Agorize harmonise l’expérience RH à l’échelle internationale et recrée de la proximité

Secteur

Nouvelle économie

Effectif

50-100 collaborateurs

Solutions

Timmi Absences, Poplee Socle RH, Poplee Entretiens, Pagga Bulletin de paie, Pagga Rémunération, Cleemy Notes de frais

Le développement international est une excellente nouvelle pour une scale up et gage d’un “Product Market Fit” qui dépasse les frontières de l’hexagone. Naturellement tout le monde s’en réjouit… même si pour les RH, le casse-tête ne fait que commencer. Gestion administrative, culture d’entreprise… voici comment Agorize a réglé la question.

Agorize édite une plateforme SaaS connectée à une communauté mondiale de 5 millions de personnes pour gérer les idées, l’innovation et le recrutement des talents. En d’autres termes, Agorize met en relation les entreprises qui souhaitent accélérer leur innovation, avec les startups et les talents qui ont les compétences pour les aider à les développer. Fondée en 2011 à Paris, Agorize est également présente en Europe, en Amérique du Nord et en Asie et compte aujourd’hui une centaine de collaborateurs. Depuis sa création, Agorize a déployé près de 1000 plateformes SaaS pour plus de 300 grandes entreprises.

Chaque succès d’entreprise entraînant un lot de nouvelles exigences, Agorize a dû, dans le cadre de son internationalisation, gérer une double contrainte : trouver un moyen d’harmoniser des processus RH disparates et faire en sorte que les collaborateurs ne souffrent pas trop de la distance.

Nous devions avoir un éditeur capable de s’adapter à nos besoins et contraintes liés à l’international. Lucca s’y prêtait très bien et nous a permis de consolider une vue globale de notre groupe.

Elena Murgu, Responsable Administration et Finances

Le challenge

Le premier impératif d’une gestion administrative et RH multi-pays, c’est la centralisation des documents. Pendant un temps, Agorize a donc utilisé des Google Docs et Google Sheets regroupés dans un Drive. Mais cette organisation a rapidement montré ses limites notamment parce que les logiciels de gestion étaient différents d’un pays à l’autre et ne communiquaient pas entre eux. Les processus ne pouvaient pas être harmonisés entre les pays. De fait, les équipes métiers sollicitaient l’équipe RH pour des demandes basiques, comme des informations d’historique de congés.

Ces demandes parasitaient le quotidien de l’équipe RH alors qu’elle devait être vecteur de croissance par le recrutement et l’intégration de nombreux nouveaux collaborateurs.

Ces problématiques se sont accentuées en 2018 lorsque Agorize a levé des fonds et recruté 20 nouvelles personnes en CDI. Chaque tâche opérationnelle prenait des proportions démesurées, comme l’édition, la séparation et l’envoi des bulletins de paie qui réclamait deux jours de travail à l’équipe. Autre point de friction, les congés. Un modèle Word était à disposition des collaborateurs qu’ils devaient compléter et faire signer par leur responsable. Mais certains oubliaient parfois de valider les congés. Ce sujet soulignait aussi les différences culturelles entre les pays : « En Asie les collaborateurs posaient très peu de congés faute de visibilité sur le solde de jours restants » précise Elena Murgu.

La solution

Cela va sans dire, Agorize devait choisir une solution capable de s’adapter aux contraintes liées à l’internationalisation. Mais pour l’équipe RH, d’autres éléments ont aussi pesé dans la balance comme l’approche « user-friendly » des outils (point très important pour les équipes en Asie) ou encore la prise en main simple et intuitive du Back Office pour la gestion des rôles et des clés API : « Il n’y a pas besoin d’avoir un haut niveau d’expertise technique » précise-t-elle. Enfin, l’aspect modulable de la plateforme qui permet à l’équipe RH d’Agorize d’activer de nouvelles fonctions au gré de l’évolution et de la montée en charge de l’entreprise. 

En matière d’impact, l’équipe RH a amélioré son efficacité à plusieurs niveaux : 

  • Gestion d’absence automatisée, 
  • Gestion d’éléments de paie, notes de frais, 
  • Gestion des demandes RH ad-hoc (attestation, avenant, document de sortie, etc.), 
  • Préparation et gestion des campagnes d’entretiens.

A l’échelle du service RH, nous avons gagné un jour de travail par semaine grâce à Lucca.

Un gain de temps qui a permis à l’équipe de se concentrer sur des sujets plus stratégiques. Parmi eux, la formation des collaborateurs et le suivi de leur évolution dans l’entreprise. Plus largement, l’équipe RH note une meilleure attention consacrée aux équipes : « On peut faire plus de suivi  auprès des collaborateurs et recréer de la proximité malgré l’éclatement des équipes à l’international » conclut Elena Murgu.