Lors de la mise en place d’un SIRH, il y a des étapes clés à respecter : l'identification des besoins, le cahier des charges, l'étude des offres, la sélection du SIRH, la planification du déploiement…

Toutefois, l’un des éléments les plus importants reste la communication que vous en faites à vos collaborateurs.

Cette phase doit être particulièrement soignée car c’est bien elle qui détermine le succès de votre projet SIRH. Un outil, aussi efficace soit-il, ne sert à rien si vos collaborateurs rechignent à l’utiliser. C’est pourquoi il est important de pouvoir intégrer une logique de conduite du changement à la mise en place de votre SIRH.

Comment faire en sorte que vos collaborateurs acceptent et utilisent correctement ce nouvel outil ? Voici les moyens qui vous permettront de gagner l’engagement de vos équipes.

Engager les collaborateurs pour amorcer la conduite du changement d’un SIRH

Pour amorcer la conduite du changement qu’implique la mise en place d’un SIRH, nous vous recommandons de communiquer à vos collaborateurs votre souhait de faire évoluer vos méthodes. Et cela, avant même de commencer à chercher un outil.

Expliquer l’objectif de la mise en place du SIRH

Expliquez leur l’objectif de la mise en place de cet outil et les avantages qu’ils pourront en retirer. Par exemple, vous pouvez leur annoncer votre intention de : diviser par 5 le temps de traitement des congés ou encore d’accélérer le remboursement des notes de frais.

Ce sont autant d’arguments qui vous aideront à convaincre vos collaborateurs de l’intérêt d’un SIRH.

Par la suite, réalisez un état des lieux de vos processus actuels :

  • sondez les collaborateurs sur leur ressenti vis-à-vis de vos pratiques actuelles,
  • sensibilisez votre direction sur les problèmes que vous rencontrez,
  • sollicitez un budget,
  • demandez l’appui du DAF et du DSI...

En bref le mot d'ordre pour la bonne conduite du changement de votre SIRH, c’est la communication. Communiquez largement sur votre projet et spécifiez la manière dont vous allez procéder.

Estimer les gains de l’outil et impliquer les équipes

Estimez les gains que l’outil va apporter à votre entreprise : en temps, les économies réalisées, la réduction de la charge de la gestion administrative… et communiquez-les à l’ensemble des salariés pour appuyer le bien-fondé de votre projet.

Partagez également vos critères de sélection et impliquez les équipes dans le choix de l’outil. Pour cela, vous pouvez par exemple constituer un groupe de travail représentatif des utilisateurs finaux.

Les collaborateurs informés aujourd’hui seront les collaborateurs engagés de demain. Pour une bonne conduite du changement, misez donc sur une communication interne transparente et une gestion collaborative de votre projet d’équipement SIRH.

Le guide utilisateur pour accompagner les salariés au changement apporté par le SIRH

Si la majorité de vos collaborateurs accueilleront l’arrivée d’un nouvel outil avec intérêt, d’autres pourront être inquiets des changements apportés par le SIRH.

Ainsi, vous pourrez rencontrer de nombreuses objections :

  • la peur de ne pas savoir se servir de l’outil,
  • le rejet des nouveaux processus à apprendre,
  • un bouleversement des habitudes…

Rassurez les plus anxieux en restant disponible pour répondre à leurs questions et faites circuler un « guide utilisateur » à l’ensemble des salariés. Ainsi, ils pourront s’y référer en cas de problème.

Certains éditeurs de logiciels peuvent vous communiquer des documents clés en main pour faciliter la mise en place de changement en interne. À titre d’exemple, Lucca fournit à ses clients deux guides utilisateur de ses logiciels.

Un guide utilisateur pour le back office

Le premier s’adresse aux personnes qui gèrent le “back office” des solutions. En plus des procédures (comment générer un état de décompte de congés, exporter les écritures comptables des notes de frais…), il contient les modèles de mails à envoyer aux collaborateurs.

L’idée étant ici d’accompagner les administrateurs dans leur communication sur l’arrivée des solutions Lucca au sein de leur société. En effet, outre le message de transparence que ce type d’initiative véhicule, certaines solutions, comme Pagga, vous obligent d’un point de vue légal à informer vos collaborateurs de leurs droits d’opposition.

Un guide pour les utilisateur finaux

L’autre guide s’adresse aux utilisateurs finaux. Même si cela ne vous dispense pas d’organiser des présentations internes (ce qui est toujours appréciable), ce support permet à vos salariés d’effectuer leur premiers pas dans le SIRH en totale autonomie.

Ils y trouvent généralement les réponses aux questions les plus courantes d’utilisation :

  • Est-ce que je peux annuler ma demande de congés ?
  • Comment faire si j’ai perdu mes code de connexion…

Ce guide contribue à les rendre autonomes rapidement. Un gain de temps supplémentaire pour tout le monde.

L’expérience utilisateur au coeur de la conduite du changement SIRH

Les meilleurs SIRH sont ceux qui ne nécessitent aucune formation des utilisateurs. La manipulation des logiciels et les processus doivent être faciles, limpides pour les salariés. L’ergonomie et l’UX sont des aspects importants, voir primordiaux, de la conduite du changement lors de la mise en place d’un SIRH.

L’accessibilité des outils est également un point non négligeable. Facilitez la vie de vos collaborateurs nomades en leur permettant d’utiliser l’outil aussi bien sur leur ordinateur que leur téléphone mobile.

Moins la tâche est pénible, plus les collaborateurs plébiscitent l’utilisation de l’outil et intègrent ces nouvelles pratiques dans leur quotidien.

Outre l’évangélisation des salariés de l’entreprise, la réussite de la mise en place d’un SIRH dépend également de divers facteurs.

Vos processus actuels sont-ils perfectibles ? Des étapes préliminaires comme la cartographie de vos méthodes peuvent vous venir en aide pour définir les besoins de votre entreprise. Face au nombre de solutions RH sur le marché, prenez également soin de vérifier les références des éditeurs et de tester les outils pour vous aider dans votre choix.