Un traitement des dépenses plus que professionnel
Des dépenses encadrées, justifiées et exportées en comptabilité et en paie en un claquement de doigt, vos comptables n'en reviendront pas.
Facilitez la saisie
Gardez le contrôle
Rapprochez et comptabilisez
Marine Lasne,
Assistante de direction - RH chez Cap Agencement
La solution de gestion des frais professionnels qui réconcilie les collaborateurs et les comptables
L'expérience utilisateur est notre priorité, pour faciliter la saisie des dépenses et leur traitement par vos équipes administratives.
Avec Lucca, vous gérez :
- tous les types de dépenses professionnelles,
- les cartes de paiement,
- les indemnités kilométriques,
- le remboursement des collaborateurs,
- la récupération de la TVA,
- la génération des écritures comptables.
L'intégration au SIRH Lucca permet d'utiliser une application et une plateforme uniques pour centraliser les données. Les équipes et les collaborateurs travaillent ainsi dans un seul outil au quotidien.
Ils déclarent leurs dépenses professionnelles avec Lucca
Dites-moi… Ne seriez-vous pas en train de comparer plusieurs logiciels de gestion des notes de frais ?
Téléchargez notre kit d'aide au choix et gagnez du temps : fiche produit, grille tarifaire, canevas de comparaisons et autres ressources utiles.
Une solution de gestion des dépenses qui vous veut du bien
Vos collaborateurs saisissent leurs dépenses depuis l'application mobile ou desktop. L'OCR se charge de lire le justificatif et crée la dépense. L'original peut être jeté sans craindre les foudres de l'administration grâce aux archives à valeur probante.
En clair, la saisie des dépenses est facilitée de bout en bout :
- notifications mobile
- solution ergonomique pour une prise en main rapide
- traitement et remboursement simplifiés
Une carte de paiement pour toujours plus d'efficacité
Nos cartes de paiement sont gratuites et intégrées à la solution Frais professionnels. Elles sont plafonnées, sécurisées par des règles de blocage automatique (absences, catégories de dépense, dépenses non justifiées, suppression au départ d'un collaborateur, etc.), et rapprochent en temps réel les justificatifs des dépenses réalisées. Résultat : plus de contrôle pour vous, moins de paperasse pour vos collaborateurs.
Votre politique de frais appliquée à la lettre pour chaque dépense
Votre politique de frais est personnalisée et s'applique au profil de chaque collaborateur.
Tout est clair pour les déclarants, mais aussi pour les managers et les comptables qui bénéficient d'interfaces dédiées leur permettant de statuer rapidement sur la validation des dépenses.
Chaque dépense peut être rattachée à un centre de coût ou un projet pour mieux suivre les budgets, et piloter les dépenses. Le logiciel gère aussi la TVA récupérable en fonction des catégories, et vos écritures comptables sont automatiquement générées et synchronisées dans votre logiciel comptable.
Conçu sur un modèle comptable, notre logiciel s'intègre à vos ERP, outils de comptabilité et logiciels de paie.
Gérez les dépenses de vos salariés aussi justement que vos factures fournisseurs
Notre logiciel de notes de frais est conçu selon un modèle comptable qui le rend capable de dialoguer aisément avec les ERP et logiciels de comptabilité, sans oublier la paie.
Lucca gère toutes les natures de dépenses : transports, indemnités kilométriques, hôtel, repas… Les dépenses peuvent être imputées analytiquement, sur autant de plans que nécessaire et toutes les subtilités de la récupération de la TVA de vos notes de frais sont automatiquement gérées.
Les moyens de paiement sont souvent ignorés dans la gestion des notes de frais. Nous sommes pour notre part convaincus qu'ils sont autant indispensables que les factures pour bien traiter la question. Vous pouvez souscrire à nos cartes bancaires ou synchroniser celles de votre banque actuelle.
Comment comparer les différents logiciels de notes de frais du marché ?
Notre conseil : limitez votre sélection d’outils à 3 ou 4 pour ne pas complexifier inutilement l’exercice. Pour vous faire gagner du temps, nous vous avons pré-mâché le travail dans le tableau ci-dessous.
Besoin | Les solutions adaptées | Le plus de Lucca notes de frais |
|---|---|---|
Garantir la traçabilité des dépenses. | Lucca, Spendesk, Expensya, Pleo et Jenji proposent des cartes de paiement intégrées. Les transactions réalisées par carte bancaire sont synchronisées avec l’outil. | Si vous avez déjà des cartes société ou affaires avec votre banque traditionnelle, nous sommes capables de les intégrer grâce à notre partenaire. |
Vous assurer que votre politique de frais est bien appliquée. | Configuration personnalisable de vos règles : N2F, Expensya, Lucca.
| La solution Notes de frais fait partie de la la plateforme Lucca, vous bénéficiez donc d’un contrôle renforcé Lucca Notes de frais bénéfice Absences pour un contrôle supplémentaire des dépenses (congés ou jour férié, déduction des déjeuners des titres-restaurants…) Son interface est personnalisable tout en restant simple d’utilisation. |
Offrir une expérience collaborateur fluide afin d’encourager le traitement des notes de frais au fil de l’eau. | Lucca, N2F, Expensya, Jenji ou encore Pleo. La saisie sur application mobile réduit la pénibilité de l’exercice. | On ne va pas vous mentir, nos concurrents offrent tous la saisie automatique et la configuration d’alertes en cas de retard sur les déclarations. A vous de choisir l’application qui vous semble la plus ergonomique. Son interface est personnalisable tout en restant simple d’utilisation. |
Permettre aux collaborateurs de réserver leurs voyages en toute autonomie. | N2F, Notilus, Concur. | Le travel management ne fait pas partie de notre offre de service. |
Comment se déroule un match de tennis entre comptables ?
