Une application mobile pour capturer et archiver les justificatifs

Le smartphone de vos collaborateurs est l’allié indispensable d’une saisie rapide des dépenses. Dès lors qu’ils ont un justificatifs de notes de frais entre les mains, ils peuvent le capturer avec l’application Cleemy qui le traite instantanément grâce à la lecture automatique des champs (OCR) puis l’archiver en toute sécurité.

Nous avons réalisé une étude sur les frais des collaborateurs sur une période d’un an. Les frais de restauration et de transport représentent à eux deux plus de la moitié des dépenses, que ce soit en montant ou en nombre de frais déclarés. La capture par téléphone devient alors le moyen le plus efficace pour saisir ses frais.

Transports, restaurant, ou frais kilométriques : l’application mobile gère tous types de dépense

Si vos collaborateurs font régulièrement des déplacements avec leur véhicule, l’application Cleemy leur propose une saisie simplifiée des trajets.

Pour définir les différentes étapes, plusieurs options sont possibles :

  • automatiquement, à partir de la position du téléphone (GPS),
  • en sélectionnant une adresse fréquemment utilisée,
  • en cherchant l’adresse de son choix.

Pour les justificatifs reçus par mail, vos collaborateurs pourront les transférer pour créer des dépenses automatiquement.

Cleemy propose également la collecte des justificatifs pour brancher les fournisseurs que vos collaborateurs utilisent au quotidien pour faire remonter les dépenses automatiquement dès leur émission.

Approuver les notes de frais depuis l’application mobile Cleemy

Bon nombre de managers sont régulièrement en déplacement et seront immédiatement notifiés en cas de notes de frais à approuver. Ils pourront alors, à tout moment et de n'importe où, approuver ou rejeter des frais.

Vos collaborateurs sont automatiquement notifiés des raisons du rejet d’une dépense et adaptent leurs prochaines déclarations en conséquence.

Un traitement au fil de l’eau des notes des frais garantit des cycles de remboursement bien plus rapides pour vos collaborateurs. Un retour rapide contribue à améliorer la satisfaction des employés dans le traitement de leurs frais quotidiens.

Déclarer au fil de l’eau, c’est plus pratique avec une application mobile

Avant de déclarer leurs frais, vos collaborateurs peuvent vérifier les dépenses créées automatiquement et compléter les informations manquantes comme les invités sur les frais de bouche, le projet pour répondre à vos besoins de comptabilité analytique, ou ajouter un commentaire précisant le contexte de la dépense.

Pour les frais de bouche, l’application Cleemy permet d’ajouter des invités qu’ils soient internes ou externes.

Pour que saisie de déjeuner rime avec simplicité, Cleemy permet d’importer des contacts en important leurs informations depuis votre CRM.

Un mode déconnecté pour une saisie sans perturbation

Même si vos collaborateurs en déplacement n’ont pas de réseau, ils peuvent tout de même créer des dépenses puis les déclarer lorsqu’ils auront de nouveau de la connectivité.

L’application est synchronisée avec le site web Cleemy, vos collaborateurs peuvent donc saisir des dépenses sur mobile et les modifier sur votre ordinateur ou vice-versa.

Disponible sur Google Play Store et App Store

Disponible sur le Google Play Store et l’Apple App Store, l’application Cleemy accompagne vos collaborateurs dans tous leurs déplacements.

L'application n'est pas disponible sur le Huawei Mobile Services et ne fonctionne pas sur un téléphone Huawei sans Google.

L’application est synchronisée avec le site web Cleemy, vos collaborateurs peuvent donc saisir des dépenses sur mobile et les modifier sur votre ordinateur ou vice-versa.

Vous gérez une flotte de téléphones dans votre entreprise ? L’application Cleemy est signée et validée par Google et Apple et s’intégrera avec vos outils de gestion de terminaux mobiles (MDM) pour un déploiement simplifié au sein de votre entreprise.