pagga Bulletin de paie, Cleemy Note de frais

Mettre ses collaborateurs au centre des processus en s’équipant de solutions d’abord pensées pour eux, la stratégie gagnante de Marilyne Michel.

D-Link conçoit et distribue des systèmes d’infrastructures réseau, de vidéosurveillance et maison connectée partout dans le monde. Sa filiale française, basée en région parisienne, est dirigée par Marilyne Michel et compte une vingtaine de collaborateurs.

Les temps de validation sont trop longs et l’approbation se fait souvent à la dernière minute, voire a posteriori. Pour calculer les soldes de congés, elle doit se référer au bulletin de salaire et côté planning, l’organisation des départs relève de la prouesse.

La gestion du dossier RH n’est guère mieux lotie. Tout est conservé dans des chemises en cartons suspendues, ou bien sur des fichiers Excel.

Lorsque je me suis attaquée aux notes de frais, je n’ai même pas cherché ce qui existait sur le marché. J’étais confiante. Et j’ai eu raison. Les fonctionnalités poussées de Cleemy Notes de frais dont l’archivage à valeur probante font gagner à tous un temps fou notamment sur le contrôle.

Marilyne Michel, Country Manager

Le challenge

La gestion de la filiale française fait partie des attributions de Marilyne mais elle est surtout attendue sur ses objectifs commerciaux. C’est pourquoi, même avec une vingtaine de salariés « seulement », Marilyne n’a pas hésité à chercher une solution automatisée pour lui permettre de se débarrasser enfin de toute cette contingence administrative.

Elle trouve rapidement des logiciels correspondant à ses besoins, du moins sous l’angle fonctionnel, mais ce qui lui importe c’est de déléguer une grande partie de sa gestion quotidienne.

Elle souhaite responsabiliser ses collaborateurs sur l’ordre des départs, leurs soldes de congés et les règles de consommation. En somme, qu’ils puissent se concerter avec leurs managers en totale autonomie.

Les attentes sont similaires sur le volet dossier RH. Elle veut centraliser les informations des salariés et leur laisser la possibilité de les modifier en cas de déménagement ou de changement de statut familial.

La solution

Elle identifie quelques solutions correspondant à son besoin, les teste et opte pour Lucca. Ce qui a fait pencher la balance : la place de l’utilisateur. Pour Marilyne, il était important que la prise en main soit rapide, facile et l’utilisation du logiciel intuitive.

Ce qu’elle apprécie sur Timmi Absences : l’information sur les soldes et la possibilité de simuler les congés pour un départ à une date ultérieure, les plannings partagés et les validations depuis la boite mail.

Le self-service RH de Poplee Socle RH ou encore le formulaire de onbaording la soulage des tâches liées à l’administration du personnel.

A la fin du mois, c’est ½ journée de plus qu’elle peut consacrer aux affaires commerciales.

Pour la dématérialisation des bulletins de salaire, la question ne s’est pas posée longtemps. Entre les coûts liés à l’envoi postal et le stress d’avoir mis un bulletin dans la mauvaise enveloppe, Marilyne a choisi de s’en remettre à Pagga Bulletin de paie.