Qu’est-ce qu’un SIRH et quels avantages pour son entreprise ?

Qu’est-ce qu’un SIRH ?

Un SIRH est un logiciel qui automatise les tâches administratives liées à la gestion des ressources humaines.

La gestion des congés et absences, les mouvements de personnel, les entretiens individuels, le suivi des temps font partie des activités opérationnelles couvertes par un SIRH.

Elles se présentent sous la forme de modules accessibles depuis un portail en ligne ou en natifs dans les serveurs de l’entreprise.

Ainsi, chaque collaborateur accède à ses informations et gère lui-même une partie des tâches administratives qui le concerne, qu’il s’agisse de faire une demande de formation, de poser un congé ou encore de récupérer son bulletin de salaire.

De même, les administrateurs bénéficient d'une centralisation des données et d'une gestion simplifiée des processus RH. Ils peuvent aisément superviser et traiter les demandes des employés, qu'il s'agisse de valider des congés, de gérer des plans de formation ou de préparer les bulletins de paie.

Contrairement aux idées reçues, le SIRH n'est pas uniquement dédié aux grandes entreprises. Le mode SaaS a considérablement démocratisé l’accès à ce type d’outil de gestion.

Les enjeux de la digitalisation des rh

La digitalisation des RH grâce à des outils comme un SIRH offre de réelles opportunités pour les entreprises, avec de nombreux enjeux.

L’optimisation des processus

Le SIRH transforme la gestion des tâches RH en un processus fluide et automatisé. En déléguant les tâches manuelles et routinières au système, les erreurs humaines, les oublis et les risques associés à la gestion des documents papier deviennent des soucis du passé.

Ce changement conduit à une amélioration substantielle de la gestion des ressources humaines, se traduisant par des gains de temps significatifs. Cette économie de temps libère les collaborateurs RH pour se concentrer sur des initiatives plus stratégiques.

Les membres du services RH vont par exemple pouvoir se consacrer à l'humain et passer plus de temps à accompagner les collaborateurs sur des sujets plus complexes. Les collaborateurs en dehors du service RH vont aussi pouvoir allouer leur temps à d'autres projets à plus forte valeur ajoutée.

Une meilleure expérience pour les collaborateurs

La digitalisation des RH représente également une force en matière d’expérience collaborateur. Disposer d’outils offre un vrai avantage concurrentiel en matière de recrutement et de fidélisation.

La digitalisation permet aussi aux collaborateurs d’être autonomes (et de gagner en visibilité) dans leurs démarches (consultation des bulletins de paie ou demandes des congés par exemple).

Cela permet par ailleurs une communication plus fluide et transparente à travers les services de messagerie intégrées dans la solution SIRH :

• Les salariés obtiennent plus rapidement les réponses à leurs demandes ;
• Cela permet d’instaurer un vrai dialogue RH dans la durée et avec un historique.

Enfin, le collaborateur a son espace qui centralise avec transparence et visibilité toutes ses informations et ce dont il a besoin au quotidien

Quelles sont les fonctionnalités d’un SIRH ?

Les solutions SIRH sont nombreuses sur le marché. Elles se distinguent les unes des autres par les fonctionnalités qu'elles proposent.

Mais quels sont les éléments indispensables ?

La gestion du temps de travail et des présences

Une solution SIRH doit pouvoir s'adapter à la politique de l'entreprise en matière de temps de travail et de présence.

Pour s'en assurer, il faut notamment que le logiciel permette les points suivants :

Pour les salariés :

• La possibilité de catégoriser les différents types d'absences admises pour chaque catégorie d'employé ;
• La possibilité d'effectuer un suivi des heures via un ordinateur ou un mobile ;

Pour les administrateurs RH :

• La production de rapports, plannings et feuilles de temps pour un suivi optimal du temps de travail ;
• La génération de workflows d'approbation des demandes des salariés.

Les fonctionnalités de recrutement

Pour les administrateurs, la solution SIRH doit être équipée de fonctionnalités couvrant l’ensemble du cycle de recrutement : de la recherche de candidats à l’embauche de nouveaux employés.

