Limites sur le montant des notes de frais

Une première étape de contrôle des notes de frais se joue dès la saisie des dépenses : vous pouvez appliquer pour chaque type de frais des seuils d’alerte, plafonner le remboursement ou encore définir des forfaits. Ces limites peuvent s’appliquer à chaque dépense ou se cumuler sur une période.

En plus du plafonnement des dépenses individuelles, une bonne pratique de gestion des notes de frais est d’appliquer également des plafonds partagés entre plusieurs natures de dépenses. Par exemple, il est possible de limiter les frais de bouche d’un collaborateur à 200 € sur la semaine et chaque repas à 30 €.

Quel est le bon montant pour plafonner les notes de frais ?

Il n’y a pas de réponse absolue à cette question. Le secteur d’activité et le métier d’un collaborateur ont un impact significatif sur le montant “normal” d’une dépense.

L’objet d’un plafonnement des frais est d’éliminer les excès de prodigalité sans être mesquin avec les collaborateurs consciencieux. Une méthode assez efficace consiste à décompter tous les frais d’une nature particulière, par exemple les repas, sur une année et d’en calculer la moyenne. Fixez alors le plafond à 1,5 fois la moyenne.

L’idéal reste de combiner un plafond sur le montant remboursable et une alerte non bloquante, que vous fixez légèrement au-dessus du montant moyen des frais de vos collaborateurs.

Des montants de frais adaptés à chaque collaborateur

Vos commerciaux n’ont pas les mêmes plafonds que vos techniciens ? Seuls les membres de la DSI ont le droit d’acheter des fournitures informatiques ? Le reste des collaborateurs est soumis à un plafond sur leurs repas de 25 € ?

Chaque utilisateur de Cleemy est rattaché à un profil de politique frais qui définit les types de dépenses auxquels il a droit et les plafonds qui s’y appliquent. Pour que le paramétrage de la solution soit souple, Cleemy s’appuie un profil de politique frais par défaut pour votre entreprise, à partir duquel vous définissez des exceptions selon les populations d’utilisateurs.

Contrôle de cohérence sur les frais engagés

Les dépenses le week-end et les jours fériés peuvent déclencher des alertes ou être bloquées. Il en va de même pour les congés si vous souscrivez à notre solution Figgo.

De même, vous pouvez définir des contraintes sur la fréquence d’utilisation de certaines natures de frais et rendre certaines dépenses mutuellement exclusives. Par exemple, il n’est pas cohérent qu’un collaborateur déclare du carburant et des indemnités kilométriques le même jour.

Une politique de frais à jour et partagée

Une politique frais se réévalue chaque année. Les nouveaux seuils s’appliquent uniquement aux dépenses engagées après la date de votre choix.

Nous partons du principe que les collaborateurs sont des acheteurs responsables. Toutes les alertes sur les notes de frais sont donc visibles par les collaborateurs.