Comment Isodom a éliminé les tâches administratives ennuyeuses tout en sécurisant ses processus ?
Secteur
Éditeur / Intégrateur
Effectif
40 collaborateurs
Solutions
Timmi Absences, Timmi Temps, Cleemy Notes de frais
Pour Isodom, le plus important n’était pas de gagner du temps mais de pouvoir compter sur un outil fiable capable de faire oublier la gestion administrative quotidienne.
Créé en 2005 à la Réunion, ISODOM est un cabinet conseil en organisation, en système de management QHSE et en système d’information. Yannick Berezaie, son dirigeant, gère une équipe de 40 personnes dont une partie travaille à l’Ile Maurice.
En 2009, la forte croissance du cabinet amène Yannick à repenser la gestion administrative et RH d’ISODOM, en particulier le suivi des temps et la gestion des congés.
Stéphanie Courtois, son assistante administrative gère manuellement les congés et absences, de la demande du collaborateur à l’intégration en paie. Pour elle le travail est double car les collaborateurs basés à Maurice sont soumis à un régime légal et un calendrier différents.
Le calcul des temps passés des équipes est, quant à lui, réalisé sous MS Project, un outil puissant mais complexe, peu flexible et surdimensionné pour les projets réalisés.
Le challenge pour Isodom : simplifier la gestion des congés
La gestion des congés leur paraît simple à mettre en œuvre. Persuadés que le projet sera facile et rapide, ils se lancent dans le développement d’un produit maison. « C’est en rédigeant les besoins fonctionnels qu’on s’est rendu compte de la complexité du projet. Nous avons rapidement arrêté avant de perdre trop de temps et d’argent ».
Yannick et Stéphanie cherchent alors une solution qui puisse traiter cette complexité tout en restant simple d’utilisation et surtout mobile. Avec des consultants au quatre coins de l’île et à Maurice, l’accès distant est primordial.
Au fil du temps d’autres besoins émergent, notamment celui de rationaliser la traitement des notes de frais, dont la gestion devient chronophage avec le nombre croissant de consultants en déplacement.
Le plus important pour moi, c’était la tranquillité d’esprit. Je sais que lorsque la fiche navette est envoyée à mon expert paie, il n’y a aucune erreur.
La solution : gérer les congés et les absences depuis une plateforme unique
En comparant les solutions du marché, Yannick découvre le SIRH à la carte de Lucca. En tant que dirigeant du cabinet conseil, il voit également le potentiel des solutions et propose même à Lucca de devenir partenaire distributeur.
Timmi Absences coche toutes les cases du cahier des charges : compteurs de congés en temps réel et accessibles aux collaborateurs, planning des absences partagé, circuit de validation intégré, indicateurs et export paie.
Timmi Temps, l’outil de suivi des temps et des activités permet à ses équipes de saisir leurs temps en heures ou en fractions de journée et de les imputer sur les différents projets ou clients.
Cleemy Notes de frais permet aux collaborateurs de saisir leurs notes de frais sans forcément être au bureau. Les contrôles automatisés assurent le respect de la politique de remboursement du cabinet, ce qui fait gagner du temps à l’équipe comptable.