Toujours en partie double.
Quels critères prendre en compte pour choisir un logiciel de notes de frais ?
Malgré votre long travail de recherche, il est fort probable que vous hésitiez encore entre plusieurs logiciels de gestion des notes de frais. Hormis quelques gadgets technologiques, la couverture fonctionnelle des solutions est sensiblement la même. Pour vous éclairer sur le sujet, voici ce que vous êtes en droit d'attendre de la part d'un logiciel de notes de frais.
Pour réellement gagner du temps sur la gestion des notes de frais, la solution choisie devra automatiser une bonne partie des opérations de contrôle des dépenses déclarées, à savoir :
| Opérations de contrôles | Fonctionnalités |
|---|---|
| Contrôle de l'application de la politique de frais | Implémentation de vos règles de plafonnement en fonction des profils de collaborateurs |
| Contrôle de la TVA sur les notes de frais | Récupération automatique de la TVA déductible sur vos notes de frais |
| Contrôle des indemnités kilométriques | Calcul automatique du montant remboursable en fonction du barème kilométrique (et de ses variations) |
| Contrôle et régularisation de la distribution des titres restaurant | Synchronisation avec les notes de frais et les invitations déclarées dans le logiciel pour le calcul des titres-restaurants |
La gestion des notes de frais est une tâche aussi pénible que chronophage surtout pour les déclarants.
L'ergonomie et la prise en main du logiciel, autrement dit l'expérience utilisateur doit, de fait, être un critère de sélection majeur. Un logiciel agréable à utiliser propose une application mobile, la plupart des dépenses ayant lieu lors de déplacements professionnels. Il doit permettre de saisir rapidement les dépenses et son interface doit être intuitive. Toutefois, la simplicité d'usage est un argument avancé par tous les éditeurs, sans exception. Pour vous assurer que c'est réellement le cas, faites le tester par vos commerciaux et autres populations nomades.
L'État autorise, depuis mars 2017, la dématérialisation des justificatifs papier sous condition de respecter un certain nombre de contraintes techniques. Les justificatifs étant des factures, ils sont naturellement concernés. Un logiciel de gestion des notes de frais doit donc vous proposer une fonctionnalité d'archivage à valeur probante.
Loin d'être uniquement une obligation, la dématérialisation offre des avantages non négligeables :
- Contrairement au support papier, les justificatifs ne s'altèrent pas avec le temps.
- Un justificatif numérisé est plus simple à contrôler lorsqu'il est directement rattaché à la dépense.
Il est nécessaire que vous ayez la main sur les opérations d'administration courantes comme la gestion des axes analytiques. Le logiciel retenu devra vous permettre de paramétrer vous-même le plus d'éléments possibles.
Au fur et à mesure du développement de votre entreprise, vous allez sûrement devoir faire des ajustements de paramétrage en modifiant vos règles d'engagement de dépenses par exemple ou en autorisant de nouvelles natures de frais. Il serait dommage de systématiquement faire appel au support technique chaque fois que vous aurez besoin d'ajuster une variable. Vérifiez donc que ces modifications soient facilement réalisables et ne vous soient pas facturées en sus de la part de votre prestataire ou de votre éditeur.
La couverture fonctionnelle est certes un critère prépondérant de votre cahier des charges, mais elle ne doit pas supplanter l'ergonomie de l'outil. C'est bien souvent sa facilité d'utilisation qui assure son adoption en interne. La majorité des éditeurs vous propose de tester leurs solutions gratuitement. Profitez-en pour explorer toutes les fonctionnalités en vous mettant aussi dans le rôle d'un salarié ou d'un manager.
D'après une étude de HRS et la fondation GBTA, un comptable passe en moyenne 20 minutes à traiter une note de frais et une erreur de saisie entraîne 18 minutes de traitement supplémentaires.
De notre côté, nous avons analysé un échantillon de 25 millions d'euros de notes de frais déclarées par 1 300 de nos clients. Avec Lucca Frais professionnels :
- un employé met en moyenne 7 minutes pour déclarer ses dépenses mensuelles ;
- un manager prend moins de 3 minutes pour analyser une note de frais avant de la valider ;
- le temps de traitement d'une note de frais par le service comptable est estimé à moins de 4 minutes.
Sur la base de ces données, il vous suffit de calculer le temps à gagner en euros en passant à une gestion automatisée des notes de frais.
Multipliez le nombre de déclarations annuelles par le temps passé à traiter une note de frais manuellement, ramenez ce résultat en heures puis multipliez-le par le taux horaire d'un salaire comptable (26 euros en moyenne). Faites le même calcul avec un temps de traitement automatisé estimé à 4 minutes et comparez les résultats. Vous obtiendrez l'économie annuelle que peut réaliser le service financier.
A noter que ce calcul ne tient pas compte des erreurs de saisie ou des fraudes des déclarants qui passent inaperçues. Un logiciel vous permet de configurer vos règles de gestion et vous alerte en cas d'anomalie ou de dépassement des plafonds.
La plupart des applications gratuites de notes de frais limitent le nombre de numérisations et d'utilisateurs. Ces logiciels conviennent donc surtout aux auto-entrepreneurs ou aux petites entreprises. Elles offrent par ailleurs un nombre limité de fonctionnalités. Elles se contentent de faciliter la saisie côté collaborateurs mais n'optimisent pas le temps de traitement comptable :
- un outil non synchronisé avec votre comptabilité ne vous épargnera pas la saisie comptable et sera source d'erreurs et de retard sur les remboursements ;
- l'impossibilité de configurer la solution en fonction de vos règles de gestion vous obligera à contrôler manuellement les notes de frais.