Ce module doit comprendre au minimum les caractéristiques suivantes :

• Bibliothèque contenant la nomenclature et la description de chaque poste au sein de l’entreprise ;
• Automatisation du processus d’édition des offres d’emploi, avec possibilité d’ajouter des pièces jointes et de publier des offres sur les plateformes de recrutement externes ;
• Signatures électroniques ;
• Plusieurs modèles d’offres intégrés ;
• Sourcing et étiquetage des candidats ;

L’onboarding des nouveaux employés

L’outil SIRH doit offrir une interface d’accueil aux nouveaux employés et intégrer :

• Une page d’accueil qui donne aux nouvelles recrues avec du contenu ludique mais informatif comme des organigrammes ou des vidéos ;
• La possibilité de prendre connaissance du règlement et de signer des formulaires et autres documents ;
• L’automatisation de l’intégration des données des nouvelles recrues.

La gestion de la performance

La solution SIRH doit permettre de dématérialiser le processus d’évaluation et de suivi de la performance des salariés avec :

• La possibilité de centraliser les objectifs des employés et de les suivre ;
• La possibilité pour les employés de noter leurs pairs pour les bilans de performance internes.

La production d’analyses RH

Un bon outil SIRH doit proposer pour les administrateurs :

• Des tableaux de bord avec de graphiques et des données exploitables ;
• La possibilité de créer des rapports personnalisés et de définir des KPI personnalisés ;
• La programmation de la diffusion des rapports aux personnes concernées ;
• Un accès filtré aux données sur la base du rôle de chaque salarié.

Les avantages sociaux

Quelques exemples de fonctionnalités essentielles pour le service paie :

• Configurer différentes options de régime avec, le cas échéant, la possibilité pour chaque salarié de choisir sa propre couverture ;
• Automatiser de l’envoi des données du personnel aux autorités publiques et aux assurances ;
• Transmettre les données au service paie.

La formation et le développement

Un bon outil SIRH doit proposer un module permettant de :

• Concevoir des contenus de formation personnalisés incluant cours écrits, vidéos, articles et quiz ;
• S’intégrer à des plateformes de formation tierces ;
• Attribuer automatiquement des cursus de formation aux salariés en fonction de critères prédéterminés ;
• Générer des rapports détaillés pour un feedback à 360 degrés des acquis de formation.

Un portail RH en self-service

Le logiciel SIRH doit permettre aux employés d’accéder à certaines informations en libre-service et permettre :

• Le téléchargement de documents tels que les fiches de paie et autres documents les concernant ;
• Le remplissage de demandes et déclarations comme les arrêts maladie, les demandes de congé, etc. ;
• Le contrôle de l’accès aux données sensibles en fonction des rôles.

La gestion de la paie

Le logiciel SIRH peut proposer un module natif de gestion de paie ou proposer une intégration avec un outil spécialisé.

Ceux qui proposent ce module permettent de :

• S’intégrer avec le core RH ;
• Prendre en charge plusieurs devises ;
• S’intégrer avec les modules de gestion des heures et des avantages sociaux ;
• Mettre en place des workflows pour l’intégration et la validation des données RH pour la création des fiches de paie.

L’intégration à des outils tiers

Sans disposer d’une gamme de fonctionnalités complètes, certains outils proposent cependant de s’intégrer avec des outils métiers tiers.

Les avantages de la mise en place d’un SIRH

La mise en place d’un SIRH offre 4 avantages principaux :

L’automatisation des processus

La gestion des ressources humaines se compose de tâches répétitives qui peuvent être chronophages.

Parmi ces dernières figurent notamment la gestion du planning et l’édition des fiches de paie.

Ces tâches peuvent être facilement automatisées avec un SIRH.

Les gestionnaires RH peuvent ainsi libérer du temps pour se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Un meilleur suivi

Les SIRH sont équipés d’outils de reporting et de tableaux de bord qui offrent une visibilité à 360° sur les donnés RH.

Ces derniers permettent donc un suivi optimal de la gestion des ressources humaines via différents indicateurs. Il en résulte une meilleure prise de décision.

L’optimisation de la gestion des ressources humaines

Non seulement les tâches liées à la GRH sont automatisées mais en plus, les risques d’erreur sont limités.

En effet, l’automatisation permet d’éviter toute erreur ou oubli. Le suivi des différents indicateurs permet par ailleurs de déceler les éventuels dysfonctionnements dans les processus et donc les corriger rapidement.

La mise à contribution des salariés

Dans un SIRH, les salariés peuvent consulter et éditer leurs informations sur l’évolution de leur carrière.

