Logiciel de gestion des temps

Une solution de gestion des temps et activités est un outil qui enregistre les heures de travail des collaborateurs, comme l'exige loi Travail du 8 août 2016.

En plus d’apporter une réponse à un impératif légal, il doit vous faire gagner du temps et vous permettre de contrôler la charge de travail de chaque salarié.

Chaque logiciel n'offre pas les mêmes modes de suivi des temps. On retrouve :

• ceux qui permettent au salarié de renseigner au fil de l’eau le temps de présence de chaque jour ou activité réalisée ;
• ceux dont les temps de présence sont pré-remplis selon les horaires théoriques du salarié, et dont l’intervention manuelle se résume à saisir les éventuels écarts avec le réel. C'est le cas du logiciel de suivi des temps de Lucca.

L’intérêt d’automatiser le suivi des temps de présence en entreprise

Bien plus qu’une simple badgeuse, un logiciel de gestion des temps et activités facilite (au-delà de l’intérêt légal), l'organisation interne de l’entreprise en :

• réduisant l’énergie consacrée à la gestion administrative du suivi des temps (relance, envoi des heures supplémentaires en paie ou en récupération) ;
• identifiant les populations en surcharge ou à risque afin de mettre en place des actions correctives ;
• étant capable d’extraire les données nécessaires en cas d’audit.

Centraliser les éléments variables pour la paie

Une solution de gestion des temps permet le décompte des heures supplémentaires, de nuit ou les jours fériés travaillés, ce qui facilite le travail du gestionnaire de paie qui doit transmettre l’ensemble des éléments variables de paie au prestataire ou les intégrer en paie.

Produire des comptes-rendus d’activité

Pour les entreprises ayant besoin de justifier les temps passés sur un projet (consultants, crédit impôt recherche, projets européens…), un logiciel de gestion des temps de travail permet également de réaliser des comptes-rendus détaillés, indispensables pour la production d’une facturation ou de rapports d’activités précis.

Répondre à des besoins opérationnels

Enfin, le suivi des temps et des activités permet d’adresser des besoins opérationnels en s’attachant à la ventilation des temps passés par projet. Il permet en effet d’apprécier la charge de travail des collaborateurs et de déclencher des actions stratégiques comme l’arrêt d’un projet chronophage; ou de prendre des décisions RH comme le recrutement de collaborateurs supplémentaires en cas de surcharge des équipes.

Qu’il s’agisse de saisir ses heures dans un logiciel de suivi des temps de travail, de centraliser des données administratives dans une solution Core RH, de gérer les arrivées avec un outil de Onboarding, ou de suivre la performance des salariés avec un logiciel de gestion des entretiens, les objectifs sont identiques : simplifier le quotidien, harmoniser les processus et fiabiliser les données.

Les avantages de l’automatisation du suivi des temps pour les collaborateurs

Les salariés gagnent également à utiliser un logiciel qui :

• simplifie l’exercice de la saisie des temps, cette tâche ne leur apportant aucune valeur, il est normal d’en minimiser la pénibilité ;
• leur permet de visualiser leur charge de travail et les heures à rattraper ou à récupérer ;
• favorise la communication entre managers et collaborateurs, grâce à la mise en place d'un système d'alertes automatiques et manuelles.

Quels sont les critères à prendre en compte au moment de choisir un outil de suivi des temps ?

Un logiciel de suivi des temps répond à différents besoins selon qu'il est utilisé par le collaborateur, le manager ou l'administrateur.

Pour l'administrateur :

• gestion des temps en trois unités : jours, heures et plages horaires ;
• interface personnalisable et adaptée au profil de chaque salarié ;
• configuration d’alertes selon les règles internes de l'entreprise ;
• exportation des éléments variables vers la paie ou en récupération.

Pour le manager :

• validation des temps saisis depuis le tableau de bord ou le mail de notification ;
• activation de rappels manuels, avec commentaires personnalisés ;
• validation ou rejet des feuilles de temps manuel ou automatique ;
• possibilité de déléguer son pouvoir de validation à une autre personne ;
• alerte en cas d'écarts de la part des salariés (heures supplémentaires, travail de nuit, etc.) ;
• génération de rapports.

Pour le collaborateur :

• feuilles de temps pré-remplies avec les horaires théoriques ;
• possibilité de dupliquer ou garder en favoris d’anciens projets ou activités ;
• calcul en temps réel des différences entre le temps théorique et le temps déclaré ;
• alerte en cas d'écarts, d'infraction aux règles de l'entreprise ou de retard dans les déclarations ;
• accès à la politique interne de l'entreprise en matière de temps de travail.

