Jetez vos justificatifs de notes de frais grâce à la dématérialisation à valeur probante

Que dit la loi ?

L’article A 102 B-2 du Livre des Procédures Fiscales, paru fin mars 2017, fixe les règles pour dématérialiser les justificatifs de notes de frais en France :

• capturer le justificatif sans le modifier, avec un scanner ou un appareil photo,
• l’enregistrer au format PDF pour assurer sa lisibilité par tous,
• apposer un cachet serveur sur le document, c’est-à-dire une signature électronique réalisée par une personne morale, pour dater le document et garantir son intégrité,
• archiver le document pendant les 10 ans légaux de conservation des factures.

Comment fonctionne l’archivage à valeur probante dans Cleemy ?

L’utilisateur capture les justificatifs à l’aide de son smartphone, puis lorsque sa note de frais est approuvée, l’archive PDF est automatiquement créée. Le tiers de confiance Universign y appose le cachet serveur indispensable à sa valeur juridique.

Le document dématérialisé est alors stocké dans le système de gestion des fichiers de Lucca, hébergé dans des data centers répondant aux exigences de sécurité les plus strictes (redondance, sites distants, procédures de sécurité, norme ISO 27001 : 2005).

Quelles garanties en cas de contrôle ?

Le processus de dématérialisation de Cleemy applique point à point la législation en vigueur. Les archives Cleemy sont donc opposables à l’Urssaf ou au fisc en cas de contrôle.

L’inspecteur aura dans les mains un document regroupant toutes les informations qu’il attend pour confirmer que les notes de frais ont été établies dans les règles de l’art : montants, TVA, dates, invités, historique des actions réalisées sur la note de frais, signature électronique, synthèse des conditions d’archivage…