Ils jouent ainsi un rôle actif dans la gestion administrative de leur carrière.

Choisir et comparer les SIRH

Parmi les étapes d‘un projet SIRH, il y a celle cruciale du choix du logiciel adapté. Encore faut-il connaître les différents types de SIRH et leurs caractéristiques spécifiques pour pouvoir réaliser un choix éclairé.

Quels sont les différents types de SIRH

Il existe 3 types de solutions SIRH.

Le SIRH en mode SaaS

Une solution SIRH en mode SaaS (Software as a service) est un logiciel loué sous forme d’abonnement auprès d’un éditeur (souvent moins coûteux qu’un SIRH ASP ou on premise).

On l’appelle également SIRH cloud ou SIRH on demand. Aucune installation n’est nécessaire et le logiciel est accessible via n’importe quel terminal (PC ou appareils mobiles). Il suffit d’une connexion internet.

Le principal avantage de ce mode de fonctionnement, c’est que l’entreprise peut bénéficier d’une évolution constante de la solution.

De plus, ce type de logiciel est généralement doté d’API qui facilitent l’intégration avec des outils tiers. Cela permet d'avoir un écosystème RH digitalisé de bout en bout. Le SIRH en mode SaaS est le type d’outil SIRH le plus utilisé par les entreprises.

Le SIRH en mode ASP (Application Service Provider)

Ce type de SIRH se présente sous forme d’une application à installer. Son utilisation nécessite, ici également, une connexion internet.

En revanche, la solution reste hébergée par l’éditeur, comme pour le SaaS.l’outil peut être disponible au choix sur abonnement ou sur la base d’une licence perpétuelle. Cependant, à la différence d’un SIRH SaaS, un outil ASP ne s’intègre pas avec d’autres solutions. Ainsi, les entreprises utilisant un SIRH ASP peuvent rencontrer des difficultés pour se connecter à d'autres logiciels, limitant ainsi la fluidité des opérations RH.

Le SIRH on premise

« On premise » signifie sur place. Il s’agit donc d’un outil installé directement sur le système de l’entreprise.

Contrairement aux outils ASP et SaaS, l’outil est hébergé sur l'infrastructure du client. L’entreprise est donc entièrement propriétaire de l’outil après achat de licences pour l’ensemble de ses employés.

Ce type de SIRH présente deux inconvénients majeurs : le risque de perte des données et une gestion complexe et coûteuse. Il est donc généralement privilégié par les administrations qui sont concernées par des enjeux particuliers de confidentialité.

Comment comparer les SIRH ?

Généralement, avec un conseil RH approprié, la méthode consiste à rédiger un cahier des charges dans lequel vous décrivez très précisément l’organisation de votre entreprise telle qu’elle existe et ce vers quoi elle doit tendre.

Cela suppose de cartographier les processus RH en place et d’identifier les dysfonctionnements. C’est sur la base de cet audit que vous déterminez vos besoins et faites la liste des fonctionnalités et bénéfices attendues par la mise en place du SIRH.

Cette étape est incontournable pour élaborer une grille d’évaluation qui vous permettra d’identifier :

• Les fonctionnalités indispensables des logiciels intégrés au SIRH ;
• Le coûts en incluant l’abonnement, le paramétrage et d’éventuelles formations ;
• Le temps de déploiement des solutions ;
• Etc.

La phase d’audit prend du temps, raison pour laquelle les entreprises qui en ont les moyens, font appel à des cabinets spécialisés dans la mise en place de SIRH.

Bien des entreprises se passent toutefois de ce type d’accompagnement et réalisent elles-mêmes cet audit et l’inventaire de leurs besoins à couvrir.

Une fois l'audit terminé, vous pourrez étudier les différents éditeurs de logiciels RH du marché. Les démonstrations « produits » sont l’occasion de tester non seulement l’adéquation des solutions avec vos besoins mais aussi les connaissances métier RH des éditeurs. Leurs réponses vous permettront d’effectuer un classement de 2 ou 3 acteurs et de préparer les entretiens finaux.

Vous êtes sur le point de vous engager dans une relation longue avec l’éditeur. Instaurez avec lui une relation de confiance en lui partageant vos questions en amont du rendez-vous. Les outils RH ne répondant jamais à 100 % du besoin, vous pourrez ainsi juger de son état d’esprit et de sa capacité à trouver des solutions.