Comment optimiser la gestion de ses RH au meilleur coût, en minimisant le temps qui y est consacré, les erreurs et le risque de redressement, tout en maximisant la performance des équipes ?

Voilà une question récurrente dans les entreprises quel que soit leur stade de développement. Elles se la posent d’abord quand il devient nécessaire d’être plus vigilant sur les aspects légaux. Le sujet revient ensuite lorsqu’elles souhaitent soulager leurs équipes d’une gestion administrative manuelle fastidieuse (papier, fichiers Excel). Enfin, la mise en place d’un SIRH est de nouveau à l’ordre du jour lorsque l’organisation ralentit la performance de l’entreprise, typiquement lorsque les managers consacrent plus de temps à signer des notes de frais qu’à réfléchir au moyen de gagner de nouveaux clients.

Étudions les enjeux d’un équipement logiciel pour une PME.

Un SIRH n’est pas qu’un outil de stockage des données RH

Un SIRH (ou Système d’Information de Ressources Humaines) est une solution logicielle dont la vocation est d’automatiser les tâches liées à la gestion des ressources humaines. Il permet à la fois de structurer ses processus en encadrant la saisie des collaborateurs selon les règles de l’entreprise et de fiabiliser ces données pour sécuriser sa paie.

Un SIRH traite différents types de processus de gestion :

  • des plus simples tels que la mise à jour du dossier RH des salariés ou la distribution des bulletins de salaires,
  • au plus complexes comme la gestion des temps et des activités (congés, absences, planning, suivi des temps…),
  • ou stratégiques comme la gestion des talents (entretiens, formation, recrutement…).

La performance économique est l’enjeu principal de la mise en place d’un SIRH dans une PME

Les principales raisons qui motivent le déploiement d’un SIRH dans une PME sont stratégiques et généralement portées par les dirigeants. Sur 55 entreprises interrogées :

  • 81% ont investi dans un SIRH dans l’objectif d’optimiser leur gestion administrative : gagner du temps sur des tâches à faible valeur ajoutée, réduire les coûts et les erreurs, décentraliser la saisie, diminution du nombre d’outils utilisés…
  • 65% voulaient moderniser leurs processus actuels : abandon des formulaires papier et fichiers Excels, accès à des outils en ligne ou via une application mobile…
  • 60% souhaitaient structurer leurs méthodes pour accompagner leur croissance.
  • 45% désiraient faciliter la préparation des éléments de paie pour leur gestionnaire.
  • 23% indiquaient vouloir bénéficier d’indicateurs de performance pour apprécier l’activité des salariés
  • 14% l’ont mis en place pour répondre à des contraintes légales : suivi des temps, entretiens professionnels, risques juridiques liés à la paie.

Gain de temps et réduction des coûts : deux bénéfices ressentis dès le déploiement du SIRH dans l’entreprise

Suite au déploiement du SIRH déployé, 74% des dirigeants ont dit avoir constaté un gain immédiat de temps et de productivité, suivi d’une plus grande autonomie des équipes et d’une préparation plus efficace de la paie.

Sur le long terme, les bénéfices de l’automatisation des processus RH perdurent et se traduisent par la réduction significative des coûts administratifs. La société Ulule a par exemple divisé par trois le temps de traitement de ses notes de frais et gagné ½ journée par mois sur la gestion des congés. Chez Bonduelle Frais, ce sont 70h par mois (soit 3 jours Homme) qui ont été épargnées uniquement sur la gestion des frais.

Si un SIRH représente un investissement non négligeable pour une PME, son coût d’acquisition est amorti en moyenne en 4 à 6 mois. Certaines entreprises prennent le parti de s’équiper progressivement pour maîtriser leur budget. Ils commencent généralement par la mise en place d’une solution de gestion des congés et des absences. C’est un processus qui a l’avantage d’être relativement simple à automatiser et qui offre le rapport investissement / bénéfices le plus intéressant.

Il est important de noter que les enjeux RH de fond ne se résolvent pas simplement via l’utilisation d’outils numériques. Le meilleur logiciel de gestion des entretiens ne rendra pas vos managers plus habiles à faire grandir leurs collaborateurs. Un outil de gestion des objectifs efficace n’exonère pas la direction de communiquer une stratégie intelligible. Un outil de matching de CV ne remplacera pas le flair d’un responsable du recrutement pour évaluer comment un candidat va s’intégrer dans une équipe. Néanmoins, les solutions numériques allègent considérablement le fardeau administratif. Elles libèrent de la charge mentale pour de nouvelles missions plus pertinentes.