Déterminer en amont d'un projet SIRH le budget estimé pour une entreprise est souvent compliqué et imprécis. Le prix d’un logiciel RH dépend de nombreux facteurs qui rendent complexe la comparaison entre les différents éditeurs de logiciel.
Dans cet article, découvrez comment se décompose le coût d’un SIRH, les services inclus et les frais supplémentaires, notamment dans les cas différents d’un logiciel en mode SaaS ou d’un SIRH sous licence.
Nous vous montrons également en toute transparence un exemple de budget pour un logiciel de gestion en SaaS, selon les fonctionnalités choisies.
Quel est le coût d’un SIRH ?
Pour commencer, il convient de distinguer les SIRH en mode SaaS et les logiciels sous licence. Les logiciels de gestion en SaaS sont hébergés sur le cloud, accessibles en ligne via un abonnement annuel ou mensuel. Les SIRH sous licence, appelés également on-premise, sont acquis par l’entreprise et installés directement sur leurs serveurs.
Dans le calcul du prix global d’un SIRH, il est important d’intégrer tous les coûts et frais liés au déploiement du logiciel au sein de l’entreprise. Le coût d’un SIRH ne se limite pas à votre abonnement pour un logiciel SaaS ou aux frais d’installation pour les logiciels sous licence.
Alors, comment se décompose un budget SIRH ?
1. Les frais d’installation du SIRH
En moyenne, le coût d’acquisition d’un SIRH on-premise varie entre 25 et 40 000 euros. Auquel il faut ajouter les frais d’intégration à vos systèmes d’informations déjà en place.
Pour un logiciel RH en mode SaaS, il n’y a pas de frais d’installation ou d’acquisition. Les frais de mise en service sont généralement gratuits. En revanche, il faut prévoir les coûts liés à l’intégration de l’outil dans votre environnement technique.
2. Les frais de migration des données RH
Selon la société d’édition du logiciel choisi, la migration des données peut être incluse ou facturée en supplément. Nous vous conseillons de privilégier une solution qui permet l’import des données directement et gratuitement via l’outil.
3. La formation des utilisateurs
Accompagner la conduite du changement des équipes et salariés de l’entreprise peut parfois nécessiter la dispense de formations. Ce poste de dépense est à budgéter dans le coût global d’un SIRH (temps de formation, coût de la formation).
Si le SIRH est suffisamment intuitif et facile à prendre en main, les tutoriels et vidéos d’utilisation de l’éditeur de logiciel peuvent suffire à guider vos collaborateurs lors de leurs premiers pas.
4. Les frais de maintenance
Les frais de maintenance intègrent des mises à jour régulières, l’intégration de nouvelles fonctionnalités, les correctifs et la maintenance générale du système. Ils dépendent de chaque éditeur de logiciel RH lorsque vous optez pour l’achat d’une licence.
En revanche, pour une solution en SaaS, il n’y a pas de frais liés aux mises à jour ou à la maintenance générale du système. Ces services sont pris en charge par l’éditeur dont l’interface est hébergée sur le cloud.
5. Les frais de fonctionnement
Pour une solution RH on-premise, le prix de fonctionnement du logiciel va varier entre 1 € et 3 € HT par employé mensuellement.
Pour un SIRH en mode SaaS, les frais d’utilisation sont inclus dans le tarif mensuel de l’abonnement.
Si nous récapitulons, le coût d’un logiciel RH en mode SaaS correspond à l’abonnement mensuel ou annuel facturé au client. C’est l’un des grands avantages des solutions SaaS : il n’y a pas de coûts cachés.
Pour les SIRH sous licence, il convient d’y intégrer les frais d’acquisition, d’installation et de maintenance.
Pour ne pas être surpris, n’oubliez pas de vérifier que votre contrat ne comprend pas de frais supplémentaires tels que :
- les frais liés au dépassement des coûts de stockage
- les frais de résiliation anticipés
- les coûts du support client
- les éventuelles augmentations tarifaires prévues au contrat
- les frais appliqués en cas de migration ou de récupération des données
- les frais liés à la gestion des utilisateurs inactifs.
Exemples de budget pour un SIRH
Prenons l’exemple d’un logiciel de gestion en SaaS. Le budget du SIRH correspond donc à l’abonnement mensuel ou annuel à la solution logicielle, intégrant automatiquement les frais de mise en service, de mises à jour et de support client.
Les tarifs d’abonnement varient selon le nombre d’utilisateurs, la durée d’engagement, les fonctionnalités proposées, et la capacité de stockage des données nécessaire. D’où l’obligation pour l’entreprise et les équipes RH d’établir un cahier des charges SIRH au préalable. L’objectif est de payer uniquement pour les modules qui répondent à des besoins existants ou futurs.
Les fonctionnalités proposées par les logiciels RH :
- La gestion du personnel
- Le recrutement
- Le suivi du temps de travail
- La gestion des absences et congés payés
- La planification
- La gestion des notes de frais
- La production de la paie et des bulletins de salaire
- Les indicateurs et le pilotage de la masse salariale
- L’onboarding
- Les entretiens d’évaluation et la gestion de carrières
- Le suivi du plan de formation
Un logiciel RH intégré en mode SaaS a un coût variable selon les fonctionnalités choisies. En choisissant à la carte les modules qui vous intéressent, vous maîtrisez votre budget. N’hésitez pas à solliciter un conseiller expert pour vous aider à choisir votre sirh.
Exemple de budget pour un SIRH :
Découvrez l'estimation des tarifs des modules Lucca par mois et par collaborateur (exemple pour une PME de 50 collaborateurs) :
Comment calculer le ROI d’un SIRH ?
Le coût d’un logiciel RH peut varier de quelques euros par mois et par utilisateur à plusieurs centaines d’euros par salarié.
Évidemment, dans le cas d’une solution cloud, la rentabilité est plus rapidement acquise. Alors que le ROI d’un logiciel sous licence ne peut être calculé qu’après une période de 3 à 5 ans environ.
Les indicateurs chiffrés pour estimer le ROI d’un SIRH :
- Un gain de temps et d’efficacité pour les équipes RH grâce à l’automatisation de certains processus et à une plus grande autonomie des collaborateurs.
- Un gain financier lié à la dématérialisation des documents : par exemple un bulletin de paie coûtera 25€ maximum en étant édité via un SIRH, contre 40 à 50€ via une méthode manuelle.
- Des gains de productivité dans les processus RH : diminution du délai de recrutement, réduction des coûts liés à la gestion des mobilités, etc.
Ces indicateurs chiffrés ne sont pas les seuls importants. Le SIRH est avant tout un investissement dans vos ressources humaines.
Les outils de pilotage RH permettent notamment de valoriser la marque employeur et d’améliorer l’expérience collaborateur. De manière indirecte, un SIRH a un impact significatif sur le turnover, sur les délais de recrutement, sur le temps de production de la paie, sur l’augmentation des mobilités internes, etc.
En effet, le déploiement d’un SIRH en entreprise vous promet de mieux accompagner vos collaborateurs dans leur développement, et de mieux piloter vos ressources humaines pour augmenter la performance globale de l’entreprise.