Comment réaliser votre comparatif de solutions de gestion des temps ?

Il est tentant de se rassurer en comparant un grand nombre de logiciels de GTA. Toutefois, comme dit l’adage, le mieux est l’ennemi du bien. Il est donc préférable de lister les fonctionnalités dont vous êtes certain d’avoir besoin et de chercher ensuite les logiciels de suivi de temps qui correspondent à cette liste. Cela réduira considérablement votre travail tout en étant plus efficace. Quatre ou 5 logiciels suffisent pour réaliser un comparatif pertinent.

La mise en place d’un outil de gestion des temps et des activités va de pair avec un changement des habitudes. Perçu comme un outil de flicage, un logiciel de suivi des temps doit être accepté par les équipes. Il ne doit pas entrer en conflit avec la culture de l’entreprise. Un travail de pédagogie est donc bien souvent nécessaire pour garantir son utilisation. Le mode auto déclaratif encourage l’autonomie tout en responsabilisant les collaborateurs et les managers sur la gestion de leur charge.

Que cela soit pour se conformer à l’article D.3171-8 du Code du travail ou à la directive 2003/88/CE du Parlement européen, l’employeur est tenu de procéder au contrôle du temps de travail de ses salariés, en France comme au sein de ses filiales étrangères. L’absence de documents attestants du suivi des temps de travail et de repos n’est pas sans conséquences. En effet, en cas de contrôle, l’inspection du travail peut sanctionner une entreprise d’une amende de 2 000 euros par salarié concerné.

La Deutsche Bank en a récemment fait les frais dans un litige qui l’opposait au syndicat espagnol CCOO. Le 14 mai 2019, la Cour de Justice de l’Union Européenne a donné raison au syndicat qui réclamait un meilleur suivi du temps de travail journalier des salariés de la banque. Celle-ci été contrainte de mettre en place un système de de gestion des temps pour mieux encadrer le décompte des heures supplémentaires réalisées et le respect des temps de repos.

Pour répondre à cette obligation légale, l’employeur a la charge de fournir la preuve des décomptes des durées de travail et de repos quotidiennes et hebdomadaires effectuées par ses salariés quel que soit le moyen utilisé : badgeuse, saisie dans un tableur, logiciel de gestion des temps.

Si les employeurs ont l’obligation de mettre en place un système objectif, fiable et accessible, la forme de la solution de suivi ou de gestion des temps de présence reste totalement libre. Voici un tour d’horizon des méthodes pour suivre les temps de travail.

Le registre manuel

Les horaires de travail et de repos sont détaillés à la main par le salarié dans un registre papier ou dans un fichier Excel. Les feuilles de temps sont généralement signées par le salarié et son manager direct. Si cette méthode est simple à mettre en place, elle présente cependant plusieurs désavantages à commencer par son manque de fiabilité (risque d’erreurs, de falsification ou de perte). La gestion papier ou tableur n’est pas non plus idéale pour centraliser les informations sans compter qu’elle alourdit leur archivage.

La pointeuse ou badgeuse

Un terminal est installé au sein de l’entreprise (à l’entrée, dans la salle de pause, etc.) devant lequel le salarié présente son identifiant unique (badge, carte, etc.) pour signaler chaque début de temps de travail ou de repos. Les données enregistrées sont ensuite retraitées pour calculer les absences et les heures supplémentaires effectives. Cette méthode est généralement utilisée par les sites de productions (usines, etc.) et les employés de bureaux dont le cycle horaire de travail ne varie pas. Elle convient en revanche assez peu aux salariés au “forfait jours”, à ceux qui sont amenés à beaucoup se déplacer (directeurs, commerciaux, etc.) ou encore à ceux qui pratiquent le télétravail.

Le logiciel de GTA

Un logiciel de gestion des temps permet aux salariés de déclarer leur temps de travail en totale autonomie. Les saisies sont facilitées par le pré-remplissage des horaires traditionnels ainsi que les congés et absences. Le manager contrôle et valide ensuite les déclarations depuis le logiciel GTA. Les données sont enregistrées et archivées en cas de contrôle de l’inspection du travail et les heures sont décomptées avec précision pour la préparation de la paie. Un système d’alertes rappelle aux retardataires qu’ils doivent remplir leurs feuilles de temps et informe les managers et services RH en cas de non-respect des temps de repos.