Comment l’agence Spintank a divisé par deux le temps passé à gérer les campagnes d’entretiens des collaborateurs ?

Secteur

Agence de communication

Effectif

86 collaborateurs

Solutions

Timmi Absences, Poplee Socle RH, Poplee Entretiens, Pagga Bulletin de paie, Pagga Rémunération, Cleemy Notes de frais

« Croissance des effectifs » et « gestion RH avec les moyens du bord » font rarement bon ménage. L’agence Spintank l’a appris à ses dépens, notamment pour les campagnes d’entretiens des collaborateurs. 

Spintank est une agence conseil en communication qui place l’engagement au cœur de ses créations, qu’il s’agisse de récits, d’identités de marque ou de services web. L’agence compte actuellement 80 employés et prévoit des recrutements sur tous ses métiers (stratégie, design, éditorial) pour accompagner sa croissance et atteindre la centaine de collaborateurs d’ici 2023.

Mais cette croissance pose de nouveaux défis aux ressources humaines, notamment à la période des entretiens collaborateurs. L’ère du fichier Word que chacun remplit dans son coin arrivait à son terme.

Avec Poplee Entretiens j’ai gagné 2 à 3 jours dans la gestion des campagnes d’entretiens.

Juliette Ramondou, Chargée RH

Le challenge

Comme beaucoup d’agences, les premiers recrutements de Spintank étaient des profils juniors. Et comme beaucoup d’agences qui cherchent à se structurer, les recrutements les plus récents sont des profils plus seniors. L’enjeu RH est donc devenu double pour Spintank : 

  • faire face à la croissance des effectifs en gérant le parcours collaborateur,
  • accompagner la séniorité des collaborateurs avec une politique de montée en compétences.

Pour adresser ces enjeux, Spintantk a accordé une attention toute particulière aux campagnes d’entretiens collaborateurs. Mais une gestion « à l’ancienne », selon les dires de Juliette la DRH de l’agence, commençait à peser sur le service RH : tout part d’un modèle Word papier envoyé aux collaborateurs que chacun remplissait dans son coin. Juliette devait s’assurer que tout le monde avait bien rempli le document avant d’organiser les rendez-vous entre collaborateurs et managers. À la fin de chaque entretien, Juliette récupérait toutes les fiches… Quand elle ne devait pas aller les chercher elle-même.

Il fallait ensuite scanner chaque fiche en l’envoyer par email aux collaborateurs et managers pour qu’ils en gardent une trace l’année suivante, et archiver les originaux papiers. Ajouté à cela une pratique systématique de l’entretien 360, la complexité monte encore d’un cran.

On se préoccupe plus de nos clients que de nous-mêmes. Le fait de nous équiper était une question secondaire. Mais avec 80 ou 100 collaborateurs, je ne pouvais plus courir derrière tout le monde.

En parallèle, l’agence avait pris la décision de systématiser les variables liés aux objectifs collectifs et individuels pour les collaborateurs seniors. Or, les objectifs restaient souvent entre le collaborateur et le manager, chacun avait une méthode différente de suivi et les collaborateurs ne savaient pas toujours où les retrouver. Face aux difficultés rencontrées pour gérer l’exercice, Spintank avait besoin d’une meilleure visibilité sur les objectifs de chacun.

La solution

Après consultations, le choix de Spintank s’est porté sur la solution Poplee Entretiens de Lucca pour plusieurs raisons :

  • l’outil lui-même ;
  • l’existence d’un partenariat entre Lucca et le gestionnaire de paie de l’agence, permettant d’externaliser la paie tout en ayant accès aux outils ;
  • le besoin d’une solution solide capable d’accompagner la croissance de Spintank qu’ils soient 60 ou 120 collaborateurs ;
  • repenser plus largement le SIRH de l’agence.

Nos besoins étaient devenus trop complexes pour notre ancien fournisseur, notamment le sujet des prévoyances ou des arrêts maladies. Lucca avait le meilleur rapport qualité-prix et l’accompagnement était bon.

Avec une première campagne d’entretiens lancée en janvier 2021, suivie de deux autres en juillet 2021 puis janvier 2022, les résultats ne se sont pas fait attendre : 
 
  • 2 fois moins de temps à gérer les campagnes d’entretiens (2 à 3 jours contre une semaine), 
  • 1 seul clic pour relancer tous les retardataires,
  • des objectifs partagés et faciles à suivre,
  • une intégration fluide de l’entretien 360 dans chaque campagne,
  • des données RH centralisées.
Enfin, dimension plus difficilement chiffrable, l’expérience utilisateur a globalement été améliorée : « c’est intuitif et on a la possibilité de faire plein de choses. Ça s’adapte vraiment à des structurations complexes d’entreprises » précise Juliette Ramondou.